1. Approbation compte rendu n° 193

Le compte rendu de la réunion du 27 mai 2003 est approuvé.

2. Matters arising

2.1 Archives bâtiment 104 (E. Cennini)

A la demande de A. Scaramelli, E. Cennini a inspecté le contenu du local archives au bât. 104 qui occupe une surface de 74,65 m2.
Il s'avère effectivement qu'une action de tri important est à entreprendre, beaucoup de documents très anciens sont entreposés.
Concernant le groupe EL, E. Cochet se rendra sur place avec JC. Guillaume pour faire évacuer les cartons déposés qui ne contiennent pas de documents pouvant être classés en tant qu'archives de la division.
Il est demandé aux chefs de groupe CE et FM de mener une action dans le même sens, beaucoup de documents sont des mémos, commandes, compte rendus, notes diverses qui ne justifient pas un archivage dans ce local.
Le délai demandé par A. Scaramelli pour ce tri d'archives est  la fin de ce mois de juin.
Le but de l'opération est de libérer toute la place située devant les armoires sur rail et d'examiner la possibilité de créer un atelier commun pour les groupes HM, FM et MA.
Il existe également un local vestiaire appartenant à ST-HM situé tout à côté de ce local archives qui pourrait être transformé en espace de stockage.

3. Factures électroniques - routage (B. Jenssen)

B. Jenssen fait part du projet "Electronic invoicing" de la division AS, demandé par la division des Finances, qui consiste à remplacer les factures papier par des factures électroniques afin de réduire le délai de circulation.
Dans ce nouveau système, la facture serait envoyée uniquement au responsable technique, étant estimé que les signatures de la commande sont valables également pour la facture.
C'est à ce niveau là que la division ST n'est pas d'accord et qu'elle demande que le routage des factures soit le même que celui des commandes (responsable technique --> chef de section --> chef de groupe --> chef de division selon le montant). L'acceptation d'une facture est synonyme d'acceptation technique et la prise de responsabilité est réelle.
B. Jenssen est chargé de contacter la division AS pour s'assurer que ST pourra continuer à suivre les procédures actuellement en vigueur.

4. Local Staff

B. Jenssen a remplacé A. Scaramelli au Comité des Finances du 5 juin 2003 au cours duquel a été présentée la proposition révisée du Management.concernant le personnel local. Il explique les modifications apportées par rapport à la version précédente. Cette proposition sera soumise à l'approbation du Conseil lors de la session du 20 juin.
La demande de personnel faite pour Morges III est présentée à nouveau aux chefs de groupe. Aucun changement ne devrait être apporté.

                                                                                                                                                                                    E. Cochet

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