Présents : J. L. Baldy - M. Carlod - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Ciriani - P. Chevret - A. Lecomte - S. Prodon -  J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Excusés : R. Bellone

Invités : I. Geretschläger - C. Pettenati - L. Symons
 

1. Adoption du compte rendu n° 22

2. Matters arising from the last meeting

• Plan de sécurité de la division

Par ailleurs, la fonction de "Group Linkman" pour la sécurité n'est pas très claire. Les chefs de groupe souhaitent que R. Principe leur apporte quelques précisions à ce sujet.

• Coordination des projets Services Généraux

• Stockage

• Déménagement zone entreprise

3. Publications CERN (C. Pettenati)

• le service aux utilisateurs,
• les journaux scientifiques (part la plus importante du budget),
• les archives historiques et scientifiques,
• la gestion des documents.

• le comité des archives dont le représentant ST est L. Symons,
• le comité de la bibliothèque pour lequel il n'y a pas de représentant ST. Ce comité se réunit 3 à 4 fois par an et C. Pettenati estime qu'il serait très intéressant pour la division ST qu'elle y participe.

Les règles de publication au CERN ont été définies il y a 4 / 5 ans dans la Circulaire Administrative n° 29. Cependant cette circulaire ne prend pas en compte les documents électroniques qui constituent actuellement une part importante des publications. Elle est donc en cours de révision et sera transformée en Circulaire Opérationnelle applicable plus largement à tous les utilisateurs.

C. Pettenati rappelle que le service de publication est responsable du 3ème volume du Rapport Annuel CERN : la liste des publications CERN.
Il souligne que le groupe DH est à la disposition de tous les utilisateurs pour les aider à mettre en forme leurs publications.

La politique de publication est basée sur 3 piliers :

• Les séries divisionnaires : les documents publiés portent le tampon de la division. Ce tampon peut être donné soit par une secrétaire, soit par un comité de lecture. C. Pettenati encourage la deuxième solution : la numérotation ne doit pas être automatique, le document doit être relu avant d'être publié officiellement car c'est l'autorité de la division qui est engagée.
• Les publications sous responsabilité du seul auteur (des documents très importants ont été publiés dans cette catégorie).
• Les thèses : le CERN encourage tous les étudiants à publier leurs travaux. C. Pettenati souhaite que les superviseurs informent leurs thésards de toutes les possibilités offertes par la bibliothèque.

En ce qui concerne plus particulièrement ST, C. Pettenati lance quelques suggestions :

• Nommer une personne chargée de relire les publications tant internes qu'externes. Elle pourrait être également le représentant de la division auprès du comité de la bibliothèque (Scientific Information Policy Board). Elle devrait aussi tenir le registre des publications ST et attribuer les numéros de série.
• Former une secrétaire qui aidera les auteurs dans la mise en forme de leurs documents et qui soumissionnera électroniquement les publications.
• Créer une base de donnée des documents internes sur le modèle de la division SL. L'avantage d'un tel système réside dans le fait que les documents sont déjà prêts pour les archives historiques.

• GUI, le catalogue électronique adapté aux publications CERN.
• Une base de données commune avec d'autres laboratoires (SLAC, KEK ...).
• Un accès à INSPEC, la base de donnée la plus riche du monde dans les domaines de l'électronique, la physique et l'informatique avec près de 4700 abonnements à des journaux scientifiques.
• Une connexion électronique avec l'Encyclopaedia Britannica.

• Une personne au comptoir chargée d'accueillir, de guider les utilisateurs et de répondre aux questions simples.
• Une personne, en face, pour des demandes plus pointues. Elle est également disponible pour de la formation sur le moment ou pour des présentations dans des réunions.

C. Pettenati fait remarquer que sur les 264 demandes à la bibliothèque répertoriées en novembre 97, ST n'a soumis qu'une seule requête.
 
Les objectifs de la bibliothèque sont :

• pour 1998 : les journaux électroniques
• pour 1999 : de nouvelles ressources électroniques
• pour 2000 : une bibliothèque numérisée

C. Pettenati conclut son intervention en remerciant la division ST, et en particulier J. Vanoli, pour la diligence apportée aux travaux d'élargissement de la bibliothèque.
Il formule une dernière demande : l'installation d'une cabine publique dans le couloir externe de la bibliothèque, près de la porte. P. Ciriani contactera ses services.

A. Scaramelli souligne l'importance pour un auteur de faire des publications officielles, gage de qualité d'un document.

M. Wilhelmsson demande s'il existe une forme officielle pour les rapports internes. Il fait référence notamment à la note de L. Evans qui instaure des règles particulières en matière de forme pour les documents LHC.
C. Pettenati indique que le service de publication AS fournit toute l'assistance nécessaire et possède des masques de référence pour les documents.

Les chefs de groupe décident de créer un comité de lecture des publications.
Il est composé de 3 membres (un pour chacune des principales techniques de la division) :

• CE : T. Watson
• CV : J. Inigo-Golfin
• Informatique, salle de contrôle, ... : R. Parker

A. Scaramelli laisse le soin à ce comité de désigner en son sein le représentant ST au comité de la bibliothèque.

Les chefs de groupes ont également désigné la secrétaire chargée de la soumission électronique des documents : E. Lafouge.

Les papiers du Workshop de Chamonix constitueront une très bonne base de lancement pour cette nouvelle organisation.

4. Demandes de projet sur réserve DG (A. Lecomte)

Il rappelle que la réserve DG pour l'ensemble des divisions se monte à 14,4 MCHF dont la moitié sera prochainement débloquée.
Les demandes pour le secteur technique sont de 6,27 MCHF.

A. Scaramelli estime que les projets qui seront approuvés devront l'être avec le financement correspondant.

Mis à part le projet commun ST - TIS d'élimination du PCB, les demandes ST sont les suivantes :

• Rénovation du restaurant n° 2 (solution minimale).
• Remplacement des détecteurs incendie et de gaz (il s'agit d'une recommandation du Sapoco).
• Contrôle d'accès du site.
• Antenne radio pour le SPS.
• Assainissement des eaux claires et usées (mise en conformité par rapport à la réglementation).

• Retour de l'uranium américain : surtout des frais de transport (TIS).
• Demandes de l'association du personnel pour le jardin d'enfants et le regroupement des clubs.

5. Nouvelle organisation du groupe MC (P. Ciriani)

Le groupe MC se décompose en 5 sections :

• La section Sécurité sous la direction de L. Henny. Un jeune ingénieur va être recruté pour seconder L. Henny. P. Ciriani estime que la sous-section Environnement pourrait passer plus tard sous le giron de TFM.

• La nouvelle section Informatique TCR dirigée par P. Ninin. R. Martini et B. Vercoutter sont chargés de la gestion des bases de données, P. Sollander a plus un rôle d'interface avec les activités industrielles.

• La Salle de Contrôle avec H. Laeger et 15 opérateurs.

• La section Télécommunications de R. Parker se subdivise en 3 sous-sections :
• Le PABX et le réseau téléphonique (H. Brodmann et C. Dangoisse).
• La gestion et les demandes de travaux (J.P. Raphoz, M. Barth). G. Bezard est chargée plus particulièrement du standard téléphonique et des salles de vidéo conférence (entre 2 et 3 heures de vidéo conférences par jour).
• J.J. Gottraux s'occupe de la communication radio et vidéo.

• Le Contrôle d'accès de C. Jacot se décline en 3 sous-sections :
• Le contrôle d'accès des machines avec du personnel CERN (E. Cennini et ses 9 collaborateurs).
• Le contrôle d'accès du site, supervisé par N. Rama, est entièrement confié à un contrat.
• La surveillance du site de C. Ducastel comprend l'enregistrement, le support du contrat de gardiennage, la gestion des parkings et la mise en place des panneaux indicateurs. P. Ciriani rappelle que cette activité a été transférée de la division AS l'année dernière.

• 12 nationalités,
• âge moyen du groupe : 43 ans.

6. Nouvelle organisation du groupe CV (M. Wilhelmsson)

Il passe ne revue les 5 sections du groupe :

• Complexe PS (W. Van Cauter) : aucun changement.

• Contrôles et communication (C. Bertuzzi) : un recrutement est prévu.

• Etudes et travaux (J. Inigo-Golfin) : l'organisation n'a pas été modifiée. A noter l'arrivée d'une nouvelle recrue (C. Martel) dans l'équipe Etude.

• Logistique industrielle : cette section a été confiée à J. Kuhnl-Kinel qui est chargé :
• Pour la centrale thermique : de définir la maintenance et l'exploitation permettant l'auto-contrôle et de superviser le contrat Gematec.
• Pour les groupes diesels : de renforcer la collaboration avec le groupe SL/PS.
A noter que M. Kolly est venu renforcer l'équipe Stations de pompage.

• Opération SPS/LEP (R. Principe) : aucun changement à part l'arrivée de J. Talsi.

7. Rapport annuel

8. Divers

• Réunion association du personnel

• Fenêtres PVC du bât. 112

• Réunion avec Kumlins

• Dates pour les appels d'offres

• Eligibles pour contrats indéterminés

• Présentation du groupe CE

Comments and suggestions to ST Secretariat - Sylvie Prodon