CERN/ST-DI/SP (2000-150)
2 novembre 2000 

RÉUNION DES CHEFS DE GROUPE ST

Compte rendu n° 124 de la réunion du 31/10/2000

Présents
: 
 J.L. Baldy, E. Cennini, P. Chevret, P. Ciriani, J. Inigo-Golfin, C. Jacot, L. Henny, S. Prodon, J. Roche, I. Ruehl, A. Scaramelli / ST
Invités
: 
 B. Jenssen / ST 
Excusés
:
 P. Ninin, M. Wilhelmsson / ST 
A. Charkiewicz / HR

1. Approbation du compte rendu n° 123

Le compte rendu n° 123 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Archivage au sein du groupe CE

Une solution interne CE est pour l'instant privilégiée.

2.2. ST Workshop 2001

La liste définitive des participants au ST Workshop 2001 sera validée lors de la prochaine réunion.

2.3. Loi du trafic

Une lettre type de rappel des principales règles régissant le trafic automobile au CERN sera préparée et distribuée.

3. Projets de consolidation ou opérations majeures de maintenance à prévoir pour les années futures (P. Ciriani)

P. Ciriani présente le tableau récapitulatif des projets de consolidation futurs, compte tenu des remarques formulées par les chefs de groupe depuis la dernière réunion.
Ces projets sont discutés en vue d'une finalisation de la liste.
Cette liste devra être complétée d'une note explicative pour chaque projet.

4. Follow-up de la journée de formation sur les plans de prévention (C. Jacot)

Pour marquer la mise en place d'un outil de support aux plans de prévention et lancer leur application dans la division, une journée de formation a été organisée.

Des plans de prévention pour 10 contrats annuels ont été lancés. 4 sont en cours et les autres sont signés. De plus, 8 contrats spécifiques correspondant à des commandes ont été signés et un avis d'ouverture de chantier avec complément a été préparé.

Toutes ces données sont désormais archivées dans EDMS et accessibles par :

Il ressort de cette séance que les principales faiblesses résident au niveau du contrôle et du suivi des contractants et des sous-traitants sur le terrain.

C. Jacot présente ensuite quelques statistiques sur la présence à cette réunion tant le matin que l'après-midi. Une séance devra être réorganisée pour toutes les personnes qui n'ont pas suivi la totalité du cours. Cette seconde séance intégrera en plus la notion de suivi de chantier.
A. Scaramelli rappelle que ces sessions de formation sont obligatoires.

5. Rôle du transport dans le projet LHC (I. Ruehl)

I. Ruehl présente un mémo de R. Bellone daté de décembre 1998 qui définit les responsabilités du groupe HM dans le projet LHC. Le principe est le suivant : le groupe HM ne peut intervenir pour des travaux de manutention à la demande d'entreprises ou de surveillants de travaux CERN, à moins qu'il ait été stipulé dans la demande d'offres que la manutention est à la charge du CERN. I. Ruehl demande aux chefs de groupe de respecter ces règles. Quelques rares exceptions seront cependant admises pour du matériel lourd à installer en fond de puits.
Les prestations de manutention doivent donc être systématiquement à la charge du contractant. Ces principes devront être stipulés clairement dans les spécifications techniques et les bidders conference. Des pénalités pourront même être appliquées en cas de non respect de ces règles.
Le groupe HM vérifiera désormais le bien fondé de chaque demande qui devra être formulée à l'avance et uniquement via le dispatching.
Il est enfin rappelé que si une entreprise utilise du matériel CERN, elle doit respecter le code D1 et la législation en vigueur.

6. Status of existing projects (B. Jenssen)

B. Jenssen fait le point sur les projets existants. Il présente un tableau récapitulatif avec : A. Scaramelli demande que les titres soient uniformisés en langue anglaise. Il faudra également réduire le nombre de projets.
En ce qui concerne 2001, les demandes pour les projets existants se montent à 7,5 MCHF pour un budget de 7 MCHF. Il ne reste donc pour l'instant aucun budget pour les nouveaux projets.

7. Point sur la situation financière (B. Jenssen)

7.1. Opération

Les engagements sont supérieurs de 10 % au budget. Par contre, il reste encore 10 MCHF à payer.
La situation de chaque groupe est passée en revue.

7.2. Projets

Le budget projets 2000 se monte à 18,4 MCHF, réserve DG inclue. Un prêt de 1,3 MCHF sera consenti au projet Water 2000. En ce qui concerne le projet LHC, la division limitera les paiements à 85 MCHF.

7.3. Budget 2001

En ce qui concerne le budget d'opération 2001, il comprend pour l'instant : P. Ciriani rappelle que le budget d'opération 2000 était de 37,7 MCHF.

8. Divers

8.1. Surveillance des points d'accès LHC

E. Cennini explique que le projet LHC prend en charge les équipements de contrôle d'accès sur les points où il y a des travaux génie civil. Par contre, le financement du contrôle d'accès pour les autres points n'a toujours pas été bouclé. Il existe cependanr une ligne d'opération pour le contrôle d'accès dans le budget LHC.
De plus, la présence de gardes aux points pairs, est financée par le démantèlement du LEP.

Le cas particulier du point 1 est plus particulièrement discuté. L'équipement de contrôle d'accès sera installé en 2003, à la fin du chantier génie civil. Concrètement, ceci signifie que l'accès ne serait pas contrôlé d'ici cette date Une telle situation n'est pas acceptable : un contrôle d'accès est indispensable pour surveiller les aller et venues et les activités des sous-traitants.
En conséquence, soit les chantiers génie civil se soumettent aux conditions CERN d'accès et d'enregistrement, soit ils construisent une entrée à part. Ce point sera discuté entre J.L. Baldy, E. Cennini et J. Inigo-Golfin.
Il faudra également analyser si un contrôle d'accès automatique est suffisant.

8.2. Récupération du matériel et libération du bâtiment 133

C. Jacot indique que la totalité du matériel ST restant au bâtiment 133 appartient au groupe CV. Un coordinateur divisionnaire semble désormais inutile et il convient plutôt au groupe CV de désigner son représentant.

8.3. Shut-down 2001

A. Scaramelli présente une courbe avec la luminosité intégrée à différentes énergies et le nombre de jours nécessaire pour les obtenir. Ainsi, pour atteindre les 5 s, il faudra 3 à 4 mois plus 1,5 mois pour des mesures plus précises, soit 6 mois au total.
En cas de shut-down court 2000/2001, l'opération des machines 2001 débuterait le 2 mai et s'achèverait fin octobre, puis un long shut-down se déroulera jusqu'en mai 2002 pour le SPS.
La décision quant à la prolongation du LEP d'un an sera prise le 3 novembre puis proposée au Conseil le 9 novembre.

8.4. Cérémonie du LEP

A. Scaramelli indique que des lettres de félicitations personnelles ont été envoyées par le Directeur Général aux membres du comité d'organisation.

8.5. Groupe de travail sur la stratégie des appels d'offres

De nombreux contrats doivent être mis en place avec des spécifications techniques prévues l'année prochaine ou à coordonner : Les effets de bords entre tous ces contrats sont nombreux et il faudra en définir précisément les limites. Dans cette optique, A. Scaramelli propose de mettre en place un groupe de travail dédié. Ce groupe de travail, composé des chefs de groupe concernés et sous la présidence de P. Ciriani, est chargé d'établir pour le 15/12/2000 la stratégie globale de ces contrats.

8.6. EDH

B. Jenssen annonce que l'ancienne version d'EDH ne sera bientôt plus utilisée. Il donne les dates de mise hors service de chaque application.

8.7. CFU

B. Jenssen évoque la rédaction des numéros de référence des divisional requests. Il rappelle qu'au numéro de divisional request (DR-XXXXX/ST) il faut ajouter le cas échéant le nom du projet (ex : LHC, ALICE, ATLAS, CMS, LHC-b).
D'autre part, un nouveau routage des divisional requests de type EDH est en vigueur depuis quelques jours.
 
S. Prodon


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