Présents : J. L. Baldy - R. Bellone - R. Charavay - P. Chevret - P. Ciriani - A. Lecomte - S. Prodon - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Excusés : A. Charkiewicz - J. Roche

Invités : A. Dagan - H. Laeger
 

1. Adoption du compte rendu n° 26

2. Matters arising from the last meeting

• Réunion tours de refroidissement

A. Scaramelli rappelle que tous les appels d'offres pour le LHC doivent être communiqués à W. Middelkoop.

• TSO

• Manpower planning

3. Suivi du Workshop, actions ST, modifications WS (Tour de table)

• Suite à une remarque de T. Watson pendant le Workshop, A. Scaramelli reconnaît que le fonctionnement matriciel des projets majeurs doit être amélioré. La nomination de 3 chefs de projet pour les 3 grands projets s'impose. Il convient en effet de présenter une approche unifiée vis à vis de l'extérieur.

Sont ainsi nommés comme chefs de projet :
• J.L. Baldy pour le LHC
• M. Wilhelmsson pour le Neutrino
• J. Inigo-Golfin pour Tosca

• Communications, contrôle : A. Scaramelli estime que le groupe MC dispose d'une structure solide avec les idées claires. De très bons exposés ont été présentés au Workshop. Cette équipe mérite d'être reconnue à l'extérieur et de se voir confier des tâches plus larges.

P. Ciriani confirme que les deux objectifs de son groupe sont :
• de consolider la communication à l'intérieur de la division,
• de s'imposer vis à vis de l'extérieur comme le principal groupe de contrôle et de communications pour la sécurité.
Cependant, au niveau informatique, chaque nouveau projet implique une charge supplémentaire de maintenance. Il faut donc prévoir des recrutements en conséquence.

• Heavy Handling : Il existe un doublon entre les équipes ST et EST. Il faut remarquer que l'équipe EST s'est fortement amenuisée et qu'une grande partie des travaux est effectuée par le groupe HM. Cependant, l'interface avec les utilisateurs est maintenue au niveau de la division EST. A. Scaramelli précise néanmoins que D. Güsewell est prêt à discuter de cette situation.

La discussion s'axe ensuite sur le contrat unique de transports qui devrait couvrir les activités suivantes de 3 divisions :
• manutention lourde
• transport sur site
• transports pour magasins (3 livraisons par jour)
• transport intérieur des magasins (SPL)
• courrier
• courrier encombrant
Ce regroupement de contrats devrait permettre des économies d'échelle (certains opérateurs pouvant exercer plusieurs des activités ci-dessus).
Le problème réside actuellement dans la désignation du contract manager. Il est en effet indispensable pour son bon fonctionnement qu'il n'y ait qu'un seul responsable de contrat.
A. Scaramelli compte donc organiser une réunion avec les chefs de division concernés pour entériner ce point (un seul contract manager) et, si la réponse est positive, désigner le responsable du contrat. D'autre part, compte tenu du fait que 4 de ces 6 activités pourraient être en ST/HM et que les principales compétences techniques se retrouvent dans le groupe HM, A. Scaramelli estime que le contract manager devra être quelqu'un de ST.
Si aucun accord n'est trouvé, les appels d'offres seront séparés. En tout état de cause, le ou les appels d'offres devraient être envoyés en Mars pour le Comité des Finances de Septembre ou de Novembre.
 
• Le groupe CV devrait accentuer sa participation dans les travaux pour les expériences.

• TFM : Le principal point à retenir de l'intervention de M. Price est l'importance de la communication. Tous les coûts doivent être clairs et transparents pour prouver aux utilisateurs qu'ils paient le juste prix. Il est également important que les réactions aux demandes des utilisateurs soient rapides mais aussi réfléchies.

• Outsourcing : Ce point est souvent revenu au long des exposés. La présentation de B. Denis sur ce sujet était très intéressante et a mis en évidence un point essentiel : "l'interface doit rester aux mains du CERN".

• Contrat pour travaux de Génie Civil mineurs : Les remarques de L. Yourassoff à ce sujet ont démontré la nécessité d'un tel contrat. Les ressources du groupe TFM sont en effet insuffisantes pour assumer pleinement en interne tous les calculs de Génie Civil. J.L. Baldy rappelle que le Génie Civil a fait appel à ce type de contrats à l'époque du LEP.

• Le problème des PPA. Les chefs de groupe ont fait remarquer à A.J. Naudi pendant le Workshop que les PPA ne sont pas adaptés aux activités de la division ST.

A. Lecomte présente une proposition de nouveaux PPA. Après discussion, la liste des PPA créés ou modifiés est la suivante :
• Support technique au LHC et autres expériences.
• le PPA "Other large projects" (FOP, en fait FLP est déjà utilisé et il est remplacé par FOP) est créé.
• Support technique pour les accélérateurs et les zones expérimentales.
• le PPA " LHC (Later used for LHC operation)" (THC) est créé.
• Support technique pour l'infrastructure. Les PPA cette catégorie deviennent :
• "Site operation and maintenance" (TSO)
• "Site projects and consolidation" (TSP)
• "Technical administrative support" (TGS)
Un tableau récapitulatif de tous ces PPA sera distribué aux groupes qui devront identifier les sections concernées par les différents PPA afin que B. Jenssen puisse ouvrir les intersections correspondantes.

• Les Sessions Summaries pourraient être reportés au jeudi soir.
• Un Technical Summary de l'ensemble du Workshop le vendredi matin serait beaucoup plus intéressant. Cette intervention ne doit pas être qu'un simple résumé des discussions, le rapporteur devra s'impliquer et faire passer des idées.
• La structure des sessions du vendredi est correcte.
• Les groupes et les arguments devraient être mieux mélangés. P. Ciriani abonde dans ce sens : une analyse préalable des papiers permettra de moduler les types d'orateurs.
• Il faudrait inviter plus d'intervenants extérieurs (un par session).

A. Scaramelli regrette que tous les participants n'ont pas eu le même temps de parole selon les sessions. Il faudra donc harmoniser le nombre d'intervenants par session. De même, P. Ciriani déplore que beaucoup de sessions sont très hétérogènes ce qui pose des problèmes pour les résumés.

Chacun reconnaît que le programme de la dernière journée était trop chargé. Un module ne doit pas dépasser 4h30. Le résumé technique proposé par A. Scaramelli à la place des sessions summaries permettra de l'alléger.

Le principe de ces longues pauses du début d'après-midi est reconduit car ces breaks permettent de préparer des documents.
 

P. Ciriani estime qu'il faudrait mieux gérer les orateurs externes, notamment ceux du vendredi. Ils ne sont peut-être pas suffisamment informés (ex : temps imparti). P. Ciriani propose d'élaborer à leur attention une fiche récapitulative avec les principales lignes directrices de l'organisation des présentations. Cependant, avec ces personnalités, un contact direct semble plus approprié que des instructions sur papier.
Les autres chefs de groupe ont trouvé les exposés du vendredi très intéressants et d'un haut niveau.
A. Scaramelli ajoute que certains intervenants viennent pour communiquer, pas pour faire un exposé. Ainsi H. Hoffmann a adressé un message aux transports.
En ce qui concerne le temps alloué, il semble que 12 minutes d'exposé et 8 minutes de questions soient l'idéal. J.L. Baldy pense que la discussion est très importante et qu'il faut absolument la préserver. Il a beaucoup regretté que les exposés du vendredi n'aient pas pu se prolonger.
 

Du côté du Comité d'Organisation, H. Laeger regrette :

• Q'un certain nombre d'intervenants extérieurs aient été imposés par A. Scaramelli à la dernière minute (3 semaines à l'avance).
• Que le programme du vendredi ait été trop chargé à cause du nombre important d'invités extérieurs. Il déplore également que le chairman de la session du vendredi (J.L. Baldy) ait été mis devant le fait accompli, c'est à dire qu'il n'ait pas pu s'entretenir au préalable avec les différents intervenants.

H. Laeger indique que les cours recommandés ("Making Presentations" et "Chairing Meetings") sont très profitables. Il a remarqué la différence dans les exposés entre ceux qui les ont suivis et les autres. Il invite donc vivement chacun à suivre ces deux cours. Par contre, le cours "Written Communication" est trop court en 2 jours et demande une certaine base culturelle préalable.
Une connaissance des règles de base d'une présentation est bien sûr nécessaire, mais A. Lecomte estime qu'il ne faut pas trop de containtes sur la forme : chacun doit pouvoir s'exprimer librement selon son tempérament.
P. Ciriani ajoute que l'originalité et la spontanéité sont même plus importantes que la technique. L'intérêt de certaines présentations résidait justement dans l'enthousiasme dégagé. Cependant, l'enthousiasme ne s'apprend pas ....

H. Laeger regrette la table "VIP" de jeudi soir. A. Scaramelli lui explique que la présence de ces personnalités constituait une très bonne occasion de discuter, notamment de l'implication de la division dans la recherche.
R. Charavay ajoute qu'il y a eu beaucoup de contacts et de discussions entre invités et participants ST du Workshop pendant des pauses.

D'autre part, A. Scaramelli confirme à A. Dagan qu'il peut déjà prendre une option au niveau de l'hôtel pour l'année prochaine.
 

A. Scaramelli revient sur la dernière session du vendredi. La présence de tous ces intervenants a démontré l'intérêt de l'extérieur (Recherche, Accélérateurs, Administration) pour la division ST. C'est également une très grande source de motivation pour tous les participants du Workshop.

Les chefs de groupe reconnaissent unanimement la très bonne qualité des présentations et des discussions qui les ont suivies. Chacun s'est vraiment impliqué.
Le travail du Comité d'Organisation a été excellent.

4. Divers

• Liste téléphonique

• MOAS

P. Ciriani tient à rappeler que le MOAS est composé de deux phases séparées :

• l'entrevue (p 1, 2 et 3)
• l'évaluation de la performance.

• Budget 98

• Neutrino

J.L. Baldy annonce que les groupes concernés par ce projet doivent préparer pour la prochaine réunion Neutrino (qui aura lieu dans deux semaines) :

• la plannification men / year,
• la rédaction de leur partie du rapport du projet (description de l'ensemble de leurs prestations).

Il faudra également déterminer avec la direction du projet Neutrino qui s'occupe des ponts roulants. R. Bellone a besoin de cette information pour établir ses estimations tant financières qu'humaines.
 
 

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