Présents : J. L. Baldy - R. Bellone - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Ciriani - P. Chevret - B. Jenssen - A. Lecomte - R. Principe - S. Prodon -  J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson
 

1. Adoption du compte rendu n° 20

2. Matters arising from the last meeting

• Comptes rendus sur le Web

• Recrutements

P. Ciriani fait remarquer la lenteur de la procédure de recrutement.

A. Scaramelli réplique que les postes sont signés et que c'est là l'essentiel.
Cette publicité apportera de bons candidats et beaucoup de temps sera gagné par des regroupements de boards ingénieux.

•  Stage gestion du stress

• Proposition SPL et PPA

Ces sujets pourraient être discutés au cours du prochain Management Board.

• Planification pour le matériel

3. Plan de sécurité de la Division (R. Principe)

R. Principe précise que les installations sous la responsabilité de ST doivent être soumises à des visites de sécurité régulières. La visite de tous les locaux n'a pas été faite cette année.
Une collaboration plus étroite avec les safety linkmen semble nécessaire. J.L. Baldy pense qu'il est judicieux de les impliquer d'avantage. Les chefs de groupe encouragent donc R. Principe à organiser des réunions avec les safety linkmen au rythme qui lui semble le mieux approprié (apparemment une fois par mois).
Cette aide lui sera précieuse, notamment pour répondre aux questions parfois très spécifiques de TIS.

En ce qui concerne plus précisément le plan 98, A. Scaramelli en a reçu une première ébauche. Il fait remarquer que la majeure partie de ce document est consacrée à des généralités (informations qui doivent bien sûr être diffusées) et que peu de pages sont consacrées spécifiquement à ST.
Ce plan doit donc être complété pour tenir compte de toutes les spécificités de la division (ex : travaux souterrains à risque).
A. Scaramelli propose que ce draft soit distribué aux chefs de groupe pour commentaires et ajout d'annexes supplémentaires.

Les chefs de groupe estiment que le personnel manque d'informations pratiques sur les règles de sécurité et la conduite à tenir  (ex : attitude à adopter lors des alarmes).

R. Charavay pense que ce plan divisionnaire de sécurité devrait être distribué également aux entreprises contractantes.
Il renchérit en rappelant que le Plan d'Hygiène et de Sécurité est obligatoire chaque année pour les entreprises. Les dates du dernier PHS pourraient figurer en annexe du Divisional Safety Plan.
P. Ciriani demande à R. Principe de se renseigner sur le procès verbal d'accueil des entreprises : quelle est la législation en la matière ? les contrats ST sont-ils en ordre ?

4. Création d'une structure de réception, d'organisation et de suivi de projets Services Généraux (A. Lecomte)

• Assurer la réception des demandes des divisions.
• Eclairer le chef du groupe TFM dans le choix des chefs de projets et des correspondants de groupe.
• Planifier les travaux et assurer le suivi du planning.
• Assurer le suivi financier des projets.
• Organiser les réunions de synthèse avec les utilisateurs.

A. Scaramelli explique que plus du tiers de l'activité de la division est consacrée aux Services Généraux (soit près de 22 MCHF de support industriel et 70 à 90 personnes) et ce sont ces services qui déterminent en grande partie l'image de la division.
Un bureau ad hoc chargé de la planification des projets Services Généraux lui semble donc s'imposer.
Ceci permettrait également d'avoir un interlocuteur de haut niveau vis à vis des représentants division et notamment dans le cadre du Comité des Services Généraux.

Le profil recherché est quelqu'un de polyvalent , d'un bon niveau, avec une maîtrise technique, administrative et humaine.

Les fonctions des CPI devront être redéfinies en vue d'une complémentarité avec cette coordination centrale.

La maintenance ne fait cependant pas partie des attributions de ce poste. P. Chevret explique qu'il y a néanmoins toujours une certaine contribution de la maintenance dans les projets. Le coordinateur devrait donc travailler en collaboration avec les sections concernées.
 

 La discussion s'engage ensuite sur le positionnement de ce poste et de celui de coordination des plannings LHC et expériences (K. Romanet) dans l'organigramme de la division.

P. Ciriani estime qu'il faudrait créer un noyau central au sein du groupe DI composé de ces deux postes. Ce regroupement pourrait créer des effets de synergie.

A. Scaramelli ne partage pas ce point de vue. Il considère que ces deux postes requièrent des profils différents et qu'il n'y a pas de liaison directe entre les deux fonctions.
M. Wilhelmsson tient à ce que K. Romanet reste au sein du groupe CV.
D'autre part, la coordination des projets objet de la discussion concerne à 90% le groupe TFM, il semblerait donc normal que ce poste soit placé sous l'autorité directe de P. Chevret.
A. Scaramelli estime qu'il n'aurait pas tous les moyens pour superviser efficacement ces deux postes. Il fait également valoir que si le nouveau poste de coordination des projets était situé dans le groupe DI, il serait sous la responsabilité administrative de A. Scaramelli mais sous la responsabilité de fait de P. Chevret. Ce bicéphalisme serait une erreur.

En conclusion, pour répondre à un besoin exprimé depuis longtemps, un poste de coordination des projets pour les Services Généraux sera créé au sein du groupe TFM, sous l'autorité directe de P. Chevret.
La coordination devra être effective par une ouverture et une transparence vis à vis des autres groupes.

La décision quant au choix de la personne devra être prise avant Noël.

5. Préparation de la mise en place de la commission MOAS (P. Ciriani)

Cette nouvelle version comprend des changements importants. L'avancement à l'intérieur d'une filière de carrière intervient en fonction du mérite, sur la base d'une évaluation du travail (Art. II 2.02 S. R.).
Dans ce contexte il n'est pas approprié de parler de quotas relatifs à l'exercice MOAS 98 mais de budget alloué et de simulations dans le cadre de ce même budget. Les directives 98 seront prochainement publiées sur le "Weekly Bulletin".

L'entretien périodique est composé de deux parties distinctes :

• la description du travail et les objectifs pour l'année X+1;
• l'évaluation de l'année X.

• double échelon au 01/07 pour un travail particulièrement méritoire (dans l'optique d'une accélération de la carrière);
• échelon au 01/07 pour un travail entièrement satisfaisant;
• échelon au 01/01 de l'année suivante pour un travail partiellement satisfaisant;
• échelon non accordé pour un travail non satisfaisant:
• plan de rétablissement de la performance (travail non satisfaisant sur plusieurs années) pouvant conduire jusqu'au licenciement;
• grade d'avancement exceptionnel;
• changement de filière;
• prime pour services exceptionnels : l'accent est d'ailleurs mis sur cette prime dont le montant devrait augmenter.

• R. Charavay
• P. Ciriani (rapporteur)
• T. Watson

• Après analyse des propositions des groupes, formuler des recommandations aux chefs de groupe pour les différentes actions citées précédemment.
• Vérifier l'homogénéité de l'application des directives à l'intérieur de la division. Cette relecture a posteriori des entrevues périodiques par un oeil neuf et impartial devrait permettre une application équitable de la circulaire administrative 26.

Pour garantir cette égalité de traitement, P. Ciriani propose de définir avec les chefs de groupe des lignes de conduite communes pour une "consultation collégiale".

• 31/01/98 : présentation des "dossiers actions" par les groupes (première présentation);
• 28/02/98 : fin de l'exercice MOAS dans les groupes (dernière présentation pour les "actions");
• 15/03/98 : premier rapport du groupe de travail aux chefs de groupe;
• 31/03/98 : recommandations définitives du groupe de travail dans le cadre de la "consultation collégiale".

• le formulaire signé;
• l'évolution de carrière pour un double échelon;
• la description de la nouvelle fonction pour un changement de filière.

• Le step attribué au 01.01.99 considéré comme négatif par le personnel ne correspond en fait qu'à la "perte d'une demie prime".
• La prime ne doit pas être perçue comme une consolation mais comme une réelle reconnaissance de travail méritant. Elle pourrait d'ailleurs être répétée plusieurs années de suite pour le personnel méritant;
• Le budget prévu pour 1998 dans le cadre de l'exercice MOAS sera probablement légèrement supérieur au budget 1997. Ceci indique clairement que la volonté de la Direction n'est pas de réduire les promotions mais de favoriser le mérite par une distribution modifiée.

6. Divers

• Agenda d'une prochaine réunion

• Thésards autrichiens

• Budget

Au niveau du budget d'opération, 24 MCHF ont été payés sur les 35 MCHF alloués. Il convient de faire encore un effort sur les engagements.

B. Jenssen rappelle que les paiements pourront s'effectuer jusqu'au 15 janvier et les engagements jusqu'au 10 décembre.

• Regroupement des voitures pour le déneigement

Comments and suggestions to ST Secretariat - Sylvie Prodon