1. FT (Fixed-term) & LS (Local Staff) : progress report (I. Bejar Alonso)

1.1 FT

11 postes sont ouverts (4 chez CV, 1 chez FM, 3 chez MA, 1 chez CE et 2 chez EL). Les comités de sélection auront lieu du 17 au 21 novembre 2003. Les membres du comité seront le chef de la division, le chef du groupe concerné, les membres du LTCB (Long Term Contract Board), A. Charkiewicz et, dans le cadre de l'égalité des chances, une femme fonctionnaire de niveau au moins ou équivalent à celui du poste à pourvoir.

Il est demandé aux chefs de groupe de préparer les descriptions de poste pour les prochains FT et de les envoyer à I. Bejar Alonso dans les meilleurs délais.

2.2 LS

6 postes en Local Staff sont actuellement ouverts dans la division ST, à savoir :

• ST-CE-2003-164-FT-LSI    Dessinateur-projeteur (génie civil)
• ST-CV-2003-159-FT-LSI   Technicien(ne) en électricité
• ST-CV-2003-163-FT-LSI   Electricien(ne)
• ST-CV-2003-160-FT-LSI   Mécanicien(ne) en tuyauterie
• ST-EL-2003-161-FT-LSI    Electricien(ne) (fibres optiques)
• ST-EL-2003-162-FT-LSI    Dessinateur-projeteur en électricité

Les dossiers de candidature sont à venir.

8 autres postes seront  publiés prochainement, les descriptions sont prêtes.

2. Finalisation des dépenses probables (B. Jenssen)

Une réunion spéciale "Dépenses probables" s'est tenue le 18 septembre en présence de tous les chefs de groupe. Les chiffres pour les différents secteurs (ST Projects, LHC operation-maintenance, LHC infrastructure, LHC project) ont été figés après quelques aménagements expliqués par B. Jenssen. Les dépenses probables seront présentées à Mr Naudi au cours de la réunion TEEP prévue le 1er octobre.

3. Perspectives 2004 (P. Ciriani)

Un document intitulé "Proposed New Organizational Structure for CERN by the Director-General Designate” a été présenté et approuvé en closed session au SPC (Scientific Policy Committee) du 15 septembre 2003 et au Comité du Conseil du 18 septembre 2003. L'organigramme de la future structure générale du CERN est montrée par P. Ciriani. Ce document est consultable au Secrétariat de division.
Dans le cadre de cette nouvelle organisation, 7 départements seront créés, dont le "Technical Support Department (TS)" qui nous concerne.

Le mandat de ce département sera le suivant (extrait de CERN/SPC/831 - CERN/CC/2520) :

The mandate of the Technical Support Department will be to provide support for the technical infrastructure of CERN, accelerators, experiments and services related to the site operation and maintenance.
The Department will have the responsibility to ensure monitoring and operation of the technical infrastructure of the whole site 365 days per year and 24h/24h. It will be in charge of the maintenance of sites and buildings, cleaning, gardening and access surveillance to sites and will provide general services as transport, mail and housing.
The technical support is provided, partly by outsourced contracts, in the field of :
Civil Engineering - Positioning Metrology and Surveying - Electronic and Electrical Engineering - Cooling, ventilation and air-conditioning - Heavy handling - Mechanical Engineering, including a CAD design office and a workshop - Software for engineering and equipment data management - Controls for technical infrastructure and in particular safety systems as access control.
Additionally, the Department will assume the tasks of:
Coordination of the installation of the LHC machine and its injection lines up to and including hardware commissioning.
Support for the LHC Experimental Areas and coordination of machine/detectors interfaces.

Sur la base de ce mandat, une proposition d'organisation, résultant de la fusion des divisions EST et ST, a été présentée par P. Ciriani au Directeur Général.
P. Ciriani nous en trace oralement les grandes lignes :

Seront rattachés directement au Bureau du Chef de Département : le DPO (Department Planning Officer), une Assistante, une cellule "Sécurité".
Ensuite viendront les groupes (actuellement au nombre de 11) qui correspondent à une organisation par activité :

• Groupe DI (Services de la division) comprenant le secrétariat, l'administration et le budget (gestion courante)
• Groupe Civil Engineering, tel qu'actuellement sauf le bureau des plans (patrimoine) prévu dans le groupe Facilities Management
• Groupe Cooling & Ventilation : pas de changement dans le mandat
• Groupe Electrical Engineering : pas de changement dans le mandat
• Groupe Survey : idem qu'actuellement mais sans la partie "topométrie" (gestion cadastrale) qui rejoint le groupe Facilities Management
• Groupe Controls, Safety & Engineering database : résultat de la fusion des groupes actuels ST-MA et EST-ISS
• Groupe Mechanical Engineering : la réunification des groupes actuels EST-ME, EST-MF et EST-SM (Etudes - Atelier métallurgie - Techniques spéciales) est en cours d'étude.
• Groupe Development of Electronic Modules : poursuite du mandat de ce petit groupe au service des expériences (4/5) et des accélérateurs (1/5) pour toute la partie électronique industrielle.
• Groupe Installation Coordination : proposition de merging avec Heavy Handling pour utiliser au mieux les ressources (renforcer le secteur faible des engins de levage et engins spéciaux et résoudre le problème de maintenance-opération). Les discussions sont ouvertes.
• Groupe Coordination of LHC Experimental Areas : mandat actuel reconduit, avec en plus la coordination avec le support technique.
• Groupe Facilities Management : le groupe actuel va s'élargir (Transport logistique, patrimoine, topométrie, Foyer Hôtel, Bureau du Courrier). L'équipe "petits travaux" sera renforcée par le transfert d'un expert provenant des groupes CE, CV et EL.

P. Ciriani explique que les priorités actuelles sont les trois études en cours : constitution du groupe Mécanique, fusion du Transport avec le groupe IC, fusion des groupes MA et ISS.
Dans un deuxième temps, les changements à l'intérieur des groupes seront discutés groupe par groupe, avec consultation et accord des groupes.

P. Ciriani a fait part au Directeur Général des soucis concernant la consolidation (entretien des bâtiments entre autres) et des problèmes rencontrés au niveau des contrats, notamment avec les contrats de service.

Au Conseil de décembre 2003, le Directeur Général demandera la démission de tous les chefs de division et nommera les nouveaux chefs de département.

4.  Divers 

4.1 Divisional Contacts for Computer Security

A la demande de W. Von Rueden de nommer dans chaque division  une personne de contact + un remplaçant pour la sécurité informatique, il a été décidé que E. Sanchez Corral and U. Epting seront les personnes à contacter pour la division ST.

4.2 Petits travaux dans le groupe FM

A. Scaramelli demande aux chefs de groupe CE, CV et EL de libérer une personne de leur groupe pour venir renforcer l'équipe "petits travaux" du groupe FM. Ces personnes devront avoir le profil adapté au type de travail. Les noms devront être communiqués très rapidement. Les groupes auront droit à une ouverture de poste pour leur remplacement, le recrutement est à prévoir avant la fin de l'année.

4.3 Confidentialité des documents

B. Jenssen  transmet un message de la part de J. May qui demande aux chefs de groupe la plus grande attention vis à vis des documents confidentiels dont ils sont en possession.

                                                                                                                                                      E. Cochet

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