CERN  ST/DI/SP  (98-13)                                                                                        29 janvier 1998
 

Compte rendu n° 25

de la réunion des chefs de groupe ST

du 27 janvier 1998

 

Présents : J. L. Baldy - R. Bellone - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - A. Lecomte - S. Prodon -  J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Invités : K. Foraz - R. Principe
 

1. Adoption du compte rendu n° 24

Le compte rendu n° 24 est approuvé sous réserve de la modification suivante : le dernier paragraphe du point 3 "Clôture du budget" doit être supprimé.

2. Matters arising from the last meeting

Quelques contributions ont déjà été envoyées, les autres seront prêtes prochainement. La réunion avec l'entreprise Kumlins a eu lieu vendredi 23 janvier. La réunion s'est tenue le lundi 26 janvier et les conclusions sont les suivantes : tant d'un point de vue financier que de facilités opératives, la meilleure solution est d'implanter les tours de refroidissement au point 1.

J.L. Baldy et M. Wilhelmsson défendront donc cette position lundi 2 février auprès de F. Buhler-Broglin et P. Faugeras.

Ce sujet doit être débattu dans un groupe de travail spécifique. Suite à la décision du Comité du Site, R. Bellone et R. Charavay doivent se rencontrer pour mettre au point une solution satisfaisante. P. Ciriani demande que les entrevues périodiques soient transmises au fur et à mesure à A. Pérosino. Les trois premières pages devront être remplies et une proposition pourra être indiquée au crayon. L'entretien a été effectué ou est planifié pour trois chefs de groupe. A. Scaramelli demande aux autres de prendre rendez-vous.

3. La fonction de Linkman Sécurité (R. Principe)

R. Principe détaille le rôle du Linkman Sécurité.
Il se réfère à l'annexe 2 du Sapoco 42.

Le Safety Linkman est nommé par le chef de groupe en accord avec le DSO (Divisional Safety Officer) et il a pour tâches principales :

Le Safety Linkman doit jouir de l'autorité nécessaire pour d'obtenir toutes les informations pertinentes à l'intérieur de son groupe.

A. Scaramelli rappelle que la politique de sécurité est déterminée par la division et non par les groupes.
R. Principe précise que le rôle du Safety Linkman n'est pas d'interpréter la politique de la division mais d'apporter une vue plus circontancielle et à plus long terme.

Concrètement, R. Principe a besoin de l'aide des Safety Linkmen pour mener à bien sa tâche. Il lui est en effet impossible de connaître parfaitement tous les bâtiments et les équipements de la division et la collaboration d'un représentant de chaque groupe lui est d'autant plus précieuse.

Suite à une remarque de P. Ciriani, il est demandé à R. Principe d'établir une définition claire et précise des missions du Safety Linkman et de ses responsabilité à l'intérieur du groupe. Ce document sera ensuite distribué aux Safety Linkmen.
Par exemple, des tâches telles que la distribution des documents de sécurité ou la remise des dossiers de sécurité (à demander à TIS) aux nouveaux arrivants pourraient faire partie des attributions du Safety Linkman.

R. Principe signale que les compte rendus  des réunion des Safety Linkmen seront distribués au chef de division et aux chefs de groupe.

La discussion s'engage ensuite sur la responsabilité effective de ces Safety Linkmen.
Si d'après les textes, le Safety Linkman est l'adjoint de sécurité du chef de groupe, ce n'est dans les faits qu'un homme de liaison.
Les chefs de groupe estiment que seule la hiérarchie est pleinement responsable.

La discussion porte ensuite sur les TSO qui sont eux responsables d'une zone géographique. Une de leurs tâches consiste notamment à diffuser largement les avis d'ouverture de chantier. Ils sont aussi chargés des exercices d'évacuation, etc...

Les TSO sont només par le DSO.
P. Chevret déplore que certaines personnes ne savent pas qu'elles sont TSO d'un bâtiment. De même, rares sont les TSO à connaître les attributions exactes de leur fonction.

A. Scaramelli veut que tous les TSO soient informés et formés en conséquence.
Il demande à R. Principe de préparer pour la prochaine réunion la liste des TSO de la division. Une fois cette liste entérinée par les chefs de groupe, un mémo de nommination accompagné d'une description de fonction sera envoyé à chaque TSO.

R. Principe indique que la liste complète des TSO du CERN est disponible sur le Web à partir de la page TIS.

D'autre part, en ce qui concerne le plan de sécurité de la division, la date limite pour les commentaires à R. Principe est fixée au 1er février.

4. Prévisions de dépenses ST pour LHC pour 1998 et 1999 (K. Foraz)

P. Ciriani explique que son groupe ne travaille pour le LHC que sur demande. Ainsi, l'année dernière, les travaux se sont montés à 200 KCHF.
Les chiffres globaux pour l'ensemble du projet LHC ont été donnés mais l'échelonnement dans le temps de ces dépenses est beaucoup plus difficile à déterminer puisque les interventions font suite à des demandes d'utilisateurs.

Cependant, K. Foraz a besoin dès maintenant des estimations pour 98 et 99.

P. Ciriani lui suggère d'envoyer à L. Henny, pour qu'il établisse une estimation, le planning de finition des bâtiments avec :

J.L. Baldy objecte que ces points (détection feu et téléphones rouges) se sont pas encore fixés.
 
Il a donc été décidé, pour les bâtiments standards, d'appliquer le ratio habituel. K. Foraz fournira à P. Ciriani le planning de livraison des bâtiments afin qu'il établisse son estimation. Les estimations détaillées sont prêtes et ont été fournies à K. Foraz. L'estimation n'a pas encore été envoyée à K. Foraz, elle devrait être prête le soir même.
Le total se monte à 62,4 MCHF.

Ce chiffre doit être officialisé.

Comme le groupe MC, le groupe HM travaille sur demande. Une estimation annuelle est donc très difficile à établir.
 

La discussion s'engage ensuite sur les autres grands projets :

J.L. Baldy explique que le Conseil Général de l'Ain finance le projet à hauteur de 15,6 MFF. Le complément sera payé par le projet LHC.

Il espère que le montant alloué permettra de couvrir les travaux :

P. Ciriani souligne que les travaux pour les communications seront très onéreux. Il a été décidé que le projet serait coordonné au niveau de la division par K. Foraz.
Une telle coordination est vraiment nécessaire : P. Ciriani a reçu par exemple 4 mémos de personnes différentes lui demandant des estimations.

J.L. Baldy transmettra à K. Foraz un dossier complet sur ce projet.

P. Ciriani souhaite que la ligne de partage (au niveau financier) entre projet Neutrino et LHC soit clairement définie.

Le montant total du projet Neutrino, à l'exclusion de TOSCA, va probablement avoisiner les 110 MCHF.

J.L. Baldy constate qu'il n'a toujours pas eu de réponse quant aux pays auquels on pourrait envoyer l'appel d'offres. Le financement du projet n'est toujours pas bouclé.

Les chefs de groupe déplorent par ailleurs que les estimations doivent aller jusqu'au 3ème chiffre. Des données aussi précises demandent un très important travail d'étude pour un projet qui n'est pas encore certain.

K. Foraz est également chargée de coordonner ce projet.

Le chef de projet et les coordinateurs doivent en être informés. La réunion de coordination du projet TOSCA le 28/01 semble une bonne opportunité.

P. Ciriani signale que ce projet hors site nécessitera un contrôle d'accès complet, cher par conséquence.

5. Projets financés par la réserve DG

A. Lecomte annonce les projets financés par la première allocation de la réserve DG.

Pour l'informatique, 900 KCHF sont attribués à partager entre EST et IT. Ils devraient être utilisés pour :

Au niveau du Secteur Technique, 800 KCHF ont été accordés. Ils se décomposent ainsi : A. Lecomte précise qu'il y aura peut-être une deuxième allocation fin février.

J.L. Baldy évoque le problème avec le mur des tympans de la caverne UX85 qui risque des dommages importants. Même si une lettre de mise en demeure a été envoyée à l'entreprise Fougerolle, J.L. Baldy doute que le CERN soit indemnisé. Le renforcement de ce mur se monte à 700 / 800 KCHF.
Les chefs de groupe lui conseillent de faire jouer la garantie et de bloquer la caution bancaire.
 

La discussion s'engage ensuite sur le problème des provisions.
P. Ciriani estime qu'il faut une gestion plus rationnelle du budget avec une coordination au niveau de la division. A. Lecomte confirme que des engagements sur plusieurs années sont possibles.
Cependant, les chefs de groupe hésitent à hypothéquer l'avenir, ils préfèrent tout engager immédiatement.

6. Manpower Planning pour le LHC (A. Lecomte)

A. Lecomte indique que les divisions doivent fournir une plannification Manpower Planning jusqu'en 2008 pour le projet LHC répartie entre : A. Scaramelli s'insurge de cette distinction car il estime que la machine LHC et les zones expérimentales forment un tout, par opposition aux détecteurs.

Il a donc été décidé que le Manpower Planning pour la division ST sera décliné en 3 catégories :

Les besoins supérieurs au plan (17 hommes/année en moyenne) pour le Neutrino, le projet AD, etc... devront être identifiés et une ligne "Additional programs" est ajoutée à cet effet.

P. Ciriani estime que le terme "real needs" est à changer car ces besoins tiennent compte de la baisse générale des effectifs du CERN, ce ne sont pas les besoins réels absolus.

B. Jenssen préparera un masque pour permettre aux chefs de groupe de répartir le Manpower Planning dans les 4 catégories.

7. Structure résidente pendant le Workshop de Chamonix

Une structure sur le site doit être mise en place.

Chaque chef de groupe choisit son représentant sur le site pendant le Workshop :

Au niveau d'EDH, seuls les chefs de sections se mettront en congé afin que tous les documents se regroupent chez le chef de groupe qui déléguera sa signature (mots de passe) à la personne de son choix.

P. Ciriani explique que toutes les coordonnées de l'hôtel ont été transmises à la TCR et qu'il suffira d'appeler la TCR pour envoyer un message à un participant du Workshop.

8. Divers

Les groupes MC et CV doivent s'organiser sur la gestion de l'énergie.

Deux options sont possible :

A. Scaramelli insiste sur l'osmose entre le groupe CV et les SIG et il souhaite donc que la gestion reste sous la responsabilité du groupe CV.

M. Wilhelmsson et P. Ciriani se verront à ce sujet.

L'implémentation du nouveau système Rapier est en-cours. L'ordre de migration devrait être le suivant : P. Ciriani souhaiterait que son groupe migre avant le groupe CV car le temps nécessaire à la mutation est de 2 mois pour MC et de 6 mois pour CV. D'autre part, les systèmes informatiques du groupe CV ne sont pas encore tout à fait prêts pour la migration. M. Wilhelmsson accepte donc la proposition de P. Ciriani.
 
P. Ciriani ajoute qu'un problème de lisiaon avec le Technoparc se pose une fois de plus : les "forms ORACLE" ne fonctionnent pas dans le Web. Cette journée est prévue le 28 mars 98 sur le même principe que le "Manpower Planning Day" du mois de Novembre. Au niveau financier, l'application de la nouvelle circulaire 26 ne va pas boulverser les données. Le montant de l'avancement devrait être le même que l'année dernière, réparti différemment. A. Scaramelli demande à M. Wilhelmsson et P. Ciriani de lui envoyer par mail la "job description" pour leurs thésards.
Une fois ces documents envoyés, le thésard peut être au CERN dans les 20 jours.

J.L. Baldy annonce que le thésard pour le Génie Civil arrive le 2 février 98.
 

A. Lecomte distribue une liste des contrats de la division. Ce document vient des achats et comprend quelques ereurs.
Il demande aux chefs de groupe de vérifier et corriger le cas échéant les noms des responsables de contrat.
 
 
Sylvie Prodon
 

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12/02/98