CERN/ST-DI/SP (2000-157)
8 novembre 2000 

RÉUNION DES CHEFS DE GROUPE ST

Compte rendu n° 125 de la réunion du 07/11/2000

Présents
: 
 J.L. Baldy, P. Chevret, P. Ciriani, C. Jacot, L. Henny, H. Laeger, P. Ninin, S. Prodon, I. Ruehl, A. Scaramelli, M. Wilhelmsson / ST
A. Charkiewicz / HR
Invités
: 
 B. Jenssen, G. Kowalik (point 6.1.), P. Pepinster / ST 
Excusés
:
 J. Roche / ST

1. Approbation du compte rendu n° 124

Le compte rendu n° 124 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Loi du trafic

Les chefs de groupe ont reçu le texte à envoyer par ordre de service aux entreprises contractantes. Ces principes de respect des lois du trafic doivent également être rappelés au personnel CERN.

2.2. Projets de consolidation

Le tableau récapitulatif des projets futurs de consolidation a été présenté à J. May. Il en ressort que : Les chefs de groupe recevront une version électronique de ce document. Ils sont invités à transmettre les informations complémentaires à B. Jenssen.

2.3. Session de formation plans de prévention

Une nouvelle session de formation sera organisée le 23 novembre. Elle est destinée aux personnes qui n'ont pas pu suivre la première séance ou qui n'étaient présentes que le matin.

2.4. Rôle du transport

Le principe est très clair pour toutes les commandes qui comprennent la livraison, l'installation et le montage d'un équipement : la manutention est entièrement à la charge du contractant, sans intervention du groupe HM.
Par contre, lorsqu'une commande est effectuée dans un contrat cadre et le montage réalisé par une entreprise différente, le chef de projet doit pouvoir disposer d'une plus grande latitude. En effet, le partage des responsabilités en matière de déchargement et d'entreposage en zone de stockage ne sont pas forcément très claires et le chef de projet doit pouvoir recourir au groupe ST-HM. Il appartient cependant au chef de projet de définir à l'avance si un intervention du groupe HM est nécessaire. Ce point devra désormais être discuté au cours des comités de spécification.
En conclusion, une application stricte des règles dictées par le groupe HM doit être mise en oeuvre pour toutes les commandes comprenant livraison, montage et mise en service, mais il est demandé d'avantage de souplesse pour les autres cas.

2.5. Surveillance des points d'accès LHC

Une réunion sera organisée prochainement avec T. Watson, E. Cennini et J. Inigo-Golfin.
P. Ciriani signale que toute demande supplémentaire de gardiennage devra fait l'objet d'un appel d'offres spécifique car les autorisations du comité des finances concernent uniquement le contrat de base et le démontage du LEP. La mise en oeuvre de ces procédures d'achat implique un délai de 6 à 12 mois.

2.6. Matériel au bâtiment 133

Le correspondant ST-CV sera nommé prochainement.

2.7. Groupe de travail sur la stratégie des contrats de Facilities Management

H. Laeger demande pourquoi la détection incendie est inclue dans le mandat de ce groupe de travail alors qu'un nouveau contrat vient d'entrer en vigueur. A. Scaramelli explique que le comité va plutôt examiner s'il serait pertinent ou non d'inclure la détection incendie dans un contrat global d'infrastructure des bâtiments.
H. Laeger propose donc de modifier en conséquence le compte rendu de la dernière réunion.

3. TCR Helpdesk

Le but de cette discussion consiste à définir plus précisément les responsabilités de chacun.

3.1. Procédure de dépannages génie civil

P. Pepinster présente tout d'abord la procédure actuelle de dépannages génie civil. L'utilisateur contacte la TCR qui prépare un ordre de maintenance dans la GMAO. Le groupe TFM récupère ce bon et le faxe au contractant. Il faut noter que cette procédure ne concerne que les dépannages génie civil pour lesquels les 11 contractants ne disposent pas d'un système de GMAO. Avec un tel système, ni la TCR, ni l'utilisateur ne sont informés de la conclusion de la demande.
P. Pepinster propose de mettre en place l'amélioration suivante à partir du 13 novembre : demander à l'entreprise de renvoyer le fax avec la date d'exécution ou les dates et raisons du report. Le groupe TFM informe ensuite par E-Mail la TCR et les utilisateurs.
D'ici quelques mois, le fax sera abandonné pour une transmission GMAO via MP5.

3.2. Rôle du helpdesk

Si le délai entre l'appel à la TCR et le début de l'intervention du contractant est en moyenne d'une demie journée, certaines entreprises regroupent les dépannages, ce qui allonge d'autant les délais pour l'utilisateur. Contractuellement, aucun délai d'intervention n'est en fait spécifié.
Pourtant, l'utilisateur a besoin de connaître ces explications, c'est là d'une des vocations du helpdesk. Il est également important de considérer le degré d'urgence de la demande de d'utilisateur. Ce besoin d'information se fait sentir tout le long de la chaîne.
P. Ciriani se demande s'il ne serait pas plus judicieux de concentrer plutôt les efforts sur la définition des users requirements pour le futur contrat. On pourrait ainsi mettre en place un mécanisme de pénalités qui s'appliquerait lorsque le temps d'indisponibilité d'un équipement est supérieur à un délai fixé contractuellement. Mais, dans la pratique, les délais peuvent fluctuer en fonction de la livraison des pièces de rechange.
A. Scaramelli estime d'autre part que le contrôle des contractants est manifestement insuffisant. Il appartient plutôt au groupe TFM de vérifier les bons retournés par les entreprises. Par contre, le rôle du groupe MO consiste d'avantage à identifier les bons non clôturés et à débloquer la situation avec le responsable CERN du contrat.

4. Examen de la liste des projets (J.L. Baldy)

4.1. Projets de division (voir tableau sur le Web)

4.2. Projets LHC (voir tableau sur le Web)

J.L. Baldy demande que les fiches de lancement de projet soient préparées. Il invite les chefs de groupe à lui faire part des mises à jour à intégrer dans ce tableau.

4.3. Projets de groupe (voir tableau sur le Web)

Cette liste doit être recoupée avec celle du GSTC, de même qu'avec les projets financiers. De plus, l'origine du financement (interne ou externe) du projet devra d'avantage être mise en évidence. J.L. Baldy demande aux chefs de groupe de lui communiquer les mises à jour à effectuer.

5. Quality (I. Bejar Alonso)

I. Bejar Alonso fait le point sur les actions en matière de qualité entreprises dans la division depuis le début de l'année.

5.1. Mandat des quality linkmen

Les quality linkmen sont chargés :

5.2. Programme de travail

Un programme de travail annuel a été établi. Il comprend l'implémentation et le suivi : Un certain nombre d'autres initiatives ont été prises : A. Scaramelli demande qu'un recensement de toutes les activités dans ce domaine soit effectué.

Compte tenu des ressources disponibles, I. Bejar Alonso considère que les résultats sont très satisfaisants.

5.3. Besoins exprimés par les responsables de groupe de travail

I. Bejar Alonso a interrogé les responsables de groupe de travail sur leurs souhaits : Globalement, afin de motiver d'avantage les participants à ces groupes de travail, I. Bejar Alonso suggère de porter ces objectifs sur le MOAS.

5.4. Chiffres clefs

I. Bejar Alonso donne ensuite quelques chiffres clefs permettant de témoigner de l'utilisation d'EDMS dans la division. 194 documents sont actifs dans le site EDMS de la division, depuis sa mise en place en juin 2000. A titre de comparaison, 407 documents sont disponibles dans la base "LHC Hardware Baseline" et 526 dans tous les projet LHC EDMS.

5.5. Conclusions

En conclusion, on peut dire que la plupart des objectifs été remplis et que les groupes de travail ont bien travaillé, malgré le problème de support informatique pour EDMS. Il est désormais temps de faire le point et de définir de nouveaux objectifs.

6. Divers

6.1. ST Workshop 2001

L. Henny indique qu'une seule personne s'est inscrite au cours de réalisation de poster. Ceci s'explique par le fait que les présentateurs potentiels de posters n'ont pas encore été choisis. Compte tenu des délais imposés (décision le 18/12), le temps sera insuffisant pour organiser des sessions de formation avant le Workshop. Il faut compter sur une quinzaine de posters.
Ce long délai visait à s'assurer de la bonne qualité des papiers présentés, mais la situation a besoin d'être clarifiée rapidement afin d'organiser les sessions de formation. La décision entre papier et poster sera donc prise sur la base des abstracts.

6.2. Système MTF

P. Faugeras a présenté au LHCTC le système MTF qui permet la gestion des équipements qui se mettront en place dans le LHC. La plupart des groupes ST sont concernés par cette application. P. Faugeras en présentera les principaux tenants et aboutissants au cours du prochain ST Workshop et éventuellement au cours d'une prochaine réunion des chefs de groupe.

6.3. SL Workshop

P. Ciriani indique qu'une demie journée du SL Workshop sera dédié à la division ST et à la cryogénie. Il s'agira principalement de faire le point sur l'infrastructure technique dans le futur LHC.
Ce point sera discuté lors de la prochaine réunion des chefs de groupe.

6.4. Documents adressés à la Direction

A. Scaramelli rappelle une nouvelle fois que tous les documents à référence adressés à la Direction du CERN (directeurs, chefs de division) doivent transiter par lui (voir mémo ST/AS/sp (98-07) du 26 février 1998), après signature du chef de groupe.
Ceci est également valable pour les variations orders qui doivent en outre transiter obligatoirement par B. Jenssen.

6.5. Nouvelle structure du groupe ST-CV

M. Wilhelmsson présente la nouvelle structure du groupe CV adaptée pour permettre à J. Inigo-Golfin de se consacrer d'avantage à ATLAS. Le nouvel organigramme (à partir du 1er décembre) se présente ainsi : M. Wilhelmsson annonce également l'arrivée au 1er janvier 2001 d'une nouvelle section en provenance de la division EST. Cette section est chargée du cooling de l'électronique des détecteurs. Elle comprend 3 staffs et 2 prestations de service.
 
 
S. Prodon


  Back to ST Group Leaders' Meetings Archive Home page
For comments and changes send e-mail to ST Secretary or Divisional Web masters
Copyright CERN , modified 24/11/2000