CERN  ST/DI/SP  (98-31)                                                                                         24 avril 1998
 

Compte rendu n° 35

de la réunion des chefs de groupe ST

du 21 avril 1998

 

Présents : J. L. Baldy - R. Bellone - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - S. Prodon  - J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Invités : J. Osborne
 

1. Adoption du compte rendu n° 34

Le compte rendu n° 34 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

A. Scaramelli fixe un délai de 3 semaines pour déterminer la liste des jeunes cadres qui participeront à ce programme et leur établir un plan de formation personnalisé.

Une réflexion préalable est nécessaire.

P. Ciriani suggère que A. Pérosino prépare un récapitulatif des cours en management suivis depuis leur entrée au CERN par le personnel de catégorie professionnelle 2 de moins de 40 ans. Une liste des personnes ayant participé aux CERN Accelerators School serait également la bienvenue.
Cependant certaines sessions des CERN Accelerator School qui se déroulent au CERN sont de libre accès et les participants ne sont pas toujours enregistrés.

D'autre part, il faut rappeler que le cours CERN Accelerator School n° 1 sera redonné cet été. Il est aussi disponible sur cassettes.
La suite logique de cette session est le cours CERN Accelerator School n° 2 qui se déroulera à Oxford ou à Montreux pour la spécialité électron.

3. Appels d'offres et planification : organisation en l'absence de K. Foraz (R. Charavay)

R. Charavay rappelle la procédure en matière d'appels d'offres d'un montant supérieur à 50 KCHF: tous les document doivent impérativement transiter par K. Foraz. Deux exemples récents (accessoires sanitaires et télécommunications) prouvent que ces consignes ne sont pas toujours respectées.

Pendant le congé maternité de K. Foraz, cette procédure est toujours en vigueur et les documents doivent être déposés chez S. Prodon.
R. Charavay tient à préciser que toutes les activités de K. Foraz continuent normalement pendant son absence.

P. Ciriani explique que son groupe a l'habitude de travailler directement avec les acheteurs pour élaborer ensemble les spécifications. Il avance deux solutions pour impliquer K. Foraz dans la procédure :

La deuxième solution semble la plus pertinente.

R. Charavay annonce d'autre part qu'un barrage a été mis en place au niveau des achats. Et A. Scaramelli présente la réponse de R. Perin à son mémo.
 

P. Ciriani indique que le Monitoring Board on Purchasing Policy a pris bonne note de la note de A. Scaramelli.
 

A. Scaramelli présente ensuite une liste des coordinateurs de la division et des représentants des groupes associés à chaque projet important. Ce document a déjà été présenté aux physiciens de la division EP.
Il rappelle que l'une des tâches des coordinateurs est d'assister aux réunions de projet et d'en communiquer les éléments utiles pour la planification et les estimations de coût à K. Foraz qui pourra ensuite en dégager une synthèse.

Certains coordinateurs pourront être introduits par A. Scaramelli auprès des expériences.

4. Support à la recherche (A. Scaramelli)

Ce sujet a déjà été en partie évoqué dans le point 3.

P. Ciriani et R. Bellone devront chercher à impliquer d'avantage leurs groupes dans les projets de la recherche.

P. Ciriani souhaiterait avoir des précisions quant à l'organisation de la gestion du budget des expériences.
A. Scaramelli et R. Charavay lui répondent que L. Evans supervise tous les budgets pour les zones expérimentales et que toutes les prestations qui ne sont pas comprises dans l'enveloppe globale LHC sont payées directement par l'expérience concernée.

5. Management Board (J.L. Baldy)

J.L. Baldy fait un compte rendu des discussions du Management Board du 15 avril : Les propos de G. Hentch sont alarmistes : le contrat d'assurance maladie actuel n'est pas adapté à l'évolution du personnel CERN.
Les remboursements qui s'élevaient à 35 MCHF en 1996 devraient atteindre les 54 MCHF en 2005, soit une augmentation de 58% en 10 ans.

Les raisons de ce phénomène sont les suivantes :

G. Hentch présente ensuite les mesures qui pourraient être prises : En conclusion, la direction du CERN doit agir avant que ces mesures ne soient demandées par le Comité des Finances. P. Bernard, le président du CHIS Board, présente le rapport d'activité de ce comité chargé de réfléchir à l'amélioration de la situation de la couverture de santé.

Le CHIS Board travaille actuellement sur 3 axes :

Un exposé très intéressant de K. Hübner est à remarquer. Toutes les propositions d'adjudication de contrats ont été entérinées; la signature des contrats de génie civil a été autorisée. Il a été proposé que les demandes d'adhésion au CERN soient regroupées. Les candidatures pourraient être examinées 3 par 3. Les prochains pays candidats devraient ainsi être la Bulgarie, la Roumanie et la Slovénie. Mais ils semblent encore loin des critères d'entrée, qui ont été confirmés.

Vu les efforts fournis par l'Inde, il semble dommage de lui refuser un poste d'observateur.

Le Directeur Général a envoyé une lettre aux pays membres afin de leur demander un effort complémentaire pour LEP 2000.

Le problème des brevets est évoqué.

Un groupe de travail sera mis en place en vue d'identifier les futurs Directeurs Généraux potentiels du CERN.

P. Faugeras a passé en revue tous les besoins d'espace pour le LHC.

En conclusion, il manque beaucoup d'espace pour la machine : 15'000 m2 de déficit en pointe (2002 / 2003) y compris les 4'400 m2 du tunnel ISR.
P. Faugeras propose d'utiliser des tentes en armatures métalliques légères comme espace de stockage.

La décision a été prise de traiter séparément les demandes de la recherche et des accélérateurs.

Le coût estimatif total est de 7 MCHF pour les réfections de halls (à 500 CHF le m2) et de 7 MCHF pour les tentes.

H. Schönbacher a dressé un panorama des activités de TIS. Il a également évoqué le problème des boutons d'urgence dans les ascenseurs et celui de la traçabilité des déchets. L'intervention de H. Haseroth s'est axée autour des point suivants : Environ 20'000 visiteurs ont été enregistrés. Le document sera diffusé aux chefs de groupe. Les leçons du Material Planning Day ont été tirées.
Le problème des contributions "in kind" se pose.

Le vrai problème se situe au niveau du "cash flow" car les contributions "in kind" ont été comptabilisées comme les contributions en argent et beaucoup de dépenses ont été avancées.

Le document final avec tous les transparents présentés au cours de la journée Material Planning circulera dans les groupes.

6. Divers

J.L. Baldy introduces J. Osborne, a new engineer at the CE Group. He explains that J. Osborne, who worked before for a large british constructor, is experienced in underground civil engineering works.
J. Osborne will deal with package 2 of the LHC project.

J.L. Baldy details then the new organisation of the CE group :

This new organisation is motivated by two facts :
- P. D'Aca Castel-Branco now in charge of package 3 will leave CERN in October,
- N. Lopez is on maternity leave until 15th June or 1st July.

As there are a lot of problems in package 3, T. Watson is taking it over. At the same time he gives package 2 to J. Osborne. This package (for the CMS detector) is the most expensive at all : about 122 MCHF.

Package 3 will be divided into two parts :
- package 3A,
- package 3B : TI8 project.

J. Osborne will deal with package 2, T. Watson with package 3A and N. Lopez with package 3B.

A new engineer will be recruit to replace P. D'Aca Castel-Branco. He will be in charge of package 3A and T. Watson will then supervise all packages of LHC project.
 

The status of LHC works on French side is then discussed.
J.L. Baldy announces that works will begin as soon as the DUP is signed.
A. Scaramelli reminds that J.L. Baldy is allowed by the Finance Committee to sign the contracts even if the DUP is not still approved by the French authorities.
Discussions with contractors are still in progress and J.L. Baldy hopes that they will be completed by 15th May.
These negotiations take a lot of time and efforts: contracts should be written carefully in order to avoid any further dispute.

J.L. Baldy finally announces that the contract for package 1 was signed one week ago at CERN conditions. To celebrate this event he will offer champagne at the end of this session.

R. Charavay annonce qu'il a obtenu l'accord de G. Stassinakis pour que Gematec soit autorisé à transporter du matériel appartenant au CERN dans des véhicules de l'entreprise. Cette disposition ne s'applique pour l'instant qu'à Gematec et au contrat de transport.

 La procédure varie selon le pays :

R. Bellone estime que ce système relance l'idée de fiches de transfert en 3 volets : Cette mesure accordée à Gematec pourra peut-être ensuite faire boule de neige pour les autres contrats. R. Charavay explique que le tri des déchets doit désormais être pris en compte dans les appels d'offres.

Il se base sur une expérience récente de J. Roche pour la démolition du SU5. Un responsable a demandé l'installation d'un container pour jeter des câbles. Mais, comme ces câbles n'étaient pas triés, ils n'ont pu être récupérés. Il faut en effet autant de containers que de matériaux différents.
Les déchets non triés sont envoyés à la décharge des Cheneviers qui est payante.

Il est donc très important de préciser dans les appels d'offres que la gestion des déchets incombe à l'entreprise contractante.

P. Ciriani estime que ce point pourrait être plutôt inséré dans les conditions générales des achats. R. Charavay se chargera de discuter de cette possibilité avec les achats.

Sinon, une phrase standard ST sera insérée dans tous les appels d'offres.

 Il a été décidé que les factures pour l'énergie seraient signées par : La réserve DG n'a pas encore été distribuée.
P. Ciriani va faire une note pour rappeler le caractère obligatoire d'un point de vue légal et de sécurité de certains projets qu'il a demandé auprès de la réserve DG.
Cependant, les projets doivent être lancés dès maintenant pour tenir les délais.
Un code budgétaire particulier sera créé avec une réserve correspondant à la moitié du budget demandé.

En conclusion, P. Ciriani peut dès à présent lancer ses projets.

Suite à un désistement, M. Wilhelmsson demande si un chef de groupe ne pourrait pas participer à ses boards qui auront lieu les 27 et 30 avril. Aucun chef de groupe n'est disponible car de nombreux boards sont organisés cette semaine.
P. Ciriani lui suggère de contacter H. Laeger. R. Bellone annonce que trois candidats ont été retenus pour ses postes : Toutes les demandes ont été acceptées, excepté 3 postes CV pour lesquels la "Job Description" est à refaire.

A. Charkiewicz est toujours en attente de 2 demandes du groupe TFM (techniciens). Après vérification, A. Charkiewicz avait bien tous les documents.

P. Ciriani explique qu'il faut éviter de publier des postes en double filière.
Si le chef de groupe tient vraiment à ouvrir son poste aux filières 5 et 6, il est préférable de rédiger une description de poste pour la filière 5 et une description de poste pour la filière 6. Ceci, pour éviter tout conflit ultérieur.
 

 

Sylvie Prodon
 
 

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13/05/98