RÉUNION DES CHEFS DE GROUPE ST

Compte rendu n° 172 de la réunion du 04/06/2002

1. Approbation du compte rendu nº 171

Le compte rendu nº 171 est approuvé.

2. Proposition pour le leasing des PC portables (F. Skaar) (voir présentation power point)

F. Skaar a fait une étude sur la situation actuelle en matière d'ordinateurs dans la division (renouvellement du parc ces cinq dernières années, coût d'achat d'un ordinateur standard et d'un ordinateur portable neufs, coût estimé par année) et sur l'alternative du leasing des ordinateurs portables (en relation avec la division IT et sur recommandation de la division SPL).

L'objectif avec le leasing de l'ordinateur portable est, selon F. Skaar :

• réduire l'investissement annuel pour les ordinateurs et améliorer le cash flow
• permettre aux utilisateurs qui possèdent un ordinateur de bureau + un portable de n'avoir plus qu'un portable
• donner une plus grande flexibilité de travail (l'utilisateur peut travailler à la maison, prendre des notes en réunions, l'utiliser en voyages d'affaires, se relier à des PLC etc..) et l'utilisateur peut continuer à avoir accès à ses documents et applications
• les ordinateurs portables sont préparés pour une connexion sans fil de raccordement au réseau, ce qui signifie que vous ne devez pas apporter avec vous un câble de réseau. Le réseau sans fil est déjà  mis en application dans quelques secteurs au CERN.
• La division IT ne prendra pas de supplément pour ce service de leasing (elle enverra un document décrivant la solution de leasing à toute la division).

L'ensemble des participants n'a pas vraiment trouvé d'intérêt à cette solution de leasing sur 4 ans proposée par IT, qu'il trouve inappropriée au profil de la majorité des utilisateurs ST. La politique actuelle de la division étant de renouveler le quart du parc chaque année, tous les ordinateurs sont renouvelés sur une période de 4 ans. Il est estimé à environ 15% le nombre de personnes (principalement dans le groupe MA) qui pourraient justifier de l'utilisation de modèles toujours très performants. La possibilité d'un leasing direct avec une firme extérieure, sur une période de 18 mois, existe et pourrait être envisageable pour ce personnel.

3. Coût d'intégration des alarmes en TCR (U. Epting)

Suite à la crise budgétaire, les groupes vont devoir payer les coûts d'intégration de leurs équipements dans la salle de contrôle dans un but de surveillance (voir description détaillée de l'intégration des alarmes et autres signaux, ainsi que le mode de calcul de coût sous : http://stmoin.home.cern.ch/stmoin/TCDcost/TCR_equip_integr.htm

Ce système est jugé intéressant, il permettra de sensibiliser chacun et d'éviter les avalanches de demandes. P. Ciriani précise que le calcul des coûts doit être transparent et qu'aucun bénéfice ne sera réalisé.

4. LHC Work Packages

A. Scaramelli fait le tour des groupes pour connaître l'état d'avancement de leur contribution au projet LHC.
P. Ciriani rappelle que le cost to completion n'est pas le coût final (par exemple le génie civil doit payer les indexations) et qu'un chapitre ad'hoc doit expliciter tout ce qui n'est pas couvert. Il montre aussi ce qu'est l"earned value" pour un projet sous l'adresse : http://www.acq.osd.mil/pm/

Une discussion s'engage ensuite sur les "Work units". J. Pedersen, qui est pour l'instant le seul à avoir rencontrer L. Evans, P. Proudlock et P. Bonnal à ce sujet, explique que les groupes devront, pour contribuer au "Financial reporting" :

• définir les Work units  pris en main par la division ST
• fournir un suivi clair et régulier des paramètres suivants :
• valeur planifiée (côut estimé et autorisé d'un Work unit)
• valeur actuelle (la progression en termes de valeur ajoutée au projet à n'importe quel moment, exprimée en pourcentage de la valeur planifiée)
• engagements
• paiements
• ressources utilisées pour ces Work units (contrats type Fou C, support industriel (contrat de type S), personnel titulaire CERN
• s'assurer que tout ce qui est entrepris est nécessaire et réalisable.

Cette tâche devra être faite aussi par CV, HM et MA. Le groupe DI devra contribuer en élaborant des templates et en aidant à l'harmonisation de la définition des work units. Le DPO devra fournir l'information concernant les engagements. L'unité OPC devra donner l'information relative au planning des work units et à l'avancement sur le terrain. Finalement il sera nécessaire que pour  tous ces Work units soient définies les limites techniques, financières et de planning.

Cette tâche est-elle réaliste si l'on considère les contraintes temporelles imposées par le LHC ? C'est la question que se pose les chefs de groupe à la fin de la présentation de J. Pedersen. Pour clore le débat, A. Scaramelli décide d'inviter au prochain GLM P. Bonnal, P. Faugeras et R. Saban.

5. Budget 2003

Il est demandé aux chefs de groupe d'examiner de façon critique, d'ici la 2ème semaine de juillet, les travaux de consolidation à réaliser et d'en établir une liste. Pour septembre, ils devront préparer un rapport précisant, pour chaque ligne, les conséquences (risques) si les travaux ne sont pas faits, ainsi que le coût de réalisation.

B. Jenssen présente le draft du budget 2003, qui est de l'ordre de 35 MCHF.

                                                                                                                                                                              E. Cochet

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