Présents : J. L. Baldy - R. Charavay - P. Ciriani - P. Chevret - A. Dagan - A. Lecomte - S. Prodon -  J. Roche - A. Scaramelli - W. Van Cauter - M. Wilhelmsson

Excusés : R. Bellone - A. Charkiewicz
 

1. Adoption du compte rendu n° 21

2. Matters arising from the last meeting

• Gestion du stress

• PPA

Cependant, ces PPA doivent être revus et attribués de manière cohérente au niveau de la division (ex : PPA pour le LHC).
Les chefs de groupe demandent qu'une liste des PPA actuels leur soit distribuée afin d'opérer plus facilement les corrections qui s'imposent.

• Plan de sécurité de la division

P. Ciriani rappelle que tous les membres du personnel reçoivent le document SAPOCO.

• Recrutements

P. Ciriani renouvelle sa remarque sur la lenteur de la procédure de recrutement.

• MOAS

P. Ciriani indique que les premiers entretiens peuvent déjà commencer.

P. Chevret fait remarquer que la formation MOAS n'aura lieu que les 15 &16 janvier pour les chefs de groupe et les 27 & 28 et 29 & 30 janvier pour les autres superviseurs. Il avait été pourtant décidé précédemment que les entretiens se dérouleraient après cette séance de formation.

A. Scaramelli indique donc que les entretiens des chefs de groupe auront lieu après la formation.

P. Ciriani tient à rappeler que tous les entretiens devront être terminés fin février.
Il souhaite que les cas de step zéro lui soient signalés le plus tôt possible pour mettre en place la procédure adéquate.

3. Publications et Notes Techniques ST, Utilisation du WWW (A. Scaramelli)

Il rappelle qu'il existe des règles CERN en la matière. Il propose donc que ces règles soient présentées et discutées lors d'une prochaine réunion.

Il souhaite que les documents importants soient rédigés sous forme de Notes Techniques qui devront être numérotées.

Ces règles de publication sont d'autant plus valables pour les documents diffusés à l'extérieur. Une procédure devra ainsi être mise en place pour la publication de documents sur le Web. En tout état de cause, les documents devront être approuvés et transiter par Eva Sanchez-Corral.

Tous ces sujets devront être examinés et débattus plus longuement lors d'une prochaine réunion.

4. Coordination des projets Services Généraux (A. Scaramelli)

Les descriptions des fonctions du bureau de coordination et des chefs de projet ont été réécrites.

Les tâches du bureau de coordination seront :

• Premièrement, de se constituer.
• D'assurer la bonne réception des demandes des Divisions (des liaisons internes avec le groupe TFM et éventuellement les autres groupes concernés devront notamment être mises en place).
• De rassembler les éléments de décision pour aider le chef de groupe TFM, en liaison éventuellement avec DI, à choisir les chefs de projet et les correspondants. A. Scaramelli justifie l'implication de DI dans une optique principalement d'information. L'organisation devrait se mettre en place d'elle-même avec la pratique.
• D'assurer la planification d'ensemble et le suivi en collaboration avec les chefs de projet. Il faut noter que les chefs de projet sont entièrement responsables des projets qui leur sont confiés.
• D'assurer l'audit financier global.
• D'être le secrétaire ex officio du GSTC.

• D'être de seul interlocuteur auprès du demandeur.
• D'analyser la demande et d'en vérifier la pertinence.
• De s'assurer de la couverture financière et décisionnelle du demandeur.
• D'analyser en liaison avec le demandeur et les services ST concernés les solutions techniques possibles.
• D'assumer la responsabilité des spécifications (demandes d'offres et appels d'offres).

P. Ciriani estime d'ailleurs, qu'en dessous de 200'000 CHF, les chefs de projets devraient écrire eux-même les spécifications techniques. J. L. Baldy objecte que les projets font souvent intervenir plusieurs corps d'état et que le chef de projet ne peut pas être un spécialiste de tous ces domaines. Cependant, s'il n'écrit pas directement les spécifications, il doit toujours en assumer la responsabilité.
Il convient de rappeler que le chef de projet n'est pas qu'un coordinateur, il dirige le projet.
A. Scaramelli insiste sur le "cadre légal" des spécifications qui doit être absolument respecté. Il cite quelques exemples de ce qu'il considère comme des fautes professionnelles et qui ne devront plus se reproduire (spécification écrite par la firme adjudicataire, spécification écrite par un bureau d'ingénieurs et envoyée sans même être relue).
• De suivre les procédures en vigueur en matière d'appel d'offres et de commandes.
• De communiquer avec le bureau de coordination, le chef de groupe TFM, le demandeur et toute autre personne utile.

5. Représentants ST

La division TIS souhaite connaître les noms des Safety Officers de la division pour 1998 :

• R. Principe est confirmé comme DSO (Divisional Safety Officer)
• L. Henny est confirmé comme FGSO (Flammable Gas Safety Officer)
• E. Cennini est nommé RSO (Radiation Safety Officer)

R. Charavay assistera A. Lecomte dans toutes ses représentations.

P. Ciriani explique que l'on peut être nommé ad personam ou ex officio. La liste des représentants de la division publiée dans le Web ne devrait comprendre que les représentants ex officio c'est à dire habilités à parler au nom de la division.

Les changements entérinés au cours de cette réunion seront apportés à cette liste et une nouvelle version sera présentée à la prochaine réunion.

6. Divers

• Document "le CERN en l'an 2008"

• Document "voies de passage du tunnel"

• Workshop SL à Chamonix

• Stockage

• Budget projets 98

• Déménagement zone entreprise

• Rapport annuel

7. Champagne

Comments and suggestions to ST Secretariat - Sylvie Prodon