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CERN ST/DI/SP (97-97) 2 décembre1997

Compte rendu n° 20

de la réunion des chefs de groupe ST

du 25 novembre 1997

Présents : J. L. Baldy - R. Bellone - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Ciriani - P. Chevret - A. Lecomte - S. Prodon - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Excusés : J. Roche

1. Adoption du compte rendu n° 19

Le compte rendu n° 19 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

Comptes rendus sur le Web

Les comptes rendus des réunions des chefs de groupe, du GSTC et du STTC sont désormais sur le Web.
A. Scaramelli regrette seulement que les "bookmarks" tirés de ces pages soient tous identiques.

CAO

Le projet de plans 3D officiels avance.
J.L. Baldy travaille à ce sujet avec P. Faugeras. De nombreux points restent encore à éclaircir : qui contrôle les plans et comment ?, qui met à jour les plans ?, qui assure la maintenance ?, qui définit et valide la maquette officielle ? ....
Plus particulièrement, en ce qui concerne le lot 3, J.L. Baldy souhaiterait que l'élaboration des plans 3D soit dévolue à son groupe. Une réorganisation interne permettra d'absorber, à partir de janvier 98, cette charge de travail supplémentaire.

Recrutements

Les dossiers pour les 15 demandes de postes sont en cours de préparation. La publicité sera lancée dès qu'ils seront complets.
Les boards pourront commencer à partir de fin février.

A. Scaramelli rappelle qu'il y a encore 7 postes ST d'ouverts. Ils doivent être pourvus rapidement.

Stage gestion du stress

A. Scaramelli s'interroge sur l'utilité d'une telle formation.
Les chefs de groupe considèrent au contraire que ce stage peut être intéressant, notamment pour repérer et soutenir les personnes stressées dans leurs groupes.
A. Scaramelli décidera dans quel cadre cette présentation pourra s'intégrer : réunion des chefs de groupe, STTC ou séance particulière.

3. Manpower Planning : compte rendu de la réunion du 21/11/97 (A. Scaramelli & A. Lecomte)

A. Lecomte distribue des copies des transparents présentés au cours de la réunion du 21 novembre 1997.

Il explique qu'il faudra faire également une planification pour le matériel. La tâche devrait être plus aisée, d'autant plus que les estimations en matière d'appui industriel sont déjà faites.

A. Lecomte et A. Scaramelli détaillent ensuite le déroulement de cette journée.

V. Hatton a entamé la réunion par une présentation de l'outsourcing. Il a développé sensiblement les mêmes arguments que lors de son intervention au cours de la dernière réunion des chefs de groupe. La baisse brutale de l'appui industriel pour le secteur des accélérateurs au profit du LHC a été contestée.
Le secteur de la recherche s'est aligné sur le plan tout en présentant quelques suggestions pour satisfaire leurs besoins qui sont supérieurs (ex : project associates).
F. Buhler-Broglin a présenté la planification pour le secteur des accélérateurs.
Ce fut ensuite le tour de l'administration.
A. Lecomte a exposé le Manpower Planning pour le secteur technique. Il n'y a pas eu de questions particulières.

Enfin, J.C. Gouache a expliqué longuement le principe du p+m.

Il convient de rappeler que l'hypothèse discutée au cours de la réunion était la suivante :

Plan 96 - 2% + quotas des divisions pour les RSL

4. Gestion des demandes de travaux (A. Lecomte)

A. Lecomte présente l'organisation à mettre en place pour la gestion des travaux dits "au métré".

Le système CERN central permet désormais de gérer parfaitement les contrats, l'application Gesmar n'est donc plus nécessaire et devra être abandonnée si possible dès janvier 98.

Il faudra tout d'abord mobiliser les surveillants de travaux pour des tâches de vérification contradictoire des métrés sur le terrain. Une formation est d'ailleurs prévue. Les contrôleurs devront également être déchargés de certains actes administratifs.

Faute de personnel suffisant, les métrés seront vérifiés par sondage.
P. Ciriani confirme l'efficacité de cette méthode qui est utilisée dans son groupe pour le contrat de téléphone. Dans son cas, un métré sur 5 est contrôlé sur place.

A. Lecomte détaille ensuite la mise en place du processus :

devis établis en accord avec les deux parties;
OSVC dans EDH avec numérotation automatique;
métrés contradictoires sur le terrain;
facture établie par la firme;
contrôle de la facture par sondage;
circuit via le bureau des factures;
regroupement (pour établissement de statistiques) et archivage des métrés au niveau de ST/DI.

R. Charavay explique que ce système permettra aussi de satisfaire plus rapidement les demandes des firmes qui souhaitent d'avantage de paiements partiels.

5. Intérêt d'une centrale d'achat au CERN (A. Lecomte)

A. Lecomte explique que I. Mardirossian prépare un Market Survey pour une centrale d'achat au CERN.

Quelques chiffres (relatifs à l'année 96) permettent d'éclairer le sujet :

On a répertorié 17'500 commandes d'une valeur inférieure à 5'000 CHF pour un montant global d'achat de 25,5 MCHF.
99% concernent des fournitures, les 1% restants étant consacrés à l'appui industriel.
10% sont des commandes uniques soit près de 1700 fournisseurs utilisés chaque année.
53% sont inférieures à 1'000 CHF et 20% sont comprises entre 1'000 et 2'000 CHF.

Le principe est de sous-traiter tous les achats de moins de 5'000 CHF non stratégiques qui représentent près de 80% du volume. La centrale d'achat sera chargée notamment de :

la recherche du prix et du fournisseur;
la négociation;
le traitement administratif de la commande;
la réception et la vérification de la marchandise;
la livraison;
la facturation fournisseur;
la refacturation au CERN;
la gestion des stocks.

Ce système laissera plus de temps aux achats du CERN pour traiter les commandes les plus complexes.

Cette centrale d'achat devrait être composée de 2 à 4 personnes installées sur le site. Elle se rémunérera sur la marge réalisée par rapport aux prix payés en 96.

Le raisonnement de R. Perrin est le suivant : sur les 25 MCHF dépensés chaque année pour des commandes de moins de 5'000 CHF, le CERN perd de l'argent car il n'y a aucun appel d'offre pour identifier le fournisseur le moins cher.

Les chefs de groupe redoutent cependant que ce système ne ralentisse encore la procédure d'achat.

S'il trouve le principe intéressant, A. Lecomte émet cependant des doutes sur le mode de rémunération de la centrale d'achat.

6. Divers

Workshop de La Mainaz

A. Scaramelli distribue les drafts des comptes rendus du Workshop de La Mainaz.

Bons de commande

La division SPL propose de réduire de 6 à 3 le nombre d'exemplaires des bons de commande CERN.
Concrètement, les copies vertes seraient remplacées par un E-Mail au demandeur.

Les chefs de groupe accueillent favorablement cette proposition.

Code d'activité dans les DAI

Une autre idée est lancée par la division SPL : rendre obligatoire l'introduction du code d'activité dans les DAI.
La difficulté majeure réside dans le fait que ces codes ne sont pas adaptés aux activités de la division.

A. Scaramelli demande par ailleurs aux chefs de groupe d'affecter leur personnel au projet LHC et de vérifier avec discernement tous les PPA.

Réunion Euclid (Paris)

M. Wilhelmsson représentera la division à cette réunion.

Ajustement des budgets en fin d'année (closed session)

Sylvie Prodon

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Comments and suggestions to ST Secretariat - Sylvie Prodon 09/12/97