ST/DI/SP  (97-69)                                                                                                             14 octobre 1997
 

Compte rendu n° 13

de la réunion des chefs de groupe ST

du 7 octobre 1997

 

Présents : J. L. Baldy - R. Bellone - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Ciriani - A. Lecomte - J. Pasquali - S. Prodon - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Excusés : P. Chevret - J. Roche

Invités : J. Inigo-Golfin - H. Laeger


 

1. Adoption du compte rendu n° 12

Le compte rendu n° 12 est approuvé sous réserve de la modification suivante : Nota : dernier paragraphe de la page 1, au sujet de l’échelon qui pourrait être accordé à 2 dates différentes, il faut comprendre que l’échelon sera accordé soit au 1er juillet, soit au 1er janvier de l’année suivante, en fonction de la performance.

2. Nouvelle procédure EDH pour la formation (H. Laeger)

H. Laeger rappelle qu’une nouvelle procédure de signatures via EDH doit être mise en place prochainement.

J. M. Saint-Viteux propose le choix entre 4 types de routage (voir mail annexé) :
 
 
Proposition
Inconvénients (selon J.M. Saint-Viteux)
1 Signature du chef de groupe uniquement (procédure actuelle)
  • Risque que le superviseur ne soit pas informé et/ou pas d’accord
  • Contradiction avec le MOAS (c’est le superviseur qui fixe les objectifs de formation)
1 bis Signature du chef de groupe et E-Mail envoyé au superviseur
  • Risque que le superviseur ne soit pas d’accord
  • Contradiction avec le MOAS (c’est le superviseur qui fixe les objectifs de formation)
2 Signature du superviseur uniquement
  • Risque que le chef de groupe ne soit pas informé et/ou pas d’accord
2 bis Signature du superviseur et E-Mail au chef de groupe 
  • Risque que le chef de groupe ne soit pas d’accord
3 Signature du superviseur et du chef de groupe
  • Procédure longue
  • Risque de blocage, notamment pendant les vacances
4 Signature du superviseur ou du chef de groupe selon le nombre de jours (c’est à dire selon le budget à engager) 

A. Scaramelli demande leur avis à chacun des chefs de groupe.
A l’unanimité, la proposition n° 3 (signature du superviseur et du chef de groupe) est adoptée.

En réponse aux objections de J.M. Saint-Viteux, les chefs de groupe estiment :

En ce qui concerne la formation externe, le routage secrétaire de division puis DTO ne soulève pas d’objections. En effet, le DTO ne doit pas constituer un verrou administratif.

La discussion s’engage ensuite sur le rôle du DTO. Il doit être principalement de coordonner la politique de la division en amont et de repérer les personnes qui ne se forment pas.

A. Scaramelli souhaiterait avoir des statistiques en temps réel sur les demandes de formation pour pouvoir en discuter au cours de la réunion des chefs de groupe. H. Laeger lui confirme qu’avec le nouveau système, c’est tout à fait possible.

3. Matters arising from the last meeting

La date limite pour bénéficier de la prime (possibilité de report de jours de congés ou de compensations de 1997) est reportée au 17 octobre (date de signature de la personne). La plupart des secrétaires de groupe se sont inscrites au cours Word.
A. Scaramelli les invite d’ailleurs toutes à s’inscrire également à un cours sur le nouveau mail via Netscape. Il est en effet indispensable qu’au moins une personne de chaque groupe maîtrise parfaitement ce nouvel outil.
D’autre part, A. Scaramelli conseille à tous les jeunes de la division de s’inscrire à des cours sur « comment s’exprimer en public ». Faute de suffisamment d’exemplaires disponibles à la division des finances, le manuel n’a été distribué pour l’instant qu’aux chefs de groupe. La commande est passée pour le reste des exemplaires.
La diffusion de ce manuel doit être la plus large possible.

P. Ciriani indique qu’un résumé des procédures d’achat est disponible sur le Web à la page de la division SPL (ou adresse : http://www.cern.ch/CERN/Divisions/SPL/FC/SUMMERY-FR.html).

A. Scaramelli cite un exemple flagrant du manque d’information sur les règles financières du CERN. Il évoque un cas récent où, pour un appel d’offres mineur, une entreprise extérieure a rédigé la spécification technique, a répondu à l’appel d’offre et a finalement remporté le marché. Un tel scénario est inadmissible. A. Scaramelli encourage les chefs de groupe à contrôler au plus près la rédaction de leurs spécifications afin qu’un tel cas ne se reproduise plus à l’avenir. A. Scaramelli avertit que la prochaine fois, il y aura des sanctions.
Les spécifications mineures doivent être impérativement rédigées en interne.
P. Ciriani rappelle d’ailleurs qu’à partir de la filière IV, chacun est sensé être capable de rédiger une spécification technique.

M. Wilhelmsson présente les demandes de la division ST (voir document annexé).
Le groupe CV demande une licence EUCLID, une licence complète PROSYS, 3 licences Autopipe (ce système n’est pas satisfaisant et une autre solution est à l’étude), 2 écrans 21’’ pour Autocad et une imprimante couleur AO.
En ce qui concerne le groupe CE, les besoins sont d’une licence EUCLID et d’un écran 21’’ pour Autocad.
Enfin, le groupe TFM demande une licence complète PROSYS, une licence Autopipe (ce système n’est pas satisfaisant et une autre solution est à l’étude), 2 licences « VECTOR » et un écran 21’’. A. Caldérone a débarrassé les stockages du groupe ST-HM.
En ce qui concerne le groupe CV, l’inventaire n’est pas encore terminé.

4. Pin code policy (P. Ciriani)

P. Ciriani présente la situation des GSM et des téléphones câblés sur l’ensemble du CERN.
Il estime qu’il n’y a pas d’abus au niveau de ST. Les pin codes sont demandés lorsqu’il y a un réel besoin. Sinon, les autres passent par le standard.
Au niveau du câble, les vérifications faites par échantillons montrent qu’il n’y a pas d’abus. Il n’en va peut-être pas tout à fait de même avec les GSM. Le groupe MC va d’ailleurs effectuer prochainement une opération coup de poing sur les GSM. P. Ciriani précise également que son groupe dispose de la liste de tous les appels passés depuis les GSM et les téléphones câblés.
P. Ciriani rappelle également que la possibilité de téléphoner à la maison est un droit acquis sur le téléphone normal mais pas sur le téléphone mobile. Ceci coûte d’ailleurs au CERN près de 600 000 CHF par an.
A. Scaramelli estime que des cours d’utilisation du GSM devraient être mis en place. Ceci a déjà été fait au niveau des groupes dans plusieurs divisions.

P. Ciriani décrit les deux solutions pour utiliser son GSM de façon privée :

En conclusion, les privilèges sur GSM doivent être accordés à des personnes de confiance et en fonction de réels besoins du service, à la discrétion des chefs de groupe et A. Scaramelli signera toutes les demandes approuvées par les groupes.

5. Arbre des signatures (A. Lecomte)

Cette présentation est reportée à la réunion du mardi 14 octobre.

6. Séminaire de la Mainaz (J. Inigo-Golfin)

J. Inigo-Golfin présente les grandes lignes des sujets abordés au cours de ce séminaire (voir transparents annexés). J. Inigo-Golfin déplore que les débats aient surtout été axés sur la recherche et les accélérateurs.
Une proposition visait à mettre tous les autres secteurs dans une seule unité intitulée « Services Généraux ». Il a même été question de sous-traiter ST et EST. Les salles de contrôle devraient être rapprochées géographiquement. Les principales idées avancées sont : L’utilisation de « projects associates » est également recommandée. 3 sujets ont été évoqués : la communication hiérarchique, la communication horizontale et la communication vers l’extérieur.
Il a été notamment mis en évidence la nécessité d’une communication écrite des consignes hiérarchiques.
Il faudrait également en quelque sorte « forcer » les gens à participer aux réunions hiérarchiques et à communiquer.
Vis-à-vis de l’extérieur, il conviendrait d’améliorer la qualité rédactionnelle des documents diffusés et de renforcer la communication sur la zone locale.
Par ailleurs les remarques de P. Chevret sur ce même séminaire sont distribuées aux chefs de groupe (voir document annexé).

A. Scaramelli présente ensuite les transparents de L. Foa sur la nouvelle organisation de la recherche à partir du 1/01/98 (voir annexes).
La fusion des divisions PPE et ECP donnera la nouvelle division EP (Experimental Physics). L’objectifs est d’organiser cette nouvelle division par projet plutôt que par métier ce qui se traduit par une organisation en teams et en structures de support.

A plus long terme, la structure du CERN pourrait se décomposer en 5 entités :

J. Inigo-Golfin fait enfin remarquer que la division ST est mal perçue par les autres divisions. Ceci provient d’une combinaison entre une certaine méconnaissance et une mauvaise image donnée par les services généraux (trop chers).

7. Divers

P. Ciriani explique que le programme des congés épargnés est un réel succès sur l’ensemble du CERN : 1057 tranches en date de vendredi 3 octobre (voir document annexé).
Certaines divisions ont des taux d’adhésion proches de 100% (PS, SL).
Par contre, avec 39 participants, ST se situe au dernier rang.

Plus précisément, au niveau des groupes :

Des efforts devront être faits principalement dans les groupes CE et HM. P. Ciriani reste à la disposition des chefs de groupe pour une présentation du programme. Un avant-projet de la circulaire 26 est distribué aux chefs de groupe. A. Scaramelli attend leurs commentaires pour lundi 13 octobre.

 

  Sylvie Prodon
 
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11/02/98