Présents : J. L. Baldy - R. Bellone - A. Charkiewicz -  P. Ciriani - P. Chevret - A. Lecomte - S. Prodon - J. Roche - E. Sanchez-Corral - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Excusés : R. Charavay

1. Adoption du compte rendu n° 17

• Page 2, point 3 "Rapport de la réunion de secteur sur Manpower Planning", la dernière phrase du 2ème paragraphe devient : " La courbe qui représente les besoins est supérieure à celle du plan à cause des remarques des chefs de groupe ; la division est engagée dans les projets dès maintenant".

• Page 3, point 4 "Statement pour tous les contrats", le message à diffuser est le suivant : "Dans le cadre de la gestion des contrats, A. Scaramelli rappelle le devoir d’information des entreprises contractantes : les firmes doivent toujours informer le CERN au préalable pour tout changement dans l’application du contrat, et d’autant plus si cela concerne du personnel ; le CERN ne doit jamais être mis devant le fait accompli".

• Page 3, point 5 "Remarques extérieures sur les plans LHC", le dernier paragraphe devient : "J.L. Baldy va se concerter avec H. Schönbacher et G. Stassinakis pour envoyer une lettre de commentaires concertée".

• Page 3, point 5 "Budgets", une partie de ce point a été remaniée comme suit :

2. Matters arising from the last meeting

• Baraques norvégiennes

• Thésards autrichiens

3. Comptes rendus des réunions de chefs de groupe sur le Web (E. Sanchez-Corral)

Il a été décidé que seront publiés dans le Web les comptes rendus :
- de la réunion des chefs de groupe
- du STTC
- du GSTC.
Tous ces documents devront être de libre accès à partir de la page de garde ST, les sujets confidentiels étant traités en close session.

E. Sanchez-Corral propose 3 modes de publication :

• Le compte rendu est rédigé sous format Word puis transformé en fichier ".pdf" pour être diffusé dans le Web. Deux versions sont donc disponibles pour l'utilisateur. Cette méthode permet également d'utiliser pleinement les facilités d'édition de Word. Le problème se pose par contre pour les annexes : seuls des fichiers Word et Powerpoint peuvent être publiés dans le Web. En outre, la tranformation de toutes les annexes en fichiers ".pdf" demande beaucoup de travail. Il a donc été décidé que seules les annexes importantes seront publiées dans le Web. Les autres seront seulement résumées dans le compte rendu et le message suivant sera ajouté dans le Web : "Les annexes sont disponibles sur demande auprès du secrétariat de division".
• Le compte rendu est écrit sous format Word et seul un résumé sous format html est publié dans le Web. Cette solution demande cependant un double travail à S. Prodon (compte rendu + résumé).
• Le compte rendu est fait directement sous format html (utilisation de Netscape4 Page Composer). Ceci permet de n'avoir qu'un seul document. Cependant, les facilités d'édition sont plus limitées et le compte rendu ne peut être lu ni imprimé que via le WWW.

E. Sanchez-Corral se charge de préparer une page Web pour chaque comité avec les rubriques suivantes:
- "previous meetings" : accès aux comptes rendus précédents archivés
- "last meeting" : accès au compte rendu de la réunion précédente
- "agenda of the next meeting" : accès à l'agenda de la prochaine réunion.

S. Prodon est chargée de la rédaction du compte-rendu et de sa publication dans le Web.
Ses suppléantes sont :
- M. Claret pour la rédaction du compte rendu
- C. Bieri pour la publication dans le Web.

4. Demandes de travaux, organisation actuelle (P. Chevret)

P. Chevret précise que ses services sont toujours en contact avec TIS pour la validation des travaux.
A. Scaramelli demande que les travaux non coordonnés d'une certaine importance figurent aussi dans la liste de suivi des projets distribuée au GSTC.
J. L. Baldy va indiquer à ses collaborateurs d'aiguiller les appels des clients (certains demandeurs contactent le groupe CE par habitude) sur le groupe TFM.

P. Chevret présente ensuite la procédure pour les projets coordonnés.
Il précise qu'il choisit lui-même le coordinateur du projet après discussion au cours de la réunion de groupe.
La discussion s'engage autour de deux points :

• La "solvabilité" du client : une trace écrite est nécessaire pour s'assurer de l'aval tant financier que sur le concept du projet d'une personne autorisée. J. L. Baldy estime qu'il faut passer très tôt à un niveau hiérarchique élevé.

Une procédure est nécessaire.
• Les dangers des estimations hâtives : les estimations ne doivent être communiquées au client qu'après analyse des caractéristiques techniques du projet avec un interlocuteur autorisé de la division demandeuse. A. Scaramelli rappelle que des estimations données trop rapidement à tort et à travers contribuent à la mauvaise image de la division. P. Chevret annonce que la procédure a changé et que les estimations hâtives sont désormais bannies.

5. Manpower Planning (A. Lecomte)

A. Lecomte présente tout d'abord la courbe du support industriel.
La courbe globale pour la division est à peu près stable autour de 45 MCHF.
Cette stabilité est pourtant trompeuse : la courbe des besoins du groupe CE, exclusivement consacrée au LHC, descend sur la période considérée tandis que les besoins des autres groupes progressent.
Les chefs de groupe proposent donc de décliner les besoins de support industriel en 2 courbes :
- LHC
- Division.

Les chefs de groupe estiment que les courbes de support industriel en hommes/année ne sont pas pertinentes. En effet, les contrats à obligation de résultat, par leur essence même, ne permettent pas de déterminer le nombre de personnes impliquées.
Ils mettent également en évidence les dangers d'un raisonnement en p + m.

A. Lecomte présente ensuite la courbe de Manpower Planning.
Les chefs de groupe ont encore des demandes supplémentaires. Cette courbe devra donc être revue à la hausse jusqu'en 2001.
A. Lecomte leur demande également de vérifier l'exactitude des chiffres de la liste distribuée.

D'autre part, une liste tirée de HRT est remise aux chefs de groupe. Elle comprend :
- le personnel entreprise par groupe
- le personnel entreprise non attribué à un groupe particulier.
Les personnes qui ne travaillent plus sur le site doivent être signalées.

6. Conférence sur les systèmes de contrôle - Pékin (P. Ciriani)

7. Circulaire 26 (A. Scaramelli)

8. Intérêt d'une centrale d'achat au CERN (A. Lecomte)

9. Divers

•  Restaurant 2

La réponse de la division est nuancée :
A. Scaramelli et J.L. Baldy précisent tout d'abord qu'il n'y a pas de contrôle de la part des autorités genevoises qui hésitent à intervenir sur les sites des organismes internationaux.
Globalement, il y a peu de risques industriels. La partie électrique est désormais conforme aux normes. Cependant  le gaziste refuse d'intervenir car l'installation est obsolète....
Par contre la mise en hygiène spécifique à un restaurant n'a pas été faite.

• Prévisions d'Appels d'Offres et de "Market Survey"

• RSL

A. Scaramelli présente ensuite des statistiques sur ces congés épargnés.
Le pourcentage moyen de participants à ce programme (par rapport au personnel éligible) est de 41%. ST se situe autour de 30 %.
Au niveau des catégories professionnelles, ce sont les administratifs, notamment la catégorie 5a, qui ont le plus adhéré à ce programme.
L'analyse de la répartition par filière montre que plus la filière est élevée, plus l'adhésion au programme est importante (ex : 65% d'adhésion dans la filière IX contre 15% pour la filière II), seule exception à la baisse: la filière VII.
La répartition par grade fait apparaître le même phénomène. P. Chevret met en doute la validité statistique de certains chiffres, notamment pour les grades peu représentés.
Les données en fonction de l'âge sont très intéressantes. En effet, les catégories les plus réceptives se trouvent entre 40 et 55 ans, or ces tranches d'âge sont très peu représentées dans la division. Ceci explique peut être en partie la participation moyenne de la division au programme.
La répartition par années de service dégage le même phénomène : la tranche 10-15 ans de service qui a le plus souscrit est quasiment inexistante dans la division.

• Espace pour LHC

• CAO Drawings

J.L. Baldy explique que les disquettes des firmes leur parviennent en 2D et que la transformation des plans en 3D représente un gros travail. A. Scaramelli lui suggère de demander un poste supplémentaire de dessinateur. J. L. Baldy va y réfléchir.

• Enquête de M. Wilhelmsson sur l'ntervention du piquet CV lors de l'alarme feu dans le BA3 (24/10)

•   Champagne pour les débuts du LHC

Comments and suggestions to ST Secretariat - Sylvie Prodon