RÉUNION DES CHEFS DE GROUPE ST

Compte rendu n° 147 de la réunion du 19/06/2001

1. Approbation du compte rendu nº 146

Le compte rendu nº 146 est approuvé sous réserve des modifications suivantes :

• Paragraphe 4.2. dernier astérisque : en ce qui concerne le fonctionnement des vannes, un système de sécurité est mis en place pour pallier à certains dysfonctionnements.
• Paragraphe 4.3. : seule la maintenance des Wizcons sera effectuée via le contrat C168.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Contrat Facilities Management

P. Ciriani a pris note de la demande de J. Pedersen de garder les BAs sous la responsabilité du groupe électrique.

2.2. SPS Big Bang

P. Collier fera un point sur le shut-down SPS lors de la prochaine réunion STTC prévue le 2 juillet. A. Scaramelli invite d'autre part toutes les personnes concernées à assister au post mortem du shut-down le 25/06.

2.3. Cavernes au point 7

J.L. Baldy indique que la tendance penche plutôt vers un maintien du statu quo au niveau des cavernes du point 7.

2.4. Maintenance Managers

La décision quant au prochain chairman sera prise début juillet.

2.5. Projets

Des fiches de lancement de projet avec description, planning financier et identification du responsable devront être préparées pour chaque projet bénéficiant d'une ligne budgétaire.

2.6. Changements de filière

A. Charkiewicz dispose de tous les documents.

3. Archives au bâtiment 104 (L. Symons)

3.1. Généralités

Après avoir défini le terme "archives" comme tous les documents permettant de reconstituer l'historique de ce qui a été fait, L. Symons évoque la circulaire administrative n° 3 qui constitue le document de référence en matière d'archives au CERN. Cependant, cette circulaire s'attache plutôt aux archives scientifiques alors que les archives de la division sont d'avantage opérationnelles et représentent une mémoire technique plutôt qu'un historique.

L. Symons rappelle ainsi les 3 types d'archives définis :

• current : dans le bureau,
• semi-current : archivage de division,
• archives.

3.2. Archives actuelles au bâtiment 104

L. Symons met en évidence la nécessité d'un index informatique des documents archivés au bâtiment 104. Pour l'instant, seul le groupe HM dispose d'un index papier.
Les archives au bâtiment 104 se composent actuellement de près de 60 % de plans dont la plupart figurent déjà dans les bases du bureau des plans.

L. Symons explique qu'il convient tout d'abord de définir clairement :

• les documents que l'on doit garder (obligations légales),
• les documents à garder,
• l'outil à mettre à disposition pour retrouver les documents.

Pour ce dernier point, il suggère de s'appuyer sur la base de données d'archives du groupe ST-CE dont il fait la démonstration. Ce concept pourrait être généralisé à l'ensemble des archives de la division.

Concrètement, pour les archives du bâtiment 104, les opérations pourraient se dérouler de la manière suivante :

• identification des groupes responsables de chaque armoire,
• convocation du chef de groupe concerné et délai d'un mois pour répertorier les documents à conserver,
• une fois passé ce délai, élimination des documents restants.

3.3. Politique d'archivage

A. Scaramelli insiste sur la nécessité de ne conserver que les documents fonctionnels, notamment ceux à valeur légale. Il suggère donc de définir tout d'abord la liste des documents qui ne doivent pas être gardés :

• soit parce qu'ils sont obsolètes,
• soit parce qu'ils sont conservés par d'autres services (divisions SPL, FI, etc.).

L. Symons est invité à prendre contact avec les Divisional Records Officers des divisions concernées pour faire le point sur les documents qu'elles archivent de leur côté.

Une fois définis les documents à conserver et ceux qui sont inutiles, L. Symons pourra estimer le volume d'archives restants et déterminer en conséquence les actions à entreprendre.

En conclusion, avant toute action, L. Symons devra, en collaboration avec les autres divisions concernées, établir les listes des documents qui ne sont pas à archiver.

4. Point sur la supervision des alarmes pour le projet eau (M. Nonis)

4.1. Projet Water 2000

• Eau déminéralisée :
  • Les tests de puissance avec l'accélérateur en fonctionnement sont prévus le 21/06, à condition que les tests SL soient satisfaisants. La réception officielle du contrat F349/ST est prévue à la suite : le 28/06.
  • Au niveau des consignes, une liste a été transmise à la TCR le 8/05. Suite à la dernière réunion des chefs de groupe, quelques E-mails supplémentaires ont été envoyés.
• BAs : tous les BAs ont été testés. Quelques problèmes ont cependant été mis en évidence :
  • BA4 : le câble de contrôle doit être remplacé (nota : la transmission des alarmes en TCR a déjà été testée). M. Batz indique qu'il convient également de tester  les commandes à distance.
  • BA6 : le PLC ne fonctionne pas, il sera remplacé le 26/06. Tous les tests devront ainsi être réalisés entre le 26 et le 28/06.

D. Blanc préparera des notes techniques sur les systèmes de contrôle des BAs.

• Stations de pompage : les alarmes de niveau 3 sont actuellement vues par la salle de contrôle des SIG ainsi que par les pompiers. La connexion avec la TCR est prévue pour la fin du mois. Il  reste cependant quelques problèmes sur les indications vues par la salle de contrôle SIG au niveau des réservoirs.
• Climatisation des salles d'ordinateurs : les alarmes seront introduites lors du prochain CAS update.
• Circuit d'eau glacée : la connexion entre l'armoire de contrôle du groupe froid et la TCR interviendra lors du CAS update de juillet.
• Unités de pulsion de traitement d'air : le groupe CV est confronté à un problème au BA2 où les alarmes ne sont vues en TCR que le lendemain. Ce même problème s'est reproduit plusieurs fois. M. Bätz indique qu'aucun dysfonctionnement particulier n'a été détecté côté TCR. Par contre, les alarmes de niveau 3 sont quant à elles correctement transmises aux pompiers, il conviendra de vérifier que la remontée des alarmes s'effectue aussi côté TCR.

En ce qui concerne enfin le compte rendu du contrat C168 évoqué lors de la dernière réunion des chefs de groupe, il a été transmis en mai au groupe MO et seul M. Wilhelmsson a formulé des commentaires.

M. Nonis résume les points restants encore en suspens :

• Tuyauterie eau glacée sur les unités.
• Ventilation au BA6 (l'installation devrait être mise en marche en fin de semaine) et au BA4 (le retard est dû à GTIE, mais tout devrait fonctionner pour le 28/06).
• Tours de refroidissement : elles fonctionnent en mode automatique depuis une semaine et seuls 3 arrêts sont à déplorer. Au niveau du delta P, des mesures sont effectuées en parallèle au BA4 et au BA3 afin de déterminer quelle est la position la plus stable.
• Retardateurs : ils ne pourront être mis en place qu'une fois le système pleinement opérationnel.

Par contre :

• Les vues synoptiques sont disponibles.
• Les informations sur les systèmes sont visibles en TCR.
• Les états des systèmes sont indiqués.
• Le TDS des tours de refroidissement devrait être opérationnel en fin de semaine.

La question des alarmes des puisards doit être traitée en dehors du projet eau.

A. Scaramelli s'interroge enfin sur l'organisation des tests pendant le fonctionnement de la machine. Un accord a été trouvé avec la division SL sur la date du 21/06.

4.2. Projet BE

Le 2ème compensateur vient d'être mis en marche mais un problème de déséquilibre est apparu. Des solutions sont à l'étude.
Côté SCADA, la TCR reçoit de nombreuses informations qu'il conviendra de trier. Il reste encore à vérifier sur place la pertinence des alarmes reçues. Une session de formation des opérateurs TCR sera par ailleurs organisée.

4.3. Côté TCR

M. Bätz rappelle qu'il ne sera pas possible d'effectuer des tests pour toutes les données qui parviendront à la TCR après le démarrage du faisceau.
Il reste ainsi à connecter les tours SF1.
M. Nonis indique que les consignes CV d'opération et toute la documentation seront transmises à la TCR à partir du 28/6. Les séances de formation des opérateurs seront organisées à la suite.

M. Bätz fait part enfin d'une demande inofficielle de la PCR de provoquer un défaut sur les tours de refroidissement et de tester les réactions du système en résultant. Mais ce projet a été abandonné faute de temps.

5. Point sur la préparation des vacances d'emploi pour les postes de rehiring

Il manque encore deux vacances d'emploi.
J.L. Baldy re-précise que les cas des ingénieurs génie civil seront examinés tous en même temps, au printemps 2002.

6. Uniformisation des remboursements financiers des cours extérieurs (J.L. Baldy)

J.L. Baldy a constaté qu'il n'y avait pas d'uniformité dans la division quant au remboursement financier des cours diplômants suivis à l'extérieur. Il propose de définir une politique commune. Il donne quelques pistes pour lancer la réflexion :

• vérification de l'intérêt de la formation pour le CERN et de l'adéquation des dates d'absence avec le fonctionnement du groupe,
• prise en charge par le groupe des frais scolaires avec un plafond par formation à fixer,
• remboursement des frais à l'obtention du diplôme,
• partage du temps à 50/50 entre le CERN et la personne.

Cette proposition suscite de nombreux commentaires :

• L'utilisation des heures de travail semble poser problème d'autant plus que les effectifs sont toujours de plus en plus réduits. L'absence d'une personne se ressent ainsi durement sur le fonctionnement d'un service.
• Lintérêt pour le CERN de former un technicien pour qu'il devienne ingénieur peut être parfois discutable.
• Un financement par le CERN ne peut se justifier que par une compétence étoffée suite à cette formation.

A. Scaramelli effectue donc un tour de table. Il en ressort que la plupart des chefs de groupe estiment que les cours diplomants doivent être effectués en dehors des heures de travail et à la charge des participants, tant que l'intérêt pour le CERN n'est pas manifeste. Les demandes devront être traitées au cas par cas et la décision sera prise en fonction de l'intérêt à long terme pour la division.
Le vrai problème consiste en fait à faire le rapport entre l'intérêt du CERN et l'intérêt de la personne. Dans ce contexte, une modularité des remboursements peut s'avérer très judicieuse.
A. Scaramelli propose donc de mettre en place une commission qui statuera sur l'opportunité et le niveau de remboursement des formations extérieures diplômantes. Cette commission sera composée du chef de division et de ses adjoints. En effet, de telles décisions impliquent une vision des besoins dans les groupes pour mettre en valeur le retour de formation escompté, mais aussi pour reconnaitre, par un changement de fonctions, l'effort fourni par le participant.

En règle générale, la division essaiera d'encourager au maximum toute les initiatives individuelles mais sans pour autant leur accorder un financement en temps ou en argent. Quelques demandes particulières seront cependant examinées au cas par cas par la commission.

Les chefs de groupe s'interrogent enfin sur la politique CERN en la matière. A. Scaramelli posera la question aux DTOs lors du prochain TEC.

7. Divers

7.1. Formulation de la durée limitée des contrats sur les vacances d'emploi

Suite à une demande du Management Board, la formulation de la durée limitée des contrats sur les vacances d'emploi a été modifiée. A. Charkiewicz communique le nouveau texte : "We offer a contract of limited duration of 3 years with a possibility of renewal once. The total period of employment on contracts of limited duration is 6 years at most. This contract is not convertible into an indefinite contract. However, many holders of contracts of limited duration apply later for long-term employment with success.".

7.2. Information des candidats après un comité de sélection

A. Charkiewicz demande aux chefs de groupe de lui laisser le soin d'informer lui-même les candidats du résultat d'un comité de sélection.

7.3. Actualisation des prévisions de dépenses pour le projet LHC

B. Jenssen effectue actuellement un exercice d'actualisation des prévisions de dépenses des groupes pour le projet LHC.
A. Scaramelli suggère d'introduire le facteur temps dans ces prévisions avec une application du juste à temps, même pour les contrats.

S. Prodon

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