104

CERN/ST-DI/SP (2000-042)

15 avril 2000

RÉUNION DES CHEFS DE GROUPE ST

Compte rendu n° 104 de la réunion du 11/04/2000

Présents	:	J.L. Baldy, E. Cennini, R. Charavay, P. Chevret, P. Ciriani, J. Inigo-Golfin, C. Jacot, P. Ninin, S. Prodon, J. Roche, A. Scaramelli, / ST A. Charkiewicz / PE
Invités	:	K. Foraz, L. Henny, B. Jenssen, R. Nunes, J. Pedersen, I. Ruehl, L. Scibile, K. Skelton / ST
Excusés	:	M. Wilhelmsson

1. Approbation du compte rendu n° 103

Le compte rendu n° 103 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Superconducting Proton Linac (SPL)

J. Inigo-Golfin souhaiterait que R. Garoby vienne présenter plus en détail auprès du groupe CV les besoins en refroidissement afférents à ce projet.
J.L. Baldy annonce que le chef de projet interne ST est M. Poehler. Il sera assisté d'un projeteur : A. Vital. Une réunion de lancement du projet sera organisée prochainement avec tous les correspondants de groupe.

3. Suivi budgétaire prévisionnel pour LHC (K. Foraz)

K. Foraz présente les fonctionnalités de la base de données en place depuis déjà près de 2 ans.

3.1. Structure de la base de données

La base de données est caractérisée par 3 tables principales :

Entrée : chaque champ correspond à des travaux à faire qui sont détaillés entre :

généralités : responsable technique, groupe, contrat,
planning : dates de début et fin des travaux,
estimations et coût : part financée par la machine, coût base 95, nouvelle estimation et justificatif en cas de dépassement, prix contractuel, variation accordée, variation prévue, paiements et engagements,
codes budgétaires.

Contrat :

généralités,
références (n° IT, n° Divisional Request, n° contrat)
planning (du Market Survey à la commande).

Codes budgétaires :

généralités,
planning.

3.2. Rapports

Quatre types de rapports sont édités :

Résumés : estimations 95 et estimations actuelles par groupe et pour la division.
Planning financier : budget LHC (machine et zones expérimentales), expériences ou les deux ensemble, ceci pour la division ou par groupe.
Suivi des contrats adjugés :

détail pour chaque contrat : numéro, titre, prix contractuel, variation acceptée, réclamations, variations prévues, paiements réalisés en valeur et en pourcentage,
concrete estimate par groupe,
likely forecast qui intègre les variations prévues.

Informations sur les contrats : les critères de recherche peuvent se faire suivant les différents numéros : interne, externe (numéro d'appel d'offres), divisional request, contrat.

3.3. Suivi et mise à jour

K. Foraz suggère les modalités de mise à jour de cette base de données dans les différents groupes. Il a été décidé d'harmoniser la procédure. Ainsi, un rythme de mise à jour trimestriel semble suffisant pour tous les groupes, à l'exception du génie civil qui adoptera quant à lui un rythme mensuel.

Ses interlocuteurs seront :

AA : E. Cennini,
CE : K. Skelton,
CV : J. Inigo-Golfin,
DI : B. Jenssen,
EL : J. Pedersen,
HM : I. Ruehl,
MO : L. Scibile.

Ils transmettront à K. Foraz tous les éléments permettant de mettre à jour la base de données. Une réunion sera organisée prochainement afin de consolider la procédure et de fixer les modalités pratiques.

3.4. Objectifs

La finalité de cet exercice consiste à établir un tableau récapitulatif général avec l'état actuel et les variations par rapport à l'estimation 95. Ces données pourront être utilisées pour répondre aux contrôleurs aux comptes et servir de justificatif vis à vis de la direction. De plus, une meilleure adéquation des profils avec la réalité constituera une amélioration notable. En effet, A. Brissonnaud évalue les retards en matière de profils de paiement à près de 6 mois. Il demande que les profils de paiement soient davantage respectés. Cette base de données constituera ainsi un très bon outil pour lui répondre. La table des paiements (c'est à dire le cash flow) devra ainsi être corrélée à l'avancement des travaux.

Ce système permet en outre, à chaque instant, d'appréhender trois données essentielles :

la baseline 95,
les variations connues à ce jour,
l'intégration des prévisions.

A. Scaramelli rappelle cependant que ces données doivent rester strictement confidentielles. L'accès à la base devra être strictement limité au chef de groupe et à son correspondant, notamment pour toutes les prévisions. Chacun ne disposera ainsi que d'un accès aux données de son propre groupe.
La saisie des données reste centralisée auprès de K. Foraz et K. Skelton pour CE.

Il est enfin précisé que la mise en place de ce suivi budgétaire centralisé du projet LHC rend inutile toute comptabilité spécifique dans les groupes.

4. Divers

4.1. Templates LHC

Suite à des commentaires redondants du service juridique sur tous les appels d'offres, J. Pedersen a proposé à A. Goehring-Crinon de modifier le template LHC utilisé comme masque pour la plupart des appels d'offres. J. Pedersen se charge de coordonner ce projet dans le cadre du groupe de travail ST sur le plan d'assurance qualité LHC.

4.2. Planning budgétaire LHC

Le planning budgétaire LHC pour l'année 2001 doit être préparé pour le 28 avril. Il s'agit, en fonction des dépenses probables connues à ce jour, de préparer un tableau des paiements 2001.

4.3. Academic Training Committee

R. Parker est remplacé par L. Henny au sein de l'Academic Training Committee. Un mémo de nomination sera préparé.

4.4. Postes ouverts

A. Charkiewicz annonce que deux postes ont été ouverts aujourd'hui : EL et TFM. Deux autres postes devraient sortir cette semaine : HM et CV.

5. MOAS - Closed session -

S. Prodon

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