RÉUNION DES CHEFS DE GROUPE ST

Compte rendu n° 174 de la réunion du 16/07/2002

1. Approbation du compte rendu nº 173

Le compte rendu nº 173 est approuvé.

2. Matters arising

2.1 Membres du nouveau panel MAPS

J-L. Baldy est le nouveau chairman de ce comité, J. Pedersen devient nouveau membre et U. Epting est reconduit.

2.2 Elargissement du mandat de I. Bejar Alonso

A. Scaramelli annonce qu'il a demandé à I. Bejar Alonso de s'occuper de la partie logistique des contrats, à savoir vérifier que dans l'environnement de la division tout se passe correctement, que les réunions trimestrielles sont faites et veiller à éviter toute discrépance entre le planning technique et le planning financier.
Pour répondre à une question posée par un chef de groupe concernant le rôle du DPO dans ce contexte, A. Scaramelli souligne que le DPO effectue une vérification a posteriori.

3. Point sur la mise en place du contrat FM (P. Pepinster)

3.1 Nettoyage

C'est le domaine le plus sensible actuellement car le nouveau contractant a de gros problèmes d'organisation du travail liés aux plans d'interventions non finalisés et au personnel insuffisant. Un plan d'action a été mis sur pied et les priorités sont données selon l'ordre suivant : les sanitaires, les cuisines/restaurants, les lieux publics, les bureaux, et enfin les halls/stockages.
Des renforts sont attendus dès la fin de la semaine pour pallier aux retards accumulés et rattraper le niveau.

3.2 Déchets

• Ramassage et évacuation des déchets : le problème d'accès aux sites LHC a été réglé. Tout est maintenant  normalisé. L'installation des compacteurs est définie pour Meyrin, celle pour Prévessin est en cours.
• Assainissement : quelques problèmes rencontrés au niveau de la manutention des citernes dans le LHC, à régler avec le groupe HM.
• Espaces verts - voiries : le sous-traitant est en cours de mise en route.

3.3 Technique

• Ascenseurs : ok
• HVAC, électricité, génie civil : pas de problème majeur à ce jour.

3.4 Sûreté

Rien à signaler, c'est la continuité par rapport au passé.

3.5 TPA (Travaux à Procédure Accélérée)

Cela concerne les demandes de travaux pour un montant maximum défini par rapport à l'activité en question.
A. Scaramelli ne souhaite pas que les appels arrivent directement chez le contractant comme c'est le cas actuellement. Les décisions doivent être entre les mains du CERN. Il a été décidé de revoir la procédure des TPA.

En conclusion, il est reconnu que la période de recouvrement est difficile (connaissance insuffisante du site, effectifs incomplets) et que la mise en place va demander au moins 3 mois pour atteindre un niveau de prestations normal. Le groupe FM espère une prise en charge stabilisée vers le mois de septembre, après quoi des indicateurs de performance seront utilisés pour évaluer le niveau des prestations.

4. Mise en production des nouvelles pages Web ST (E. Sanchez-Corral)

Eva Sanchez-Corral fait le point avant la mise en production prévue vendredi 26 juillet. Quelques modifications et améliorations seront encore apportées à la Home Page de la Division. Des mises à jour seront effectuées dans les pages Projets LHC, Projets divisionnaires.
A. Scaramelli souhaite que les photos présentées soient bien coordonnées entre les différents groupes; J-L. Baldy accepte que ce soit une personne du génie civil qui s'occupe de leur insertion dans le Web.
Il a été décidé de supprimer le ST-Info qui n'avait pas de réelle utilité, les informations étant disponibles sous "Mandate et Main activities" de chaque groupe.

5. Annonce des MS et IT supérieurs à 200'000 CHF au Comité des Finances de septembre

L'annonce sera préparée par E. Cochet, d'après les informations fournies par les chefs de groupe :

CE

• Un bâtiment enterré sera construit pour héberger la sous-station électrique du 513. Coût : 450'000 CHF. Budget : IT. Responsable technique : J. Miranda. Délai : juin 2003.

CV

• Le MS pour les canalisations pour le Point 4 est sorti en juillet, l'appel d'offres est prévu pour décembre 2002. Coût : 2.4 MCHF. Responsable technique : B. Pirollet.

EL

• L'appel d'offres pour la fourniture et l'installation des systèmes de fibres optiques pour le LHC sortira en octobre 2002. Coût : 10 MCHF. Responsable technique : L.K. de Jonge.
• L'appel d'offres pour la fourniture et l'installation de tubes et câbles refroidis est prévu pour septembre 2002. Coût : 5 MCHF. Responsable technique : JC. Guillaume.
• Un nouveau MS pour la fourniture de 2 UPS pour la division IT est prévu en octobre 2002. Coût : 1.5 MCHF. Responsable technique : A. Funken.

HM

• L'appel d'offres pour un pont roulant pour TCC4 - Neutrino CNGS va sortir en septembre 2002. Coût : 1'1 MCHF. Responsable technique : C. Bertone.

6. Budget

B. Jenssen expose la situation financière de la division au 16.07.2002.

Les engagements s'élèvent à 8'238 MCHF pour un budget de 8'815 MCHF pour les petits projets ST et le projet de l'eau 2000.

Les dépenses sur le budget projet LHC se montent à ce jour à 61'803 MCHF pour un budget de 94'970 MCHF. La division ST est en dialogue avec la division LHC et le département des finances pour changer le profil du budget ST-LHC pour 2002 et les années futures.

Les dépenses pour CNGS s'élèvent à 5'613 MCHF pour un budget total de 13'600 MCHF.

Tout le budget LHC-exploitation a été maintenant distribué aux groupes.
Le budget d'exploitation de la division est de 27'865 (budget propre) + 5'740 (LHC expl.) = 33'605 MCHF.
Le budget d'exploitation de chaque groupe (y compris le budget exploitation LHC) doit être respecté car la marge de manoeuvres est très faible.
Le niveau d'engagement est de 25'6 MCHF + environ 8 MCHF dans le circuit = 33'6 MCHF, ce qui signifie que l'on s'approche du plafond.

7. Divers

7.1 Habilitation pour les interventions dans les sous-stations électriques

TIS doit dire quel est le niveau requis pour être formellement en ordre en cas d'intervention à proximité d'une sous-station électrique, que ce soit par exemple pour du nettoyage, une intervention sur un climatiseur, un problème de grutage, etc. Cette exigence sera aussi étendue aux contractants.

7.2 Biens de l'ancien groupe ST-TFM

Les voitures du personnel TFM ont été rendues, une discussion aura lieu sur leur destinée.
A. Scaramelli rappelle aux personnes qui ont ou doivent quitter la division que les meubles sont les biens de la division et qu'ils ne doivent en aucun cas être déménagés.
Pour ce qui est des ordinateurs, un accord pourra être trouvé avec la nouvelle division, moyennant compensation monétaire.
Le code budgétaire du nouveau groupe/division devra être transmis à JP. Raphoz pour l'abonnement du téléphone portable.

                                                                                                                                                                                   E. Cochet

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