RÉUNION DES CHEFS DE GROUPE ST

Compte rendu n° 148 de la réunion du 26/06/2001

1. Approbation du compte rendu nº 147

Le compte rendu nº 147 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Contrat Facilities Management

P. Ciriani vérifie que tous les chefs de groupe ont transmis leurs remarques à P. Pepinster. Il demande à P. Chevret d'ajouter ses commentaires, basés sur son expérience du mode de fonctionnement actuel.
M. Wilhelmsson a transmis une note générale à P. Pepinster, des discussions interviendront prochainement au sujet des bâtiments de surface.

2.2. Maintenance Managers

G. Kowalik est nommé chairman du groupe de travail Maintenance Managers pour une durée d'un an, avec pour mandat de :

• préserver le forum de discussion,
• organiser le support MP5,
• effectuer des comparaisons avec l'industrie et d'autres laboratoires.

Le compte rendu des réunions sera désormais distribué aux chefs de groupe.

2.3. Alarmes

P. Ciriani a constaté un certain malaise à ce sujet résultant principalement d'un manque de dialogue, avec une efficacité s'en trouvant ainsi réduite. 
P. Ninin met ces difficultés relationnelles sur le compte de la pression. Désormais, les tensions sont apaisées et chacun fait preuve de vigilance.
Cette tension inhabituelle provenait de l'importance et de la complexité des projets en jeu.
Une analyse des faits, une fois la pression retombée, permettra de retirer un certain nombre d'enseignements. Globalement, le volume de travail s'est avéré plus important que prévu, pour des effectifs extrêmement limités.

Un point est ensuite effectué sur le démarrage de la machine :

• Ventilation / désenfumage : Il a été convenu lors d'une réunion avec les divisions TIS et SL que les installations de ventilation / désenfumage seraient en fonctionnement à partir du 30/6.
  Des tests de fumée se sont déroulés jeudi dernier. Ils ont mis en évidence le bon fonctionnement des détecteurs mais des difficultés au niveau du contrôle d'accès et de la ventilation. L'échec des tests avec caisson provient côté CV d'un dysfonctionnement des relévateurs à l'intérieur des conduites de refoulement des trois ventilateurs. P. Ciriani suggère d'installer des relévateurs optiques.
  Des derniers tests devront être réalisés le 28/06, avant la fermeture de la machine. P. Ciriani rappelle que la division TIS donnera l'autorisation de démarrage de la machine en fonction des résultats des tests dans les conditions convenues.
• Côté électrique : L'installation est en service depuis la semaine passée. Le seul problème à souligner est une défaillance dans une des deux réactances qui a pu être palliée, mais pas réparée. J. Pedersen insiste sur l'obsolescence de ces appareils et précise que si le groupe EL dispose actuellement d'une réactance en réserve, ceci ne sera plus le cas à partir de la mise en fonctionnement des lignes d'injection. En effet, les puissances demandées nécessiteront l'utilisation de la 3ème réactance. J. Pedersen consignera toutes ces considérations dans une note technique.

P. Ninin lance ensuite la discussion sur les problèmes de hubs de communication non secourus qui tombent lors de chaque déclenchement électrique. Ce problème doit être soulevé au Control Board qui régit la politique CERN en la matière. Sa position est actuellement la suivante : les systèmes de communication ne doivent pas être considérés comme des systèmes de sécurité mais uniquement comme un maillon d'un système de sécurité, ce qui est relativement ambigu. Il s'agit avant tout d'une question de principe : les réseaux de communication doivent-ils être secourus ou non ?
La question ne se pose pas pour les alarmes de niveau 3 qui sont secourues ou disposent de doublons. Par contre, pour les autres systèmes, chaque groupe a protégé individuellement ses réseaux, d'où la nécessité d'une politique générale en la matière.
P. Ciriani rappelle que les réseaux de communication se situent sous la responsabilité de la division IT. ST n'est impliquée que pour la mise en place d'un système de protection des réseaux de communication, en cas de demande par le Control Board. Il est vrai qu'en temps qu'utilisateur, la division ST peut faire pression sur les deux divisions responsables : TIS et IT.
P. Ninin précise que Le Control Board est "Advisory" et ne peut se substituer à TIS en matière de sécurité. Ce point est traité actuellement par Alain Chouvelon (TIS) qui est très préocupé par "les alarmes de niveau 3 informatiques qui ne sont pas transmises suite aux coupures électriques subies par les hubs". Par contre la division ST doit améliorer son service en matière de réseau assuré-secouru-UPS.

2.4. Politique de juste à temps pour le projet LHC

Si L. Evans a effectivement affirmé au dernier Management Board que "Time is contingency", il se réfère aux paiements, pas à la mise en marche du projet. Son idée est ainsi de diluer les paiements dans le temps tout en maintenant le calendrier prévu pour le projet LHC.

3. Point sur les six premiers mois de fonctionnement du contrat C168/ST (E. Sanchez-Corral)

Le contrat C168/ST a démarré le 1er janvier 2001. Le but de cette présentation est de faire le point au bout de 6 mois d'opération et de préparer les 6 prochains mois de contrat.

3.1. Généralités

Ce contrat est axé sur 2 services :

• opération et maintenance,
• développement de nouveaux systèmes.

Ses principaux utilisateurs sont les groupes AA, CV, EL, MO et SL/CO.

Le contrat a certes démarré le 01/01/2001 au lieu d'octobre 2000, mais du temps était vraiment nécessaire pour disposer d'une équipe compétente.

Les six premiers mois d'opération du contrat consistaient principalement à :

• acquérir les connaissances des systèmes, notamment au moyen de séances de formation sur chaque système,
• configurer MP5 et EDMS pour le suivi de la maintenance,
• préparer le plan d'assurance qualité,
• réviser le volume d'activité pour la partie opération et maintenance pour le mois de juillet.

Le plan d'assurance qualité a ainsi été élaboré par le contractant et été révisé par le CERN. Il sera appliqué à partir de juillet. Ce plan doit représenter une image fidèle de la façon de travailler, avec notamment une claire définition des responsabilités à tous niveaux, ainsi que les méthodes et la charge de travail concernant l'opération et la maintenance.

Les normes et procédures applicables ont été définies :

• normes ESA pour les projets,
• circulaire opérationnelle n° 5 pour la question de la sécurité d'utilisation des réseaux informatiques,
• procédure ST-MO sur les interventions sur les systèmes opérationnels,
• procédure d'intégration des équipements en TCR.

Les principaux outils utilisés sont :

• RAZOR : utilisé par ST-MO et planifié par ST-CV pour le projet Water 2000,
• MP5 : avec une intégration de la gestion du contrat dans l'environnement GMAO de la division,
• EDMS.

3.2. Services fournis

3.2.1. Opération et maintenance

La charge de travail est très variable en fonction du type de maintenance opérée. Des délais d'intervention, de même que des procédures d'utilisation de MP5 ont été définis.
Le suivi de la maintenance s'exerce par le biais de réunions hebdomadaires dans lesquelles les interlocuteurs des différents groupes impliqués sont présents. Ces réunions permettent d'analyser les problèmes, de généraliser les solutions adoptées entre les différents autres groupes et de rationaliser le travail. L'application MP5 est utilisée pour analyser les interventions, établir quelques statistiques et préparer la documentation technique applicable pour le contractant.

3.2.2. Développement de projets

La méthodologie adoptée suit les normes ESA avec différentes phases :

• définition des besoins de l'utilisateur et du planning,
• présentation de ces données dans le cadre du contrat,
• validation interne,
• envoi au contractant,
• présentation par le contractant d'une offre technique et financière,
• développement du projet suivant les différentes phases avec un document récapitulatif pour chaque phase,
• validation par le chef de projet,
• organisation de tests par le chef de projet,
• validation,
• application de deux années de garantie,
• acceptation finale avec possibilité d'intégrer la maintenance du système en question dans le contrat.

3.3. Bilan des activités

3.3.1. Opération et maintenance

La formation du contractant s'est faite progressivement et 13 des 18 systèmes prévus ont pu être pris en charge par GTD. Des différences notables sont à signaler par rapport au volume d'activité prévu dans l'appel d'offres. Les besoins semblent avoir évolué depuis et l'effort de formation nécessaire a été sous-estimé. Cependant le volume d'activité a notablement progressé durant les derniers mois.

3.3.2. Utilisation de MP5

Les systèmes à gérer ont été définis ainsi que le travail à effectuer. Une formation s'est déroulée en avril.
L'opération s'effectue actuellement sur une base test et la migration sur la base de production est prévue en juillet. Le contractant dispose d'une connexion depuis le Technoparc.
Désormais, toute demande auprès du contrat devra obligatoirement transiter par MP5.

3.3.3. Utilisation du contrat

E. Sanchez-Corral présente quelques données sur l'utilisation du contrat exprimées en nombre d'heures par rapport au volume prévu :

• moins de 50 % sur les trois premiers mois,
• en augmentation en avril,
• plus de 100 % depuis mai.

Une négociation s'est tenue en mai avec GTD. L'accord conclu prévoit la possibilité d'utiliser le volume non utilisé pour les petits projets, sachant que ce contrat est basé sur un prix forfaitaire pour la partie maintenance/opération.

3.3.4. Projets en cours

• Groupe CV : le projet COSPCU a démarré le 01/04 pour une durée d'enviro une année.
• Groupe AA : le projet PSAD qui a débuté en janvier a été partiellement terminé en avril, date pour laquelle il devait être livré. Quelques difficultés ont émaillé ce projet qui devrait finalement se terminer fin juin.
• Groupe MO : trois projets de petite taille sont en cours : SPS SmartGateway, DSEC, TDS.
• Groupe EL : un projet concernant les diesels est planifié de juillet à septembre.

E. Sanchez-Corral insiste sur la nécessité pour les groupes de tenir à jour les milestones des dates de projet, permettant ainsi au contractant de s'organiser.

3.4. Expérience acquise au cours de ces 6 premiers mois

Ces six premiers mois de contrat se sont caractérisés par la difficulté de démarrer l'activité d'opération et de maintenance, principalement à cause du peu de disponiblilité des interlocuteurs CERN pour réaliser la formation, du manque de documentation et de la complexité des systèmes en jeu.

En effet, avant de confier l'opération d'un système au contractant, une procédure stricte doit être suivie :

• définition des compétences nécessaires,
• formation,
• validation du transfert de connaissances,
• adoption d'une date réaliste pour le démarrage du service.

Des efforts de méthode s'imposent également pour les projets. Il est suggéré d'organiser des sessions de formation sur le standard engineering pour toutes les personnes impliquées. I. Bejar Alonso organisera cette session à l'automne.

Plus généralement, E. Sanchez-Corral regrette la faible participation des représentants des groupes tant aux réunions hebdomadaires qu'à la révision du plan d'assurance qualité. Elle rappelle que le plan d'assurance qualité a permis de déterminer les rôles et les responsabilités ainsi que les modes de communication, avec notamment l'utilisation d'EDMS.

E. Sanchez-Corral ajoute enfin que la compétence du contractant a désormais été démontrée, à condition que les projets soient extrêmement bien définis côté CERN. D'où la nécessité d'introduire une nouvelle procédure.

3.5. Perspectives

La prochaine réunion du contrat aura lieu le 28 juin. Elle a pour but :

• d'évaluer les 6 premiers mois de fonctionnement du contrat : formation, problèmes éventuellement rencontrés sur les systèmes maintenus, propositions d'amélioration,
• de préparer la réunion semestrielle sur le volume d'activité : chaque responsable de système devra préparer une description du travail envisagé pour les 6 prochains mois (nouveaux services ou services à arrêter).

Des efforts doivent encore être fournis sur les mesures de performance et l'établissement de priorités entre les différents systèmes.

3.6. Conclusions

E. Sanchez-Corral met en évidence l'intérêt de ce contrat pour tous les groupes :

• le contractant a démontré sa capacité,
• les mêmes méthodes et procédures sont utilisées pour toute la division,
• l'intégration et l'élimination de services dans le contrat est très facile.

Il est essentiel que chacun prenne ses responsabilités avec :

• un suivi des interventions demandées,
• une participation active aux réunions,
• une collaboration pour l'application du plan d'assurance qualité.

P. Ciriani tient à souligner le rôle important de E. Sanchez-Corral dans ce contrat. Bien qu'adjugé au moins disant, E. Sanchez-Corral a exigé la stricte application de la spécification technique, la formation du personnel et la mise en place du plan d'assurance qualité. Toute cette rigueur devrait porter ses fruits.
Ce contrat constitue en fait un outil dans lequel tous les groupes peuvent piocher directement, tout en sachant que la maintenance ultérieure pourra être assurée par ce même contrat. Il s'agit également de généraliser les méthodologies à toute la division. Dans ce cadre, E. Sanchez-Corral est chargée de coordonner la gestion du contrat dans l'intérêt commun et d'assumer la responsabilité vis à vis du contractant.
Le résultat au bout de 6 mois de fonctionnement du contrat est excellent et P. Ciriani invite les groupes à utiliser les services de ce contrat. De plus, maintenant que le stress du shut-down est passé, la participation des groupes aux réunions du contrat pourra être plus active.

4. Point sur les actions suite à l'Accident Board relatif à l'incendie au BA6

P. Ciriani fait le point sur les actions qui devaient être réalisées pour le 1er juillet :

• Procédure sur les alarmes de niveau 3 : fait et validé par H. Schönbacher.
• Incorporation des procédures pour le commissionning des équipements dans le document de gestion de projet : ceci devrait être effectif pour fin août.
• Procédure sur les précautions à prendre lors de la mise en service d'équipement non réceptionné : les règles générales CERN doivent être appliquées, en l'occurence la mise en oeuvre de mesures palliatives et l'établissement de consignes provisoires pour la TCR et les pompiers, ceci sous l'entière responsabilité du chef de projet. Une note sera préparée dans ce sens par C. Jacot et distribuée aux chefs de groupe, pour diffusion aux chefs de projet.
• Amélioration de la signalisation des équipements non coupés par un arrêt d'urgence : J. Pedersen s'est rendu au BA6 et a constaté que tous les équipements électriques étaient correctement signalés. Mais comme il s'agit de donner une réponse divisionnaire à la question, une nouvelle inspection sera réalisée par J. Pedersen et M. Wilhelmsson pour vérifier la signalisation des équipements de la division.
• Vérification que les installations de ventilation ne sont pas proches de sources de fumée : une analyse et une étude de solution ont été menées pour les accélérateurs LEP et SPS. Un ordre a été donné de mettre en place des gaines aux endroits stratégiques. Ceci devrait être réalisé lors du prochain arrêt de la machine.
• Procédure TCR prévoyant un arrêt des tests généraux en cas de situation anormale : cette procédure est en cours de finalisation, elle devrait être opérationnelle fin juillet.
• Rappel aux entreprises que le travail doit s'effectuer dans des conditions de sécurité, même en dehors des heures ouvrables : le formulaire "Avis d'exécution des travaux en dehors des heures et jours ouvrables du CERN" doit être utilisé pour tout travail en dehors des heures ouvrables et distribué à la TCR et aux pompiers.

Le prochain point sur cette question sera effectué au cours de la réunion des chefs de groupe du 28 août. A cette date, tous les points cités précédemment devraient être réglés.

7. Divers

7.1. Boursiers

L. Henny fait le point sur le dernier comité des Fellows. E. Vigo a été prolongée jusqu'à la fin de l'année et 2 boursiers ont été sélectionnés, respectivement pour les groupes CV et MO.

7.2. Présentation de la division HR sur la nouvelle structure des carrières

Cette présentation a reçu un bon accueil dans la division. Les chefs de groupe souhaiteraient disposer d'une copie des slides présentés par V. Hatton.

7.3. Avis d'Ouverture de Chantier informatisé

C. Jacot indique qu'une présentation sur l'Avis d'Ouverture de Chantier informatisé sera effectuée au cours d'une prochaine réunion des chefs de groupe.

Il rapporte par ailleurs qu'il a été signalé lors du dernier DSOC que le groupe AA effectue des installations d'équipement sans avis d'ouverture de chantier. Il faut savoir qu'un avis d'ouverture de chantier annuel du contrat a été établi.

S. Prodon

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