167

CERN/ST-DI/ec (2002-055)

14 février 2002

RÉUNION DES CHEFS DE GROUPE ST

Compte rendu n° 167 de la réunion du 12/02/2002

Présents	:	J.L. Baldy, P. Chevret, P. Ciriani, E. Cochet, C. Jacot, P. Ninin, J. Pedersen, B. Pirollet, I. Ruehl, A.Scaramelli
Invitée	:	E. Sanchez-Corral / ST
Excusés	:	A. Charkiewicz / HR - M. Wilhelmsson / ST

1. Approbation du compte rendu nº 166

Le compte rendu nº 166 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1 Workshop Services Généraux LHC

A. Scaramelli souhaite avoir une idée des présentations qui seront faites par les participants de la division lors de ce Workshop qui se tiendra le 26 mars toute la journée. Il propose d'inviter ces speakers au STTC du 5 mars afin que celui-ci serve de passerelle de préparation et que les sujets soient discutés dans leurs grandes lignes.
B. Pirollet précise qu'une répétition générale pour tous les speakers a été fixée au 19 mars.

3. Support Web - Plan d'actions (E. Sanchez-Corral) (voir memo et planning)

3.1 Composition du ST Web Support

E. Sanchez-Corral (aidée par F. Skaar) et I. Bejar Alonso sont les Web masters de la division.
E. Cochet et C. Bieri sont les secrétaires Web de la division.

En accord avec les chefs de groupe présents, un Web master par groupe a été nommé. Celui-ci pourra si besoin demander assistance à la secrétaire de groupe. Il est souligné que cette fonction de Web master doit être incluse dans le MAPS.

DI Web master	K. Foraz
CE Web master	T. Watson
CV Web master	L. Annila
EL Web master	G. Burdet
HM Web master	S. Prodon
MA Web master	F. Skaar
TFM Web master	J. Garcin

Le ST Web Working Group comprendra les Web masters de la division ainsi que ceux des groupes.

3.2 Définition du mandat du ST Web Support et responsabilités

Tâches	Responsables
Redéfinir les templates Web de la division	Web masters de la division avec l'accord de Web masters des groupes
Créer et maintenir les pages Web (à l'exception des pages des Groupes et des Sections) selon la stratégie Web définie par la division	Web masters de la division + Secrétaires Web ST
S'assurer de la cohérence du site ST et et de sa consistance	Web masters de la division
Support opérationnel et lien au service IT/Web	Web masters de la division
Créer et maintenir les pages des Groupes et des Sections selon la stratégie Web définie par la division	Web masters des groupes (avec l'aide du ST Web support si nécessaire)
Administration du site Web : définir et maintenir les droits d'accès et la structure du site	Web masters de la division
Maintenance mensuelle du site Web ST : - détecter et rétablir les liens rompus - détecter et supprimer les fichiers inutilisés - nettoyer la structure du site	Web masters de la division
Mise à jour bi-annuelle du site Web ST : - s'assurer de cohérence et de la consistance : information, navigation - s'assurer que la stratégie définie par la division est bien suivie (utilisation des templates...) - s'assurer que les pages de la division ST se situent dans un site unique (celui du ST)	Les Web masters de la division lancent et suivent l'opération. Ils implémentent les actions appropriées mais dans les pages des Groupes où les Web masters des groupes interviendront.
Définir et publier les règles d'écriture de la division, les recommandations et les lignes directrices	ST Web Working Group
Fournir un support technique aux groupes ST (sur demande)	Web masters de la division
Créer et maintenir des pages ST Web Support : publier les services, la stratégie Web de la division	Web masters de la division
Conduire les réunions du ST Web Working Group	Web masters de la division
Participer aux réunions du ST Web Working Group	Web masters des groupes ST

3.3 Processus d'approbation

Une fois définis, les templates de la division seront approuvés par la Direction ST.
Les nouvelles pages Web ne seront publiées qu'après avoir été en premier lieu approuvées par le Web master de la division et ensuite par la Direction ST.
Les pages des groupes seront vues par le Web master du groupe et approuvées par le chef de groupe correspondant avant d'être envoyées au Web master de la division.

3.4 Campagne de mise à jour 2002

Préparer les templates (division, groupe, section, projet, service) qui seront utilisés dans les pages de la division (Web masters de la division, à l'intérieur du ST Web working group)
Vérifier la validité et la consistance de toutes les pages Web (Web masters de la division) et effectuer les changements appropriés (Web masters de la division et des groupes)
Restructurer et nettoyer (Web masters de la division et des groupes)
Délai pour la mise à jour de cette campagne du 1er semestre 2002 : 16 avril 2002.

4. POST MORTEM ST WORKSHOP 2002

A la suite du STTC du 5 février 2002, A. Scaramelli a souhaité que les personnes présentes expriment leur opinion quant au déroulement du Workshop ST qui a eu lieu du 28 au 30 janvier 2002.
E. Cochet a préparé une synthèse de ce tour de table et la présente aux chefs de groupe.

4.1 Logistique

Bien dans l'ensemble
Salle spacieuse, agréable
Gros avantage : frais réduits (pas de location de salle)
Prévoir des micros mobiles pour les discussions
Compacter l'auditoire plus devant quand la salle n'est pas remplie
Traiteur : simplifier, demander plus de qualité, moins de variété, et un meilleur café !

4.2 Ambiance

Détendue, pas de stress, temps bien réparti
Bonne participation (due à la proximité de la salle d'Echenevex)

4.3 Posters

Bons globalement
Rétablir le prix pour le meilleur poster
Ne pas les faire pendant les pauses, leur consacrer du temps pour en profiter suffisamment

4.4 Présentations

De bonne qualité
Alternance de sujets variés, tous intéressants ("le meilleur Workshop qui soit")
Bonne introduction de choses nouvelles (ex : contrat Facilities Management)
Présentations intergroupes (présentation en commun pour un même projet) bien perçues, à encourager l'année prochaine et à étendre pourquoi pas aux posters
Peu de discussions post-présentations

4.5 Discussions-débats

Très bonne initiative, idée innovatrice (ce n'est qu'une première étape)
Plus de préparation pour le présentateur pour solidifier le débat (certaines discussions difficiles à gérer)
Certains débats plus riches que d'autres, mais tous positifs
Souhait de plus de participation et d'une meilleure collaboration entre les groupes
Ne pas faire deux débats dans la même session
Souhait de conclusions claires, d'un suivi, mais il est reconnu difficile de tirer immédiatement des enseignements, d'où l'idée de A. Scaramelli de faire une session de "debriefing" (concrétiser ce qui a été discuté en fixant des objectifs, les suivre et les vérifier l'année suivante).

4.6 Interventions extérieures

Bien appréciées par l'ensemble des participants

4.7 Présence du Directeur Général

Ressentie comme un temps fort, un témoignage de sympathie, d'encouragement et de confiance.
Regret de l'accueil un peu timide.

5. SUIVI DES MESURES DUES AUX RESTRICTIONS BUDGETAIRES

P. Ciriani voudrait s'assurer que les groupes aient pris les mesures nécessaires suite aux restrictions budgétaires, à savoir que les personnes en prestation de service devant quitter le CERN soient averties avec un préavis de 3 mois et que les entreprises aient connaissance des prestations qui leur seront enlevées.

Il montre en exemple un mémo de R. Nunès adressé à la direction de la division indiquant la liste des services de sa section qui ont été supprimés ou réduits avec les conséquences que cela implique et les économies réalisées. Il demande aux chefs de groupe de procéder de la même manière pour les changements opérés dans leurs contrats, avec également une analyse des conséquences.

6. DIVERS

6.1 Fellows et Technical students

I. Bejar Alonso précise que le quota des fellows pour la division ST a passé de 19.5 à 37.5 mois/homme par année. Le changement est dû à une redistribution du
quota (18 mois/homme sont passés du secteur accélérateurs à la division ST).
Les 18 mois supplémentaires serviront cette année à couvrir les 36 mois déjà engagés (ST a 3 fellows actuellement) et nous permettront de sélectionner un fellow au
comité de juin. Ce fellow pourra commencer à partir du mois de novembre.
Du fait des coupures dans le budget matériel, les quotas pour les Technical students ont été sévèrement touchés. Pour permettre l’élection d’étudiants cette année, il a été décidé de transférer la part du budget alloué aux Scientific associates au programme des étudiants techniques. Le transfert global de 520 kCHF permettra à la division ST de sélectionner un étudiant au comité d’avril ou d'en sélectionner deux au comité de septembre.

6.2 Session de debriefing post-Workshop 2002

Après discussion, il est décidé que cette session se ferait en présence d'une vingtaine de personnes. Chaque groupe invitera deux à trois personnes (les noms devront être communiqués à Evelyne). La date choisie reste à définir (probablement un mardi après-midi, à la place d'un GLM).

E. Cochet

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