RÉUNION DES CHEFS DE GROUPE ST

Compte rendu n° 150 de la réunion du 10/07/2001

1. Approbation du compte rendu nº 149

Le compte rendu nº 149 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Feu au BA6

Suite au rapport de l"l'Accident Board", P. Ciriani informe que J. May demande un sommaire des travaux en cours. Une note sera établie mi-juillet  par P. Ninin et A. Kerhoas /TIS pour bilan provisoire.

2.2. Remarques de la division SL sur les prestations effectuées par ST

Les réponses doivent parvenir à R. Charavay et C. Jacot. Il serait souhaitable qu'un premier bilan soit effectué lors de la prochaine réunion des chefs de groupe.

3. Migration Windows 2000 (E. Sanchez-Corral)

Afin d'éviter tout problème de synchronisation entre les groupes, il a été demandé à E. Sanchez-Corral d'établir un état d'avancement du projet.

E. Sanchez-Corral retrace rapidement  l'évolution du projet.

• Une première présentation a eu lieu au mois d'avril de cette année dans le cadre du STTC.
• Des personnes ont été mandatées dans chaque groupe pour former le groupe de travail "ST Migration Task Force group". Les critères de migration ont été définis (configuration hardware, disponibilité des applications, personnel de support ST et IT formé et disponible, suivi de séminaires et cours par l'utilisateur, disponibilité de l'utilisateur avant, pendant et après la migration).
• La migration a débuté dans la division ST début juin, une fois que le feu vert ait été donné par IT. Le Groupe de travail s'était réuni à deux reprises, mi-mai pour définir clairement la stratégie (analyse de l'inventaire : PC obsolètes, ceux dont la mémoire devait être augmentée, ceux conformes; analyse des besoins en applications, s'assurer que le personnel de support informatique soit formé et disponible, s'assurer des ressources additionnelles pour ST dans le cadre du projet de migration W2000, assurer la formation des utilisateurs), et mi-juin pour vérifier que les personnes choisies répondaient bien aux critères de migration et étaient  prêtes pour tester cette nouvelle configuration. Une troisième réunion est programmée le 19 juillet pour faire l'analyse de l'expérience acquise et définir la suite du plan de migration.
• Un premier bilan des difficultés rencontrées fait état de l'utilisation limitée du calendrier et de l'agenda électronique (pas de simultanéité possible). IT cherche une solution pour remédier rapidement à cet inconvénient. Le problème le plus important se situe au niveau de MP5 (150 utilisateurs à la division ST). La nouvelle version est attendue pour septembre, des formes seront à reprendre, ce qui prendra un certain délai.

La question soulevée par P. Ciriani est de savoir s'il faut passer rapidement sur Windows 2000 ou s'il faut attendre. La discussion est ouverte : faut-il migrer alors que les outils ne sont pas prêts, tout en sachant que Windows 95 reste disponible jusqu'à fin 2002 ?

Les décisions suivantes sont prises :

• laisser tester les personnes "pilote" (18 en tout dans la division);
• ne pas migrer d'autre personne pour l'instant;
• le groupe de travail continue le suivi du projet et recensera tout éventuel problème au niveau des applications; E. Sanchez-Corral établira une liste des contraintes;
• la migration commencera réellement quand toutes les applications seront disponibles. Une information (avec planning) sera donnée un mois à l'avance par le groupe de travail à la réunion des chefs de groupe (à noter qu'une demi-journée par personne est nécessaire pour la migration).

4. Migration ST RAPIER vers MP5 (B. Vercoutter)

Tous les problèmes de codification dans la base de données sont réglés.

La migration ST/CV et ST/TFM/CV se termine :

• l'ensemble des données ont été revues et corrigées pour les deux groupes
• les procédures opérationnelles sont rédigées
• la revue des scripts et migration sont en cours (objets, travaux, stocks et historiques)
• le paramétrage MP5 est en cours
• l'attachement des équipements à la nouvelle arborescence reste à réaliser pour ST/CV
• la formation sera réalisée courant septembre.

Les derniers travaux à venir sont les suivants :

• Tester les connexions (fibre optique) avec Technoparc (août 2001)
• Etudier la migration MP5 version 5 vers version 6 (septembre 2001) pour permettre aux utilisateurs de migrer vers Windows 2000
• Améliorer les rapports et statistiques GMAO
• Intégrer les nouveaux utilisateurs.

P. Ciriani fait état de l'énorme travail accompli pour que l'ancienne situation RAPIER soit retrouvée. Il mandate B. Vercoutter d'organiser une verrée pour remercier tous les personnes ayant  participé à ce projet.

5. Situation des recrutements et rehiring (A. Charkiewicz)

Les différents postes vacants dans la disivion sont passés en revue :

• ST-CV-20001-111-LD : l'ingénieur technique choisi ayant refusé, un deuxième comité de sélection est en préparation.
• ST-EL-2000-122-LD : le comité de sélection est en préparation; ce poste sera donné à TFM.
• ST-CV-2000-157-LD : dans l'attente de l'acceptation du candidat retenu.
• ST-CV-2000-179-FT : la candidature de R. Principe a été approuvée par le LTCB.
• ST-MO-TC-2001-8-FE : le comité de sélection pour cet opérateur TCR a eu lieu; la décision n'a pas encore été prise.
• ST-CE-2001-13-LD : le board est en préparation (très peu de candidats).
• ST-CV-2001-16-LD : une candidate a été sélectionnée, le circuit d'approbation est en cours.
• ST-HM-2001-24-LD : deux candidats ont été retenus, de profils différents mais complémentaires.
• ST-MO-TC-2001-81-FT : le board est en préparation.

M. Alvarez / ST-MO et K. Andersen / ST-EL ont démissionné, leurs postes sont à renouveler.

Les postes de rehiring sont en préparation. Il faudra lancer le tout d'ici la fin de l'année.

6. Status report budget mi-2001 (B. Jenssen)

Pour ce qui concerne l'Opération d'ici fin 2001, le déficit est sous contrôle.

Concernant les projets, P. Ciriani demande aux chefs de groupe de regarder la situation des paiments afin de donner une image la plus précise possible à B. Jenssen pour les factures importantes. Concernant les contrats, il ne faudra pas oublier de se faire donner des factures à 90% pour les mois de novembre et décembre.

Toutes les informations concernant le budget sont disponibles sur le Web (Accès   page DI) : http://st-div.web.cern.ch/st-div/di/stdi.htm. Appuyer sur "Financial situation 2001" et utiliser le mot de passe deWindows.

7. Evaluation des coûts des bâtiments/équipements LHC en service en 2001

Un coût de maintenance (quelques %) est à évaluer pour les équipements mis en service dans les machines et zones expérimentales.

B. Jenssen et K. Foraz vont établir un tableau Excel comportant la liste des bâtiments en service. Les groupes devront donner le coût d'activité en mettant des chiffres (s'ils sont connus) ou un pourcentage de la valeur de l'équipement (s'il s'agit d'une estimation).

8. Divers (P. Ciriani)

• Une répartition du personnel devra être effectuée : activité de base, LHC (machine, zones expérimentales), recherche (expériences). Il faudra noter si des besoins sont nécessaires en support pour les expériences.
• P. Ciriani annonce que Sylvie Prodon a été retenue pour le poste ST-HM en vue du remplacement de A. Dagan. Elle s'occupera de toute la partie administrative et de la gestion des contrats.  E. Cochet la remplacera au secrétariat de division dès le mois d'août.
• Factures Natel : le nom des personnes ayant dépassé les 100 CHF de facturation a été donné aux différents chefs de groupe (si besoin, le listing est chez Evelyne). Un justificatif devra être remis à A. Scaramelli.
• Un coût d'exploitation future pour les expériences est demandé par le Directeur de la Recherche. Les coordinateurs des expériences (J. Inigo-Golfin pour ATLAS, J. Pedersen pour ALICE et E. Cennini pour LHC-B) doivent collecter les informations.

9. Organisation du secrétariat de division (E. Cochet)

Les secrétaires se sont réunies le 5 juillet dans le but d'organiser les secrétariats en fonction des plannings de congés d'été mais aussi suite à l'annonce du départ de Sylvie le 1er août pour le groupe HM.

Le secrétariat de division sera assuré par Evelyne Cochet. Ses tâches seront les suivantes : secrétariat du chef de division et de P. Ciriani, secrétariat du groupe DI, support administratif pour la division (frais scolaires, pages Web ST), organisation des réunions divisionnaires, secrétariat du ST Workshop, suivi des appels d'offres). E. Cochet souhaite recevoir une formation de la part de A. Perosino afin de pouvoir répondre à toute question administrative et remplacer Agnès en cas d'absence.

Le secrétariat ST-EL sera assuré par Maryse Claret. Une demande de personne en régie a été faite pour le poste de secrétaire dans le groupe ST-TFM.

Quelques aménagements ont été décidés :

• Les remboursements de voyage seront envoyés directement par les secrétaires de groupe à Riika Kalliokoski (ST-HM)
• Les heures supplémentaires seront également données directement à Riika Kalliokoski (ST-HM)
• Les copies des Home Leave (normal et additionnel) seront classés dans les secrétariats de groupe (et non plus au secrétariat de division).

Le problème des réunions a été exposé à la réunion des chefs de groupe. E. Cochet rappelle que Sylvie assistait à beaucoup de réunions mais qu'elle faisait   les compte rendus le soir tard à la maison et durant le week-end. D'autre part aucune secrétaire ne s'est portée volontaire pour remplacer Evelyne en cas d'absence.

Il est donc décidé que E. Cochet assistera à la réunion des chefs de groupe et prendra le compte rendu. En cas d'absence, c'est Sylvie qui la remplacera jusqu'au 15 septembre et après cette date ce sera la secrétaire ST-CV.

Pour la réunion STTC, P. Ciriani souhaite trouver quelqu'un qui assurera le secrétariat technique du comité..

Pour les réunions GSTC (TFM) et Comité du Site (CE), P. Ciriani demande aux groupes en charge de mandater une personne pour prendre le compte rendu.

E. Cochet s'occupe depuis le début de l'année des compte rendus de J. Inigo Golfin pour ATLAS. Pour la suite, la question est en suspens.

Les secrétaires de la division étant éloignées les unes des autres (bât. 54, bât. 57, bât. 35, site de Prévessin), E. Cochet souhaite les réunir environ une fois par trimestre pour maintenir un bon contact, faire le bilan des activités de chacune et discuter des éventuels problèmes.

E. Cochet