Présents : J. L. Baldy - R. Bellone - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - S. Prodon  - A. Lecomte - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Excusés : J. Roche

Invités : X. Brunel - B. Jenssen - A. S. Cerne
 

1. Adoption du compte rendu n° 32

2. Matters arising from the last meeting

3. Nouveau système de mise à disposition de clefs pour les entreprises (X. Brunel)

L'Accès Control Panel est le mandataire de cette procédure via le Groupe de Protection des Biens.
Le système actuel, via les pompiers, est en effet assez lourd et ce sont presque toujours les mêmes entreprises qui viennent chercher des clefs.
D'autre part, la majorité des vols au CERN se fait sans effraction, c'est à dire à l'aide de passe-partout.
Il faut donc inciter les responsables d'entreprise à accorder une plus grande attention aux clefs qui leur sont confiées.
Le système actuellement en place sur le LEP, avec une amende pour chaque clef perdue, semble porter ses fruits. Cette initiative vise donc à formaliser ce principe et à l'étendre sur l'ensemble du CERN.
 
X. Brunel présente le projet de lettre destiné à l'Accès Control Panel.

Deux points principaux s'en dégagent :

• Les entreprises devront faire une demande écrite auprès du responsable technique du contrat pour obtenir des clefs.
• Une amende de 1'000 CHF par clef perdue ou non restituée au terme du contrat est instaurée.

• Demander aux entreprises d'établir chaque année un certificat de possession des clefs.
• Accorder au service Serrurerie la possibilité de demander en cas de doute la présentation des clefs.

L'Accès Control Panel a demandé que cette lettre soit encore visée par :

• La division SPL,
• Le Service juridique,
• V. Hatton,
• L'Audit.

P. Ciriani estime au contraire que cette notion d'amende de 1'000 CHF constitue un progrès notable par rapport à la situation actuelle. La perte d'un trousseau revient cher à l'entreprise.
Il rappelle qu'une telle idée a été lancée il y a quelques années, avec une amende fixée à 10'000 CHF par clef perdue ainsi qu'une caution, mais elle n'a pas abouti.

Il faut cependant reconnaître que, psychologiquement, la démarche d'aller chercher la clef chez les pompiers, de signer le registre et de rapporter cette clef responsabilise l'utilisateur.

R. Charavay, qui a géré toutes les clefs CV du LEP, fait remarquer que les pertes de clefs sont principalement le fait de fonctionnaires. Ainsi, en 10 ans, aucune clef n'a été perdue par Delattre ou Gematec.

Les chefs de groupe évoquent ensuite la difficulté du contrôle de ces autorisations de clefs.
A. Scaramelli ne croit pas aux vertus des autorisations à plusieurs signatures. En fin de liste pour les signatures, il lui est très difficile de contrôler la pertinence de toutes les demandes qu'il reçoit. C'est en fait le responsable du contrat qui, en apposant la première signature, garantit le bien fondé de la demande.
 

En conclusion, les chefs de groupe sont favorables à cette procédure car elle est dissuasive.
Et de toute manière, les entreprises hostiles à cette mesure pourront toujours continuer à appliquer l'ancien système.
P. Ciriani rappelle qu'il faudra vérifier que tous les services concernés soient d'accord.

4. Material budget plan (B. Jenssen)

B. Jenssen présente donc le graphique du budget matériel ST, réserve DG incluse, jusqu'en 2008.
Ce schéma montre notamment un budget d'opération en 2004 inférieur à 2001. Mais ces chiffres sont provisoires et la répartition entre budget d'opération et budget projets peut être modifiée. Les chefs de groupe estiment que le budget d'opération devrait être constant.

R. Charavay a rappelé dans la réunion de planification que des activités d'opération devront être maintenues par ST après l'arrêt du LEP. Pour le groupe CV, il n'a pris un engagement que pour une diminution de 20 % du budget d'opération. Il lui semble que la division devrait tout de même présenter un budget d'opération en légère baisse pendant les travaux du LHC.

Cependant, P. Ciriani fait remarquer que 2004 sera une année décisive durant laquelle la plupart des travaux seront en cours. Le budget d'opération ne devrait pas être coupé cette année là.

B. Jenssen détaille ensuite, par groupe, les hypothèses de calcul utilisées.
Il présente également pour chaque groupe la répartition des PPA entre :

• LHC + Projets
• Accélérateurs
• Services Généraux

A. Scaramelli ne comprend pas que 18 % des PPA de la division soient consacrés au LHC et autres projets. En effet le projet LHC a son propre budget et ne doit pas être financé par la division.
Après analyse, il apparaît que ces chiffres recouvrent principalement l'opération du LEP ( PPA "FL2" LEP 2). Ce PPA n'est pas à la bonne place dans l'activité "Technical support for LHC and other projects", il sera replacé dans la catégorie "Technical support for existing accelerators and experimental areas".

A. Lecomte compte également demander 10 MCHF supplémentaires au delà du plan à long terme pour la consolidation.
Les chefs de groupe approuvent cette idée. Le retard en matière de consolidation se monte en effet à près de 100 MCHF. D'autre part, les deux études sur le PS et le SPS justifient ce besoin.

B. Jenssen fait ensuite le récapitulatif de ces estimations :

La planification long terme pour le budget matériel ST se décomposera entre :

• budget ajusté au plan,
• consolidation ("Works paid by CERN community").

• l'opération LEP / LHC,
• le démontage du LEP,
• le projet LHC,
• les expériences (le montant n'est pas encore déterminé).

5. Divers

• Réserve DG

A. Lecomte explique qu'il ne reste plus que 10 MCHF dans la réserve DG. Il prend note que la réserve de 3,5 MCHF pour l'énergie n'est plus nécessaire.
Il faudrait peut-être revoir les priorités et les demandes à la réserve DG.

D'autre part, A. Scaramelli estime que des projets tels que le jardin d'enfants ou le restaurant n° 2 sont de l'intérêt général de la communauté et ne doivent pas être considérés comme une allocation pour le secteur technique.

• Démontage du LEP

6. Closed session

Comments and suggestions to ST Secretariat - Sylvie Prodon