RÉUNION DES CHEFS DE GROUPE ST

Compte rendu n° 160 de la réunion du 23/10/2001

1. Approbation du compte rendu nº 159

Le compte rendu nº 159 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. ST Workshop 2002

Le ST Workshop 2002 se déroulera finalement dans la salle communale d'Echenevex. Les déjeuners seront organisés sous forme de buffet.
La liste des participants sera établie lors de la prochaine réunion des chefs de groupe. Quant au planning, la matinée du jeudi avec les invités extérieurs et l'après-midi du mercredi consacrée à la physique et aux expériences doivent encore être organisés.
Ce point sera mis à l'ordre du jour de la prochaine réunion.

3. Présentation du formulaire EDH de demande d'intervention transports-manutentions (S. Prodon & J. Purvis)

S. Prodon expose tout d'abord les raisons qui ont conduit à la mise en place de ce formulaire EDH. Le contrat de transport ST-HM sera transformé prochainement en contrat à obligation de résultat ce qui implique une rémunération au transport effectué plutôt qu'aux heures passées. Dans cette optique, et compte tenu des volumes en jeu (16'000 bons d'intervention, 1'000 locations et 500 déménagements par an), un outil informatique type EDH s'avère indispensable pour le suivi du contrat. Ce formulaire facilitera en outre la planification des opérations de transport en imposant une définition claire des prestations demandées (lieux de chargement et de déchargement, dimensions, précautions à prendre, assurance, etc.). S. Prodon précise que le formulaire EDH n'est qu'un moyen d'initialisation du processus de transport et qu'un outil informatique de logistique ainsi que des procédures de transport associées seront également mises en place.
Outre ces besoins purement ST-HM, des demandes complémentaires ont été formulées tant pour la traçabilité INB que pour la traçacilité d'installation des équipements LHC.

Les premières discussions s'axent sur la responsabilité de déchargement des camions et les préavis engendrés par le formulaire EDH. Par principe, il doit être indiqué dans les spécifications techniques que le déchargement est à la charge du contractant. Il s'agit non seulement d'une question financière mais aussi d'une question de responsabilité.

J. Purvis présente ensuite la logique régissant les applications logistiques existant au CERN :

• EDH : outil de contrôle et d'approbation,
• SIRIAC : outil d'organisation de transport et de traçabilité avec des standards paramétrables,
• BAAN : application de gestion d'entreposage.

En outre, des liens sont prévus avec les données de la division SPL et le système comptable (pour les assurances).

J. Purvis enchaîne sur une démonstration du prototype de formulaire EDH par lequel toutes les demandes de transport devront désormais transiter https://aisws5.cern.ch/servlet/cern.edh.TransportRequest.Servlet.TransportRequestServlet

En matière d'assurance, la couverture CERN comprend les opérations de chargement, transport et déchargement. Le coût estimé de cette assurance supplémentaire, qu'il est possible de souscrire au-delà de 100'000 CHF, figure dans le formulaire EDH. Il ne faut cependant pas perdre de vue que 99 % des demandes de transport sont couvertes par les 100'000 CHF assurés par DBS.

La prochaine étape consiste dans une présentation du formulaire EDH au CLA, puis auprès des différentes divisions utilisatrices. L'acceptabilité de ce nouveau système par les utilisateurs sera en fait un point critique. L'objectif est de disposer d'un système opérationnel en janvier 2002.

4. Appels d'offres de plus de 200 KCHF (B. Jenssen)

B. Jenssen présente la liste des appels d'offres de plus de 200 KCHF à annoncer au prochain Comité des Finances de décembre 2001 :

• système de détection feu,
• projet RAMSES (Radiation Monitoring System for Environment and Safety),
• CTF3 : blindage en acier sous le plafond du LIL,
• UX25 fondation pour ALICE : ce projet ne sera lancé qu'une fois le financement bouclé,
• CTF3 : extension du bâtiment 2013,
• rénovation du système de contrôle des stations de refroidissement Est et Sud PS,
• rails d'alimentation,
• maintenance des équipements de transport et de manutention,
• véhicules électriques,
• maintenance des véhicules lourds,
• location de grues et de nacelles.

5. Évolution des compléments ST pour la période après LHC (B. Jenssen)

B. Jenssen présente tout d'abord la courbe des compléments jusqu'en 2008. Il apparaît que les effectifs de la division doivent passer de 250 personnes actuellement à 197 personnes en 2008, soit une baisse d'effectif de 20 %.

Quelques autres graphiques sont ensuite exposés :

• la distribution par age et par catégorie professionnelle,
• la situation des PPAs en 2008 lors de l'exploitation du LHC et comparaison avec la situation actuelle,
• un tableau récapitulatif des besoins en fonction des catégories et les possibilités de recrutement inhérentes,
• la distribution des ages en 2008 selon différentes hypothèses.

6. Training Plan 2002 (I. Bejar Alonso)

Le premier point évoqué par I. Bejar Alonso est le tableau à compléter pour élaborer le training plan. Ce masque est applicable à toutes les personnes et basé sur les fonctions et les objectifs professionnels. Il permet de mettre en évidence les besoins en formation (plutôt que dans un cours particulier) de chaque individu.
I. Bejar Alonso présente les suggestions reçues des différents groupes suite à l'introduction de ce tableau.

Elle évoque ensuite les moyens mis en oeuvre en la matière dans d'autres divisions, en particulier le système informatique mis en place dans la division PS. L'interface développée permet une mise en valeur des informations figurant dans HRT et, pour chaque compétence, met en évidence les cours à disposition.
Cet outil permet aux chefs de groupe de disposer pour chaque personne des informations suivantes :

• informations générales,
• cours demandés et suivis,
• planification des compétences pour le futur.

Ce système informatique sera examiné au cours du prochain TEC et pourrait être élargi aux autres divisions.

Enfin, en ce qui concerne la politique CERN en matière de training extérieur diplômant, un groupe de travail a été mis en place au sein du TEC.

7. Suivi de l'organisation des chantiers (R. Charavay)

R. Charavay présente la structure mise en place dans chacune des 6 zones définies avec les personnels de chaque groupe impliqués et le porte-parole de zone :

• Zone A : points 4 et 5,
• Zone B : points 6, 7, 8 et TI8,
• Zone C : points 1 et 1.8,
• Zone D : points 2, 3.2, 3.3 et TI2,
• Zone E : Meyrin et Prévessin,
• Zone F : SPS et PS.

Il est convenu qu'une variante de ce tableau axée sur les zones ABCD et non sur les groupes sera établie.

Des remarques sont formulées quant à la composition des zones E et F. Il apparaît ainsi d'avantage de synergie entre :

• Meyrin et PS, 
• Présessin et SPS.

La prochaine étape consiste à définir les mandats de chaque intervenant. L'objectif est de disposer dans chaque zone d'une baraque de coordination dans laquelle un certain nombre d'informations seront disponibles, parmi lesquelles :

• la liste des travaux en cours,
• un cahier avec la liste des entreprises intervenant sur le site.

Cette structure sera présentée à l'organisation de l'installation LHC.

R. Charavay profite de sa présence en réunion des chefs de groupe pour rappeler que les entreprises contractantes doivent rendre les masques biocell et les films-badges.

Enfin, le document LHC-PM-IP-0001 "Organisation des travaux d'installation du LHC et de ses expériences" sera mis en circulation auprès des chefs de groupe, pour commentaires.

8. Divers

8.1. Séminaire ST : bibliothèque

I. Bejar Alonso rappelle l'adresse de la bibliothèque virtuelle pour ST : http://weblibdev.cern.ch//Home/ST_Collection/. Ce site permet d'obtenir les documents suivants :

• proceedings des Workshops,
• normes à disposition au sein de la division et accès à d'autres librairies qui peuvent les emprunter,
• journaux et publications techniques,
• notes de coupure sur EDMS.

8.2. Radiation Safety Officer

R. Charavay propose la nomination de E. Cennini en tant que RSO (Radiation Safety Officer) de la division étant donné que les discussions au sein de ce comité tournent essentiellement autour du contrôle d'accès. Cette proposition est acceptée.

S. Prodon

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