RÉUNION DES CHEFS DE GROUPE ST

Compte rendu n° 157 de la réunion du 25/09/2001

1. Approbation du compte rendu nº 156

Le compte rendu nº 156 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1 Projets 2002

La liste finale des projets 2002 ayant été rédigée dans une période budgétaire différente que celle que nous connaissons actuellement, les priorités seront redéfinies.

3. Résultat de la réunion du Comité des Finances (A. Scaramelli)

Les propositions de contrats faites par la Division ST ont toutes été approuvées.

Lors de la séance à huit clos qui a suivi le Comité des Finances, il a été décidé un Management Board extraordinaire le lundi 24 septembre suite à l'annonce du coût du projet LHC environ 20% plus élevé que le budget d'origine établi en 1996. A. Scaramelli montre les transparents présentés par le Directeur Général qui font état des suppléments nécessaires pour terminer le projet LHC et du message adressé aux chefs de division pour des mesures immédiates d'économie de coût. Le Chef du Projet LHC a décidé, suite à cette situation de crise, de bloquer, avec effet immédiat  et jusqu'à nouvel ordre, tous les engagements financiers de plus de 10 KCHF pour l'ensemble des divisions impliquées dans le Projet LHC.

La situation financière du Projet LHC va être examinée vendredi 28 septembre lors d'une session spéciale regroupant l'ensemble des Chefs de Groupe, Chefs de Division, DPO et Directeurs concernés. L. Evans attend de chaque groupe des propositions pour réduire les coûts ou reporter à plus tard l'achat et l'installation d'équipements qui ne seraient pas indispensables pour la première phase d'opération du LHC.

4. Budget 2002 (P. Ciriani)

Le tableau présenté par P. Ciriani montre une première réduction de 1,7 MCHF entre le budget 2001 et le draft du budget 2002. Une deuxième réduction de 4,4 MCHF est prévue pour le budget définitif. Les contrats de support industriel vont subir une baisse de 6% (régie réduite de moitié). Le plan de coupure touchera tous les groupes. Moins d'investissement également pour la maintenance lourde. Le pool de voitures devra être réduit de 10%. Des réunions à l'intérieur des groupes auront lieu pour redéfinir totalement les priorités au niveau des contrats et du support industriel.

5. Bilan démantèlement LEP (R. Charavay)

R. Charavay a donné à J. Poole le bilan budgétaire du démantèlement LEP. L'enveloppe pour les codes ST est bouclée avec une dépense inférieure à 2 MCHF par rapport à ce qui avait été prévu.

6. Organisation des chantiers (R. Charavay)

Une synthèse par point, plus les expériences, le SPS, le PS, Meyrin et Prévessin est présentée par R. Charavay. Le but est d'avoir une équipe géographiquement responsable. R. Charavay va faire le tour des groupes avec ce projet pour éventuellement le modifier ou le compléter et ensuite le valider.

7. Grille Chamonix 2002 (J. Inigo-Golfin)

La première ébauche de programme présentée par J. Inigo Golfin est largement discutée. Deux demi-journées seraient consacrées aux discussions-débats, une matinée aux présentations liées aux accélérateurs et une journée entière aux présentations liées au projet LHC. Plusieurs suggestions sont faites pour le dernier jour mais A. Scaramelli souhaite pour l'instant se réserver ce temps libre.

Suite aux discussions, cette grille sera mise à jour par J. Inigo Golfin et distribuée pour commentaires aux chefs de groupe.

Les personnes qui ne seront pas retenues pour une présentation feront un poster, plus un document qui entrera dans les proceedings. Une liste sera préparée par J. Inigo-Golfin.

J-L. Baldy et P. Ciriani se partageront le rôle de chairman lors des discussions-débats.

8. Plan de formation pour la Division ST (I. Bejar Alonso)

8.1 Rappel du rôle de Délégué Divisionnaire à la Formation (selon procédure administrative n° 16 : Formation)

Le DTO a pour mandat :

• de traiter les questions relatives à la formation au sein de la division, en vertu d'une délégation de pouvoir du chef de division;
• d'assurer le suivi des données relatives à la formation, recueillies au cours de l'entretien annuel, à la fois en évaluant la formation suivie au cours de l'année précédente et en appliquant les mesures prévues pour l'avenir en la matière;
• d'établir pour sa division un plan de formation annuel réflétant les orientations fixées dans le plan de formation du CERN et traduisant les besoins de la division dans les activités de formation prévues pour l'année suivante. Le plan prend en compte les résultats de la formation passée et l'évolution du personnel de la division et définit les besoins futurs prévisibles en matière de formation, sur la base des informations recueillies auprès des responsables de la division et lors des entretiens annuels, des entretiens initiaux, ainsi qu'auprès de toutes autres sources pertinentes.

8.2 MOAS - Rôle du Superviseur (selon procédure administrative n° 26 : Evolution de la carrière et reconnaissance du mérite)

La discussion relative au travail accompli pendant l'année de référence porte également sur la formation suivie au cours de cette période et sur ses résultats :

• Formation suivie pendant l'année de référence et résultats : chaque action de formation officielle doit être brièvement décrite en précisant son objectif. Le résultat de chaque cours ou séminaire doit être noté sous forme d'une évaluation, courte et précise, de l'effet qu'a eu la formation sur le travail du titulaire.
• Formation non suivie pendant l'année de référence : lorsqu'une formation prévue lors du précédent entretien annuel n'a pas été suivie, une brève explication sera fournie.
• Formation à suivre pendant l'année en cours : définition des actions de formation nécessaires en fonction des objectifs et des ressources.

8.3 Recommandations pour la formation future

• La formation devrait être discutée tout au long de l'année.
• Etablir la liste des besoins.
• Regarder les cours qui correspondent aux besoins.
• Fixer les objectifs, les priorités et la méthode d'évaluation.
• Donner les moyens de suivre ce cours fructueusement.
• Eviter de prendre des cours par "impulsion".

S. Weisz insiste sur le fait que le Service de l'Enseignement souhaite des spécifications précises pour établir une planification sérieuse de nos besoins (avec objectifs à atteindre et maximum de temps pour y arriver).

I. Bejar Alonso présente une première proposition de plan de formation individuel à remplir par le chef de groupe (ou le superviseur) avec la personne concernée. Ce document devrait permettre de faire le point sur le niveau actuel de la personne par rapport aux besoins réels et d'envisager, si besoin, une formation (au niveau des langues, de la communication, du management, des systèmes de gestion, de la sécurité, du domaine technique ou informatique). Ce document sera distribué électroniquement par I. Bejar Alonso aux chefs de groupe pour commentaires, modifications et suggestions.

8.3 Formation sur les accélérateurs

• Shut-down PS : série de conférences de janvier à février 2002.
• Conférences pour les étudiants universitaires : Introduction aux Accélérateurs de Particules par E.J.N. Wilson les 1, 2, 3, 4 et 5 Octobre de 10:00 à 12:00 (également disponible sur le Web).

8.4 Formation pour Chamonix 2002

Voici les propositions :

• Faire des présentations ?
• Faire des posters ?
• Présider une réunion ?
• Ecrire des documents en anglais ou en français ?

Une fois le programme de Chamonix établi, les participants pourront s'inscrire auprès de I. Bejar Alonso.

9. Divers

9.1 Nouvelle structure de carrière

A. Charkiewicz demande si la Division ST souhaite inviter V. Hatton pour une présentation. A. Scaramelli voudrait surtout l'entretenir sur la compilation des documents car le nouveau formulaire MOAS est compliqué : séparation de la description et de l'appréciation, matrice à remplir, justification écrite de tout.

9.2 Procédure pour les demandes de transport

HM a le support de J. Ferguson et J-M. Saint-Viteux de la division AS pour que cette procédure soit rapidement mise sur pied

                                                                                                                                                                                                               E. Cochet