ST Division

CERN/ST-DI/SP (2000-084)

2 juin 2000

RÉUNION DES CHEFS DE GROUPE ST

Compte rendu n° 108 de la réunion du 30/05/2000

Présents	:	J.L. Baldy, E. Cennini, P. Chevret, P. Ciriani, C. Jacot, P. Ninin, S. Prodon, J. Roche, I. Ruehl, A. Scaramelli, M. Wilhelmsson / ST A. Charkiewicz / HR
Invités	:	B. Jenssen, L. Henny / ST

1. Approbation du compte rendu n° 107

Le compte rendu n° 107 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Fuite d'eau sur les onduleurs de la salle de relayage

P. Chevret fait remarquer ce problème n'a jamais été abordé au cours des réunions hebdomadaires organisées entre la section TFM-MA et la TCR.
La douche incriminée a été coupée et le groupe TFM va procéder rapidement à des travaux de rénovation

2.2. Suivi GMAO pour le groupe ST-CV

Suite à une discussion entre M. Wilhelmsson et A. Scaramelli, la nécessité du poste a été admise. A. Charkiewicz prépare la vacance d'emploi.

2.3. Poste TFM sur le quota SL

P. Chevret s'étonne que le poste accordé par la division SL au groupe TFM en remplacement de M. Cayla ne soit toujours pas sorti. Il semble être bloqué au niveau de la division SL.

2.4. Support informatique pour les groupes CE et HM

Un mémo a été préparé pour confirmer cet accord.

2.5. Stockage au bâtiment 133

Le groupe HM a vidé ses stockages au bâtiment 133. Un mémo est en circulation au sein du groupe CV.

2.6. Quality Day

I. Bejar Alonso a pris contact avec R. Saban.

2.7. Budget d'opération ST-AA

E. Cennini signale qu'il ne dispose d'aucun budget pour financer une personne en prestation chargée de la maintenance des clefs et des portes pour ZORA. Ceci représente actuellement 200 KCHF par an, chiffre qui diminuera avec l'arrêt du LEP.
A. Scaramelli suggère d'utiliser un contrat de maintenance électro-mécanique existant et d'affecter les dépenses aux divisions concernées.

3. Training Plan (L. Henny)

3.1. Matrice du training plan

L. Henny débute son exposé par une présentation du site Web de l'enseignement. En matière de Management et Communication, le parcours à suivre, sous forme de modules, est détaillé à l'adresse : http://training.web.cern.ch/Training/MANCO/manco0_F.html.
L. Henny a transmis à chaque chef de groupe un tableau récapitulatif des personnes de catégorie 2 et 3 concernées par ce plan de formation. Pour chacune d'entre elles il a indiqué les cours de management suivis en 1999 et une proposition de planning pour 2000 et 2001. Les chefs de groupe sont invités à lui communiquer leurs commentaires.

A. Scaramelli estime que les cours de management ne sont pas suffisants. Le plan de formation devrait également comprendre une série de cours indispensables à la bonne intégration d'une nouvelle recrue :

sur l'environnement CERN : MOAS, circulaires administratives, etc.
mais aussi sur la physique machine. L. Henny suggère les cours PS dont il présente le planning 2000 et quelques slides.

A. Scaramelli demande à L. Henny d'établir la liste des cours qui devront être suivis par tous les nouveaux recrutés de catégorie 2 ou 3 et de les intégrer dans un document général qui comprendra à la fois les cours suivis et à venir. Ce tableau constituera ainsi un excellent outil de suivi et de planification en matière de training.

3.2. Formulaire MOAS

L. Henny a examiné la moitié des MOAS. Il regrette que la partie formation ne soit pas toujours remplie de manière très précise. Cependant, la plupart des cours techniques ne sont pas planifiés longtemps à l'avance et en ce qui concerne les cours de management, ils sont déjà détaillés dans le plan.
Le formulaire MOAS semble davantage adapté pour les formations techniques particulières.

3.3. Séminaires "qualité"

Les différents séminaires "qualité" organisés par I. Bejar Alonso ont également une vertu pédagogique. Ils débuteront dès le 19 juin. Leur contenu sera discuté durant la journée qualité.

3.4. Conclusion

L. Henny se charge de préparer un tableau global pour les catégories 2, 3, 5A et 5B. Il comprendra :

les personnes concernées,
la liste des formations de base à suivre,
l'historique des formations sur les deux dernières années.

Cette matrice sera présentée aux chefs de groupe d'ici 15 jours.

4. Transport Working Group (I. Ruehl)

The transport working group is under the responsibility of C. Hauviller / LHC. It aims to define the transport needs for the installation of LHC equipment in the tunnel areas.

ST-HM group is mandated to perform two main tasks:

setting-up a catalogue of the existing transport equipment,
listing all ST equipment to be installed.

K. Kershaw / EST has prepared a questionnaire divided in two parts:

Key data: equipment identification, drawing numbers, project engineer, weight, length, width, etc.
Transport and installation proposals.

This questionnaire has been distributed in English and French to all ST Group Leaders. It should be returned to I. Ruehl before the 18^th of August 2000.
Although many items are still in definition, it is now necessary for ST-HM group to get a first idea of transport needs. This market survey first intends to check if the required transport equipment is available and to set up appropriate means when needed.

P. Ciriani points out that many contracts are drawn up installation included. This means that the firm is in charge of the transfer of the equipment from storage area to the location in the tunnel or has to pay for it.

5. Contrats à durée limitée et re-hiring (B. Jenssen & A. Charkiewicz)

5.1. Procédure

La politique actuelle des contrats est définie par les circulaires administratives 2 et 9. A. Charkiewicz en détaille les étapes essentielles :

comité de sélection,
1ère année : rapport de mi-probation et rapport de fin de période probatoire,
2ème année : analyse du superviseur sur le potentiel à moyen terme,
3ème année : renouvellement du contrat pour un période de 3 ans ou extension du contrat,

Ensuite, A. Charkiewicz propose d'entamer la réflexion sur la pérennité à long terme de l'activité et de la personne dès la 4ème année. La 5ème année est consacrée à la préparation de la vacance d'emploi, à l'obtention des signatures nécessaires et à l'organisation du board. Enfin, le candidat peut être recruté sur un poste Fixed Term durant la 6ème année.

Les chefs de groupe ST estiment que cette procédure est valable uniquement si la procédure de re-hiring est sélective, sinon elle devient inutile.
M. Wilhelmsson, membre du LTCB, indique que la plupart des dossiers présentés ne comprennent que des points positifs et que les comités de sélection organisés se résument la plupart du temps à un dialogue entre les membres du LTCB d'un côté et le candidat et sa hierarchie de l'autre.

Il semble d'autre part extrêmement dangereux d'accorder immédiatement un contrat indéterminé aux personnes recrutées sur un poste Fixed Term.

M. Wilhelmsson demande également davantage de flexibilité au niveau de la division HR : la nouvelle procédure LTCB empêche en effet actuellement de recruter un opérateur TCR sur une vacance d'emploi LD.

5.2. Personnel ST concerné

A. Charkiewicz présente tout d'abord la liste des 78 personnes de la division titulaires d'un contrat à durée limitée. Il convient donc d'adopter une approche méthodique quant à leur renouvellement.
Il détaille ensuite la liste des personnes ST concernées dont la fin du 2ème contrat est située dans les 2 ans à venir. Cette liste pourrait être présentée aux chefs de groupe tous les 6 mois.

B. Jenssen présente quant à lui un graphique illustrant le nombre de personnes terminant chaque année leur contrat de 6 ans. Il fait apparaître un pic en 2004 avec 28 personnes. Les cas relatifs à l'année 2000 sont réglés. 5 personnes sont concernées par la procédure en 2001.

P. Ciriani souhaiterait que les cas non présentés pour le re-hiring soient intégrés dans les statistiques. Il est important de tenir compte de cette sélection en amont.

Les chefs de groupe chargent enfin B. Jenssen de veiller à lancer toute la procédure de re-hiring dans les délais.

6. Divers

6.1. Maintenance Managers

R. Principe a demandé à être relevé de ses fonctions d'animateur du groupe de travail Maintenance Managers.
P. Ciriani liste les membres de ce groupe de travail chargé d'unifier les méthodes de maintenance au sein de la division.
La décision de centraliser la maintenance a été lourde. Il s'agit désormais pour les Maintenance Managers de définir ensemble le codifications et les diverses procédures de maintenance (ex : codifications équipements, gammes, etc.).
Il serait souhaitable que le nouvel animateur du groupe de travail Maintenance Managers soit un responsable de maintenance afin d'apporter un certain contrepoids vis à vis des informaticiens. I. Ruehl et E. Cennini sont pressentis pour cette fonction. Ils se laissent cependant une semaine de réflexion.

6.2. Service serrurerie

E. Cennini présente ses propositions en ce qui concerne le service serrurerie :

Supprimer le principe d'une facturation de 100 CHF d'un nouveau cylindre contre un remboursement de 100 CHF correspondant à l'ancien. Ceci permet de limiter les coûts administratifs.
Maintenir au sein du groupe AA la gestion des clefs et des cylindres.
Confier au groupe TFM la copie des clefs de mobilier. Cette prestation sera désormais facturée aux utilisateurs. Un budget afférent de 20'000 CHF sera transféré au groupe TFM.
Faire payer par les divisions utilisatrices les plans de fermeture spéciaux.

C. Jacot rappelle les problèmes de sécurité liés aux plans de fermeture. Il conviendrait ainsi de remettre en place un concept de fermeture pour le CERN, prenant en compte prenant en compte les nouvelles installations LHC et autres bâtiments situés dans le périmètre INB. Ce concept devra être validé par le groupe de protection des biens(GPB: G.Stassinakis DSU et autres responsables de secteurs).

S. Prodon

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