1. Approbation du compte rendu nº 179

Le compte rendu nº 179 est approuvé.

2. Présentation du nouvel outil CET (J. Purvis / AS)

James Purvis de la division AS a montré le nouvel outil CET (CERN Expenditure Tracking) qui remplacera BHT en novembre prochain.
Cet outil, en cours de test, permettra aux gestionnaires de projet, de budget, des finances et achats de suivre les contrats du début à la fin de façon beaucoup plus approfondie que précédemment, en surveillant les modifications de la teneur des contrats, les exigences techniques, les fluctuations des taux de change et le calendrier. Une analyse complète des dépenses passées ainsi qu'une prévision des dépenses futures seront possibles grâce à cette application.

Pour assurer la transition, des présentations générales et des formations sont proposées en français et en anglais (voir Bulletin n° 42).

3. CERN Earned Value Management (J. de Jonghe / AS)

Jurgen De Jonghe, membre de l'équipe de coordination EVM (système de mesure et de communication des progrès matériels effectifs du projet LHC et du coût réel ten

ant compte des travaux accomplis et des dépenses encourues), a montré l'application PPT qui permettra de suivre l'avancement du projet LHC. Les utilisateurs entreront les informations actualisées sur l'avancement des tâches dont ils sont responsables à l'aide d'un navigateur classique ou en téléchargeant un fichier Excel.
P. Bonnal est le coordinateur du processus de collecte de données actuellement en cours au sein des groupes responsables des Work Units pour le LHC.
EVM va permettre de vérifier le cost to completion par work unit et d'identifier là où des manques existent. A. Scaramelli insiste pour que chaque modification soit traçable étant donné que la division est constamment soumise à des demandes de travaux supplémentaires ou à des modifications.
Il est suggéré qu'un "Dialogue Working Group", relié à la coordination du projet, comprenant un représentant par division, soit mis sur pied.

4. Work Units et Earned Value Management (I. Bejar Alonso) (voir présentation ci-jointe)

Le 4 octobre la division ST a envoyé à P. Bonnal toutes les données (works units, ressources et délivrables) requises par le projet EVM.

Les prochaines étapes pourront être réalisées seulement après certaines clarifications, à savoir :

• Définition d'une procédure pour mettre à jour ou corriger des erreurs dans les works units déjà définies
• Définition d'une procédure pour ajouter, éliminer un work unit
• Règles d'utilisation de l'outil informatique EVM
• Formation sur l'outil EVM.

Actuellement, au sein de la division ST, la coordination est assurée par I. Bejar Alonso et K. Foraz. Les représentants par groupe sont : K. Foraz (CE), M. Battistin (CV), A. Funken (EL), S. Prodon (HM), E. Cennini, R. Nunes, L. Scibile (MA).

Les points suivants restent encore à étudier :

• les compte rendus seront-ils globaux ou individuels
• comment s'assurer que les Work Units seront suivies
• y aura-t-il un système d'alarme lorsque les délais ne seront pas respectés ou en cas de surcoût
• comment le coût sera-t-il assigné aux Work Units (lien EVM - CET ?), etc.

I. Bejar Alonso estime qu'un jour par semaine sera nécessaire jusqu'à la fin de l'année à chaque coordinateur de groupe ST pour mettre à jour les informations et que deux jours par semaine jusqu'à fin novembre seront nécessaires à l'unité de coordination centrale.

M. Battistin se porte volontaire pour être la personne de contact pour le projet CNGS pour entrer les données EVM, ceci en collaboration avec les correspondants des groupes : S. Akhtar (EL), A. Calderone (HM), N. Lopez (CE), E. Cennini (MA - Accès),  F. Bonthond (MA - Détection), D. Raffourt (MA - Evacuation), B. Pirollet et J. Lindroos (CV).

5. Dépenses probables (B. Jenssen)

B. Jenssen récapitule la situation financière au 5.10.2002 (budget, paiement, engagement financier, dépenses probables) pour tous les groupes de la division.

• Projets : budget s'élevant à 7'770 MCHF. Environ 1'000-1'200 MCHF restent à engager du fait que les projets CV n'ont pas été lancés.  Ils seront injectés dans le projet SCADA et pour des équipements de transport. Une partie pourrait être envisagée pour couvrir un éventuel déficit dans l'exploitation LHC.
• Water 2000 : le budget de 2'000 MCHF est financé par la FIPOI.
• CNGS : budget de 13'600 MCHF; les 2'800 MCHF non dépensés seront gérés par la division SL.
• LHC : budget de 103'040 MCHF; un déficit entre 17 à 20 MCHF est enregistré. Il dépendra des arrivées des factures.
• Exploitation normale : budget de 28'910 MCHF; 2'810 MCHF restent à engager. Ils vont concerner la maintenance EL pour le shut-down 2002, des réparations de toits et une réserve sera faite en cas de réparations urgentes.
• Exploitation LHC (y compris gardiennage, maintenance, réparations tunnel, infrastructure : grues mobiles, etc.) : budget de 5'740 MCHF et un déficit de 860 MCHF.

                                                                                                                                                              E. Cochet
 

  Back to ST Group Leaders' Meetings Home page

For comments and changes send e-mail to ST Secretary or Divisional Web masters
Copyright CERN , modified 22/10/2002