Présents : R. Bellone– A. Charkiewicz – P. Chevret – P. Ciriani – A. Lecomte – S. Prodon – J. Roche – L. Symons – A. Scaramelli – M. Wilhelmsson

Excusés : M. Brandenburger – J.L. Baldy – R. Charavay

Invités : B. Jenssen
 

1.  Adoption du compte rendu n° 10

• Point 7 Divers, 2ème paragraphe de la page 4 : il faut lire « Le Car Club a reçu la visite de G. Stassinakis accompagné de C. Ducastel et il a mis à la porte ….. »

2.  Procédure de signature (A. Lecomte)

• Bien que A. Scaramelli et P. Ciriani aient été absents la semaine dernière, A. Scaramelli a retrouvé à son retour un certain nombre de documents à signer. Apparemment, le transfert EDH automatique pour l’ensemble des documents vers A. Lecomte n’a pas été fait comme il se doit.

L’explication semble être la suivante : les congés de A. Scaramelli envoyés à H. Wenninger via EDH n’ont pas été signés à temps et le système a considéré A. Scaramelli comme présent toute la semaine. Les documents n’ont pas été re-routés automatiquement vers A. Lecomte. Le délai de signature de 3 jours explique que A. Lecomte ait reçu seulement que certains documents.
• P. Ciriani explique qu’il doit signer pour chaque GSM acheté. En effet, W. Schmidt établit la TID qui est ensuite signée par J. J. Gottraux et R. Parker avant d’aboutir chez P. Ciriani. Dans le cas particulier des GSM (et code budgétaire d’origine) une procédure devrait être établie afin que P. Ciriani soit déchargé de la signature.

Le routage actuel est déterminé par 2 éléments :

• La procédure standard EDH
• Les cheminements particuliers demandés par la division.

La liste des routages EDH permettra d’identifier l’origine des problèmes qui se posent actuellement :

• Externe (erreur du système EDH au niveau de la division AS)
• Interne (cheminements incohérents demandés par la division)

A. Lecomte et B. Jenssen feront un point complet sur le routage des signatures (si les informations de la division AS leur parviennent à temps) en principe le 30/09. Au cours de cette réunion, la pertinence des demandes de routage spécifiques sera examinée. A. Scaramelli souhaite que la division adopte autant que possible le routage standard.

A. Lecomte rappelle que le support EDH est assuré par :

• H. Hayes pour le routage
• B. Jenssen pour les droits de signature

3.  Désignation du représentant ST dans le Training Board

P. Ciriani fait remarquer que H. Laeger a déjà la charge :

• D’une section importante (la TCR)
• De la sélection des stagiaires, fellows et coopérants
• Du Workshop ST

Au vu de ces remarques, A. Scaramelli a décidé, afin de répartir équitablement les tâches, que 30% des représentants de la division, auprès de comités quelconques, devraient être remis en question chaque année (ce qui correspond à un mandat maximum de 3 ans).

Ainsi, H. Laeger est nommé Divisional Training Officer (DTO) de la division ST jusqu’au 31/12/98.

4.  Réunion de la division pour les congés épargnés (P. Ciriani)

A part la division TH, ST est la seule division qui organise une présentation collective.

Ce projet de congés épargnés doit remporter l’adhésion d’un maximum de personnes. La Direction se fixe un objectif de 500 tranches (+ mesures annexes) tandis que l’Association du personnel met la barre à 1600 tranches. En effet, 1500 tranches correspondent à environ 5MCHF ce qui permettrait au personnel de « peser » sur les décisions du Conseil.

P. Ciriani fait également remarquer que tous les Directeurs ont donné l’exemple en prenant chacun au moins une tranche.

Note : A. Scaramelli informe les chefs de groupe de la visite de M. Robin et de B. Angerth mardi 23 septembre. Cette réunion permettra de faire le point sur les congés épargnés. Une invitation sera envoyée prochainement aux chefs de groupe, à leurs adjoints et aux « senior staff ».

5.  Divers

• Plan de fermeture et questions annexes

A. Scaramelli souhaite que la question du plan de fermeture pour le CERN soit bien posée au niveau de la division et qu’un dossier soit prêt en cas de demande.
H. Wenninger a en main un rapport de P. Chevret et est intéressé par le sujet.

P. Ciriani fait remarquer que ni lui, ni C. Jacot n’ont encore été impliqués dans le plan de fermeture.

La démarche adoptée comprendra deux étapes. Dans un premier temps, X. Brunel et C. Jacot vont faire le point sur la situation actuelle et présenteront leurs résultats au STTC du 6 octobre. P. Ciriani formulera ensuite des recommandations dans un rapport définitif qui pourra être éventuellement présenté au Management Board.

P. Ciriani a déjà reçu des demandes individuelles pour l’ouverture des portes à carte. Il tient cependant à mettre en avant le coût prohibitif d’une telle opération compte tenu du parc actuel : environ 2700 CHF par porte.
On remarquera que si un projet global de fermeture électronique avait été mis en place pour le bâtiment 40, le coût aurait été nettement moindre : 270 à 300 CHF par porte.

Une réunion a eu lieu au sujet des passe-partout avec P. Ciriani, G. Stassinakis et M. Streit-Bianchi et L. Henny. P. Ciriani a suggéré que les entreprises remettent au CERN une caution pour leurs passe-partout. Cette proposition a été acceptée et G. Stassinakis est chargé d’en régler les modalités avec l’administation.

• Budget ST

En ce qui concerne le budget d’opération, les paiements effectués ne correspondent qu’à 50% du budget alloué.
Après analyse de l’évolution par rapport à 96, B. Jenssen présente ses projections pour la fin de l’année 97. Il apparaît que si le rythme actuel se maintient jusqu’à la fin de l’année, les provisions se monteront alors à 11,7% du budget (contre 5,7% en 96). A. Lecomte rappelle que les provisions doivent être minimales sinon nulles et sont regardées de près par les délégués au FC et les audits.

Les chefs de groupe expliquent ce retard dans le paiement par :

• Des retards dans la facturation au niveau des contrats
• Des factures en attente de paiement au niveau de la Division des Finances (actuellement pour un montant de 0,5 MCHF).

• D’accélérer la facturation, principalement au niveau des contrats
• D’établir des acomptes pour les factures de décembre, notamment pour les contrats de maintenance
• De lancer leurs engagements dès maintenant.

Nota : P. Ciriani souhaiterait que les tableaux de présentation de B. Jenssen comportent 2 colonnes supplémentaires :

• «montants en pipeline» c’est à dire en attente de paiement aux Finances
• «commandes obligatoires»
 
• Manpower Planning

La réflexion portera sur une analyse des activités au niveau du personnel CERN et entreprise puis du budget ainsi que sur une détermination pour chaque activité du « noyau dur » c’est à dire du nombre de personnes considéré comme un «minimum vital».

Cette analyse des activités s’articulera autour de 4 axes :

• La situation actuelle
• La situation au niveau 2000
• La situation au niveau 2005
• La situation au niveau 2008/2010.

• Définition et management des programmes
• Construction et opération des installations et autres « facilités » pour les programmes
• Apport d’un support approprié aux utilisateurs
• Participation aux programmes expérimentaux.

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