CERN/ST-DI/SP (2000-133)
6 octobre 2000 

RÉUNION DES CHEFS DE GROUPE ST

Compte rendu n° 120 de la réunion du 03/10/2000

Présents
: 
 J.L. Baldy,  E. Cennini, P. Chevret, P. Ciriani, L. Henny, C. Jacot, P. Ninin, S. Prodon, I. Ruehl, A. Scaramelli, M. Wilhelmsson / ST 
A. Charkiewicz / HR
Invités
: 
 I. Bejar Alonso, J. Inigo-Golfin, J. Pedersen, R. Principe / ST
Excusés
:
 J. Roche / ST

1. Approbation du compte rendu n° 119

Le compte rendu n° 119 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. ST Workshop 2001

G. Kowalik sera invité à la prochaine réunion des chefs de groupe pour faire le point sur les sujets proposés.

2.2. Sirènes

E. Cennini précise que la dernière consigne a été distribuée. Elle permet de vérifier le fonctionnement des sirènes.

2.3. Plans de prévention

Une réunion de mise au point avec TIS est prévue la semaine prochaine.

3. Séminaires techniques (I. Bejar Alonso)

3.1. Les séminaires organisés

A la demande des chefs de groupe, des séminaires techniques ont été organisés depuis la mi-juin 2000. Au total, 5 séminaires ont pour l'instant été organisés : Les 4 premiers séminaires ont suscité une bonne participation, tant en nombre qu'en qualité. Quant au 5ème séminaire, il s'agissait d'une répétition qui a intéressé les personnes en vacances lors de la première session.

I. Bejar Alonso rappelle que les slides et les invitations de ces séminaires sont disponibles sur le Web (http://st.web.cern.ch/st/qa/ST_Seminars/Q-qc-pt1.htm), à partir de la page du groupe de travail qualité, de même que dans EDMS.

3.2. Idées pour les prochains séminaires

I. Bejar Alonso lance des idées de sujets pour les prochains séminaires et demande aux chefs de groupe de les valider et de les compléter.
Les thèmes proposés doivent avoir une vocation informative et intéresser un nombre significatif de personnes dans la division.

Certaines présentations doivent ainsi être renouvelées tous les ans ou tous les 6 mois :

D'autres idées de séminaires sont lancées :

4. Document qualité ST-PM-QA-303 "ST Quality Procedure Document Process and Control" (I. Bejar Alonso)

I. Bejar Alonso distribue le document ST-PM-QA-303 "ST Quality Procedure Document Process and Control" qui a déjà été envoyé aux chefs de groupe pour commentaires et approbation via EDMS.
Elle en présente les principes généraux.
Avant de préparer un document, il convient de définir pourquoi ce document doit être créé et à quoi il va servir. La création d'un document consiste dans l'interaction de 3 éléments : Toutes ces informations permettent de définir : La discussion est lancée tout d'abord sur les applications concrètes du système EDMS dans la division. I. Bejar Alonso précise qu'une procédure d'approbation spécifique ST sera disponible prochainement. La capacité des serveurs dédiés à EDMS permet de garantir que tous les documents pourront être sauvegardés et retrouvés ultérieurement.
I. Bejar Alonso précise que la structure EDMS n'est pas liée aux groupes, mais aux activités. Ceci signifie concrètement que les groupes ne pourront pas disposer de leurs propres structures et répertoires dans EDMS.
Il existe cependant un projet AA-AC consistant à transférer dans EDMS les documents actuellement stockés sur le disque H:/. La migration des données des autres groupes s'effectuera ultérieurement et devrait être totalement effective à l'horizon 2005.
L'utilisation d'EDMS dans la division a débuté dans le domaine de la gestion de projets, avec la mise en place de projets pilotes. EDMS permet l'archivage de tous les documents afférents à un projet : approbation du projet, planning, budget, comptes rendus, etc. Ceci a l'avantage d'une plus grande transparence des informations. Cependant, à ce stade encore primitif de développement d'EDMS, le dossier informatique est encore incomplet et un certain nombre de données telles que les schémas ou la correspondance des entreprises ne sont pas encore disponibles.
Les principaux avantages d'EDMS résident dans la traçabilité, l'historique et la gestion des versions. Il est également possible de gérer les droits d'accès et de créer des liens entre pages.

I. Bejar Alonso rappelle enfin qu'elle attend les commentaires des chefs de groupe sur le document distribué.

5. Organisation du support pour les expériences

Des discussions ont permis de faire le point sur les difficultés rencontrées par les coordinateurs.
Au terme de ces discussions, il apparaît nécessaire de renforcer la structure de coordination, en particulier avec le début de la phase de construction. Les coordinateurs ont besoin d'être épaulés par des surveillants de travaux sur le terrain.

6. Divers

6.1. Plans individuels de formation

L. Henny rappelle aux chefs de groupe qu'il doivent lui retourner complétés les tableaux correspondant aux plans de formation généraux. Ces plans individuels de formation comprennent une partie commune et des sessions spécifiques par groupe.

6.2. Recrutements

A. Charkiewicz rappelle que 3 comités de sélection se sont déroulés la semaine passée : Une longue discussion s'en suit sur la procédure de rehiring et l'utilité des boards associés.

6.3. Changements au sein de la division HR

A. Charkiewicz annonce les nominations de 2 chefs de groupe dans la division HR :

6.4. Réunion d'information sur les plans de prévention

C. Jacot annonce qu'une réunion d'information sur les plans de prévention aura lieu le 26 octobre. Il demandera aux chefs de groupe de désigner les personnes à convoquer pour cette session.

6.5. Questionnaire sur les activités liées à l'environnement

A. Scaramelli demande aux chefs de groupe concernés de remplir le questionnaire sur les activités liées à l'environnement.
Une définition préalable du terme "environnement" s'impose. M. Bona sera invité à cet effet à la prochaine réunion des chefs de groupe.
 
 
 
S. Prodon


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