1. Approbation du compte rendu n° 186

Le compte rendu de la réunion des chefs de groupe du  14 janvier 2003 est approuvé.

2. Matters arising

Rien à signaler.

3. Budget 2003 détaillé par groupe (B. Jenssen)

Le budget propre ST pour 2003 s'élève à environ 34,5 MCHF.

Les besoins ST (opération, petits projets déjà approuvés) ont été estimés à 29,3 MCHF.

Les fonds disponibles pour les réparations urgentes et les projets de consolidation sont donc de l'ordre de 5,2 MCHF.

La somme allouée par le LHC pour la maintenance LHC (y compris les gardiens) est égale à 100% de nos besoins en 2001, soit 4.2 MCHF.

A noter que le budget de l'opération est toujours limité, lié aux contraintes concernant les contrats de support industriel, PC, voitures, téléphones portables, etc.

Le détail par groupe du budget 2003 a été envoyé individuellement par Bjorn Jenssen à chaque chef de groupe.

4. Réflexion sur l'organisation des petits travaux FM

Suite aux problèmes rencontrés par le contractant FM dans la réalisation des petits travaux (d'un montant allant jusqu'à 2000 CHF selon l'activité), il est décidé que la gestion et la définition des travaux seront faites par une mini-équipe créée dans ST-FM. Cette unité  pourra utiliser soit le contrat de Facilities Management, soit faire appel aux autres contrats en vigueur au sein de la division.

Les décisions relatives à la maintenance génie civil resteront sous ST-FM, la priorité du groupe CE étant la terminaison des travaux pour le LHC.

5. Organisation de la coordination planning LHC - ST (J-L. Baldy)

J-L. Baldy explique qu'il a été amené à remanier en profondeur la réunion de coordination ST LHC mensuelle du fait de la nouvelle répartition des tâches LHC entre EST et ST.

Cette réunion va désormais prendre une orientation beaucoup plus spécifiquement "planning", elle sera coanimée par Katy Foraz et Cristiana Colloca et nécessitera la présence impérative :

• d'un représentant (très au fait des plannings et travaux) par Groupe impliqué (CE, CV, EL, HM et MA)
• du coordinateur ST de chaque zone expérimentale.

Le découpage des zones est montré par J-L. Baldy (voir annexe ci-jointe). A la question posée par C. Jacot, il est répondu qu'effectivement les couleurs correspondent aux Work Packages.

J-L. Baldy présente également un agenda type de la réunion (voir annexe), au cours de laquelle chaque zone sera reprise (suivi planning, mais aussi discussion travaux, problèmes suivi travaux, etc.).

Ces réunions nouvelle formule auront lieu toutes les deux semaines le lundi après-midi à 15h00, la première d'entre elles étant programmée pour le 3 février 2003.

Les participants seront les coordinateurs des expériences + J-L. Baldy, T. Watson (CE), B. Pirollet, G. Peon (CV), A. Vairo (EL), S. Prodon (HM, remplaçant I. Ruehl), F. Bonthond (MA, remplaçant L. Scibile).

A. Scaramelli souhaite qu'un compte rendu soit rédigé, sous forme de tableau, répertoriant les activités en cours pour chaque secteur, les dates de début et de fin de travaux, le pourcentage effectué, et une colonne "Remarques" dans laquelle seront notées toutes les interférences. Il mandate Cristiana Colloca de lui remettre cette information complète.

6. Divers

6.1 Participation ST au LEMIC (LHC Experiment Machine Interface Committee)

Ce comité ayant décidé de se réunir en 2003 le mardi après-midi (jour du GLM), M. Wilhelmsson pose la question de la représentation ST. Les coordinateurs des expériences devront participer, à savoir J. Inigo-Golfin (pour ATLAS), R. Principe (pour CMS). J. Pedersen devra nommer un remplaçant pour ALICE. Un représentant pour LHC-b devra également être trouvé en remplacement de E. Cennini.

6.2 Participation ST au ABOC (AB Operation Committee)

M. Bätz est le représentant unique pour la division ST. En cas de problème majeur, G. Cumer (pour EL) ou/et N. Bangert (pour CV) seront appelés à participer.

                                                                                                                                                                                    E. Cochet

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