RÉUNION DES CHEFS DE GROUPE ST

Compte rendu n° 143 de la réunion du 08/05/2001

1. Approbation du compte rendu nº 142

Le compte rendu nº 142 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

R.A.S.

3. Point sur les projets et mise à jour de la liste des demandes de projets

P. Ciriani annonce que le budget 2002 a déjà été défini. Il se monte, en francs 2001, à 30,83 MCHF pour l'opération et 11,35 MCHF pour les projets. Le niveau d'opération notamment est vraiment bas.

L'objectif de la discussion d'aujourd'hui consiste principalement à confirmer les dépenses engagées cette année et les prévisions pour l'année prochaine.

3.1. Projets DG (2002)

• Network reinforcement - BE : le budget de 750 KCHF devrait être entièrement payé cette année, plutôt que réparti sur deux ans.
• Compensateur : le budget de 2,3 MCHF est à répartir entre les années 2001 et 2002.
• Ascenseurs : le budget total se monte à 750 KCHF. P. Ciriani demande au groupe HM de faire le point sur ce qui a été réalisé dans le cadre de ce projet et ce qui reste encore à faire l'année prochaine.

3.2. Projets EL

• SCADA électrique : ce projet de 500 KCHF offre une très grande flexibilité dans les paiements.
• Safety network diesels : ce projet se monte à 800 KCHF.
• SPS protection chassis : 400 KCHF ont été alloués.

J. Pedersen demande que de nouveaux projets soient ajoutés pour l'année prochaine :

• Poste Zone Ouest : il s'agit d'un projet de 650 KCHF à répartir sur plusieurs années. Ce projet est approuvé si le transfert des budgets AA et MO est confirmé. La décision sera prise en juin.
• Câbles 18 kV : un budget de 500 KCHF doit être alloué pour le démarrage de ce projet. J. Pedersen doit préparer un document plus complet sur ce projet.

3.3. Projets CV

• Cooling PS : l'estimation de 1'145 KCHF couvre le 2ème tiers de la rénovation de la tuyauterie d'eau glacée (350 KCHF), mais aussi des actions dans les zones Sud et Est.
• Système de contrôle : ce projet de 710 KCHF doit être défini plus précisément. Ainsi, les travaux au PM32, s'ils sont prioritaires, pourraient être financés sur cette ligne budgétaire.
• West area cooling system : ce projet de 1'620 KCHF couvre la rénovation des bâtiments 274 et 378. Il sera présenté par le groupe CV au prochain STTC.
• CFC : les 570 KCHF alloués sont destinés à la zone Nord.
• Utility system and network : le budget alloué est de 40 KCHF

P. Ciriani demande à M. Wilhelmsson de faire le point sur tous ces projets et de définir ses priorités, puis de mettre à jour les prévisions budgétaires.

3.4. Projets AA

• Détections feu et gaz : ces projets estimés à 800 KCHF peuvent être étalés dans le temps.

G. Kowalik ajoute que, compte tenu de la charge de travail du groupe, une réduction à 400 KCHF est momentanément acceptable.
D'autre part, les aménagements du SPS relatifs à la règlementation INB n'ont pas à être financés par la division.

3.5. Projets TFM

• Etanchéité des toitures : un budget de 510 KCHF est alloué.

J. Blondel évoque d'autres projets supplémentaires :

• mise en conformité du restaurant n° 3 pour un montant estimé à 450 KCHF (1ère étape),
• rénovation de l'éclairage du Main Building pour une estimation de 400 KCHF.

P. Ciriani demande à J. Blondel de préparer une note conscise pour chacun de ces projets présentant :

• la situation actuelle,
• la justification du projet,
• l'estimation,
• le planning de réalisation.

3.6. Projets MO

• la ligne budgétaire de 450 KCHF correspond à une réserve du groupe plutôt qu'à un réel projet.

Quant au projet CSAM, il sera financé en 2002 et 2003 par le projet LHC.

3.7. Conclusion

En conclusion, les chefs de groupe sont invités à :

• préparer une estimation des paiements 2001,
• confirmer la répartition des 12 MCHF de budget projets 2002,
• signaler les projets pour l'année 2002 qui ne figureraient pas dans la liste distribuée par B. Jenssen.

Un bilan sera effectué courant juin.

4. Training : Cours approvisionnement et gestion des contrats / Library of training (I. Bejar Alonso)

4.1. Séances de formation "Approvisionnement et gestion des contrats"

I. Bejar Alonso explique que la formation "Approvisionnement et gestion des contrats" comporte deux niveaux :

• Niveau 1 : session d'une journée (le 8 juin) de sensibilisation sur les principales étapes à suivre en matière de contrats.
  Au total, 40 places sont disponibles pour ce cours. En cas d'affluence, une 2ème date a été proposée : le 15 juin. Au niveau de la division, les participants à cette première séance seront les chefs de groupe plus une personne par groupe fortement impliquée dans la gestion des contrats. Les chefs de groupe sont donc invités à désigner pour la fin de la semaine le nom de la personne qui les accompagnera à ce cours et à le communiquer à I. Bejar Alonso. La liste des participants de la division sera validée lors de la prochaine réunion des chefs de groupe.
• Niveau 2 : il s'agira là d'une formation plus complète sur 3 jours (certainement en novembre) pour les personnes fortement impliquées dans la gestion des contrats et davantage ouverte aux discussions.

I. Bejar Alonso annonce d'autre part qu'elle prendra prochainement contact avec chaque chef de groupe en vue d'établir les training plans. De plus, elle veillera à ce que toutes les formations extérieures effectuées soient insérées dans HRT.

Enfin, I. Bejar Alonso va envoyer un questionnaire très simple à toutes les personnes qui ont suivi un cours de management durant les trois dernières années. Le but est de mettre en évidence les profits que l'on peut tirer à moyen terme de chacun de ces cours. Ces observations seront compilées et jointes aux transparents support des cours, le tout présenté dans un classeur consultable par chaque membre de la division. L'objectif  de cette bibliothèque des cours consiste à offrir un avant-goût des enseignements dispensés dans chaque cours, permettant ainsi de choisir avec plus de discernement le cours auquel on va s'inscrire.

5. Procédure et méthode d'intégration des systèmes en TCR (U. Epting)

5.1. Technical Control Desk (TCD)

Chaque équipement comprend une série de données et d'alarmes à intégrer en TCR. Pour ce faire, il existe une procédure couplée à un outil intitulé TCD, accessible depuis le Web.

Cette procédure est destinée à :

• l'intégration des nouveaux équipements,
• la réfection d'équipements existants,
• la modification de la transmission des alarmes,
• des corrections d'alarmes.

Cet outil TCD présente un certain nombre d'avantages :

• un seul point d'entrée,
• un système de suivi des demandes,
• une coordination interne et externe des tâches d'intégration,
• des fichiers Excel standards avec la même structure de données,
• au niveau du groupe MO, une meilleure compréhension des systèmes car le groupe est ainsi impliqué à tous les échelons.

U. Epting détaille ensuite la méthodologie instaurée :

• Le demandeur (un spécialiste d'un groupe) formule sa requête auprès de la TCR via l'outil TCD.
• Un spécialiste MO du système concerné prend contact avec le demandeur et définit avec lui les données à considérer par le biais d'un fichier Excel.
• La procédure MO avec toutes les étapes à suivre se met ensuite en place :
  • l'opérateur TCR recueille les instructions,
  • le système de câblage ainsi que les PLCs sont installés,
  • les données à insérer sont identifiées,
  • les systèmes de transmission sont mis en place,
  • l'interface homme/machine pour les opérateurs est défini,
  • les données à logger sont spécifiées,
  • les données sont insérées une fois par mois dans le système CAS avec toutes les tables d'interface,
  • des tests de bonne réception des alarmes en TCR sont réalisés avec le demandeur.
• L'opérateur spécialiste re-contacte le demandeur pour un test final.

Lorsqu'il s'agit de projet, c'est le correspondant MO qui de charge de la coordination de toute cette procédure.

La discussion s'axe ensuite sur le manque de personnel ST-MO pour gérer toutes ces alarmes et les nombreuses tâches associées. C. Jacot évoque le cas particulier du document IS37 et s'interroge sur son influence sur la procédure évoquée précédemment. U. Epting explique que la procédure reste inchangée, l'IS37 ne constituant qu'un document supplémentaire à établir.

5.2. Remontée des alarmes de ventilation en TCR

Suite aux discussions lors de la dernière réunion des chefs de groupe, des réunions ont été mises en place entre les groupes CV et MO afin de résoudre les problèmes.
Techniquement, les deux groupes sont maintenant pratiquement en phase. Les incompréhensions provenaient surtout de la complexité de la procédure. D'autre part, le point d'entrée côté MO doit être amélioré et le rôle du correspondant de groupe doit absolument être renforcé. Côté CV, davantage de dialogue  et d'intégration des contraintes d'opération dans la conception et la réalisation des projets seraient souhaitables.
A l'avenir, pour l'intégration des prochains équipements LHC, des réunions régulières seront mises en place.

5.3. Rénovation de la ventilation du SPS et reengineering du système d'extraction de fumée

U. Epting explique que deux projets sont actuellement menés de front :

• la rénovation du système de ventilation du SPS, inclue dans le projet Water 2000,
• un projet à plus large échelle de reengineering du système d'extraction de fumée.

Ces doubles entrées ont entraîné un certain nombre de confusions. 

Il s'agit en effet de distinguer trois aspects :

• la réception des installations de ventilation du SPS,
• la transmission des données en TCR,
• le reenginering du système de contrôle du désenfumage du SPS.

Une réunion entre les groupe CV et MO a permis d'effectuer quelques mises au point et de définir :

• le planning,
• l'organisation d'un test global,
• la supervision des équipements par la TCR.

En ce qui concerne la partie ventilation, les travaux au BA2 et au BA6 sont terminés. La validation des travaux au BA4 est quant à elle planifiée pour le 31 mai.

Du côté extraction, la situation est la suivante :

• un driver doit être développé avec des tests d'acceptation prévus cette semaine,
• des tests d'intégration doivent être coordonnés entre les deux projets,
• un test global est prévu le 6 juin,
• des UPS pour les concentrateurs et les unités d'extraction ont été commandés.

Au niveau du planning, les tests SmartGateway débuteront cette semaine. La mise à jour mensuelle du CAS ainsi que d'autres tests sont prévus la semaine prochaine. Puis la validation des systèmes de ventilation au BA4 pourra s'échelonner entre le 25 et le 31 mai.

Quelques points restent cependant encore en suspens :

• Il ne sera pas possible d'effectuer des tests d'intégration au BA4 tant que les travaux ne seront pas terminés. Ainsi, en cas de dysfonctionnement les délais trop serrés avec le redémarrage de la machine ne permettront pas de procéder aux réparations ni d'organiser de nouveaux tests.
• Trois alarmes de niveau 2 doivent être transformées en alarmes de niveau 3, suite aux recommandations consécutives à l'incendie au BA6.
• Au niveau de la maintenance, compte tenu du nombre important de personnes impliquées dans la procédure, il conviendra de définir clairement avant le démarrage du SPS les responsabilités d'intervention en cas de panne.

Un point sur ces projets sera effectué d'ici un mois en réunion des chefs de groupe.

6. Market Surveys et appels d'offres à annoncer au prochain Comité des Finances

6.1. Groupe HM

• Fourniture de palans : le montant de cet appel d'offres doit être revu.
• 3ème lot des ascenseurs du LHC : il s'agit de la fourniture d'un seul ascenseur avec une solution technique particulière.
• 2ème lot des ascenseurs du LHC (pour le SCX1 et le SCX5) : ce lot comprend 4 ascenseurs standards.
• Véhicules électriques : les véhicules actuellement utilisés ne seront plus adaptés au tunnel LHC pour une question de largeur. Ils doivent donc être remplacés dès 2002 / 2003.
• Pont roulant en inox pour le projet CNGS.
• Renouvellement des véhicules de catégorie A et B.

6.2. Groupe EL

• Boites de prises pour le projet LHC.
• Câbles refroidis pour le LHC et le CNGS.

M. Wilhelmsson rappelle qu'en ce qui concerne le projet CNGS, la moitié des fournitures, y compris les câbles, doit provenir d'Italie. Hors réunion, il distribue aux chefs de groupe un mémo à ce sujet.

6.3. Groupe AA

• Système d'accès ZORA pour le projet LHC. L'estimation est légèrement supérieure au budget alloué en vue de disposer d'une marge de manoeuvre permettant de faire face à des demandes supplémentaires.

6.4. Groupe CV

• Le projet Silicon Facilities pour la division EP va donner lieu à deux appels d'offres : pour la ventilation et pour le refroidissement.

6.5. Groupe CE

• Trouées génie civil pour le passage de câbles électriques : le Market Survey est déjà sorti et l'appel d'offres est prévu en juin pour une adjudication en décembre et des travaux début 2002.
• Aménagements intérieurs génie civil tous corps d'état du SCX1. Un point doit être effectué avec le groupe CV car certains éléments sont déjà compris dans le contrat CV.
• Bureaux modulaires au SM18 : ce projet sera unifié avec l'appel d'offres TFM pour le Burotel déjà annoncé au Comité des Finances.

7. Divers

7.1. Représentant ST au Comité des Utilisateurs EDMS

Suite à une demande de T. Pettersson de nomination d'un représentant ST au Comité des Utilisateurs EDMS, les chefs de groupe confient ce mandat à I. Bejar Alonso.

7.2. Mandats de RSO et FGSO

Le remplacement de L. Henny dans ses mandats de RSO et FGSO est discuté. Il est proposé que C. Jacot assume ces charges. Cependant, hors réunion et avec accord du chef de division, R. Charavay est nommé Radiation Safety Officer de la division et D. Hay Flammable Gas Safety Officer.

7.3. Représentant ST au Scientific Information Policy Board

I. Bejar Alonso succèdera à L. Henny en tant que représentante ST au SIPB (Scientific Information Policy Board).

7.4. LHC Technical Board

J.L. Baldy fait le point sur les principaux sujets développés lors du premier LHC Technical Board. Après un exposé sur les chambres à vide du LHC, P. Faugeras a présenté les derniers plannings globaux et confirmé deux décisions :

• les cavités radiofréquence seront déplacées dans l'UX45,
• l'absence de système de refroidissement au beam dump a été entérinée. M. Wilhelmsson estime qu'il faut cependant prévoir la place pour les équipements CV au cas où l'on reviendrait plus tard sur cette décision. J.L. Baldy rappelle que les travaux génie civil dans cette zone démarrent le 15 juin.

7.5. Revue budgétaire LHC pour le groupe EL

J. Pedersen annonce qu'il rencontrera cette semaine A. Brissonnaud pour préparer la revue budgétaire LHC pour le groupe EL.

S. Prodon

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