Présents : J L. Baldy - R. Bellone - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - S. Prodon -  J. Roche - M. Wilhelmsson

Excusés : A. Scaramelli

Invités : H. Laeger

1. Adoption du compte rendu n° 47

2. Matters arising from the last meeting

• Contrats d'appui industriel

3. Workshop 99 : examen des propositions des groupes

Si l'on ajoute à ces propositions les nouveaux engagés de filière VI et VII ainsi que les superviseurs, le nombre total de participants au Workshop se situe autour de 80 personnes, sans compter les invités extérieurs du jeudi et du vendredi. A titre de comparaison, le Workshop 98 ne comprenait que 45 personnes (hors invités extérieurs).
Ce premier chiffre de participants pour le Workshop 99 est très élevé. Cependant, l'hôtel a fait une proposition d'organisation de la salle de conférence permettant de contenir 103 personnes.  H. Laeger craint que la présence d'un grand nombre de participants ne se fasse au détriment du confort.

Le nombre de participants doit être revu à la baisse. Chaque critère de sélection est alors examiné :

• Les superviseurs de la division : la liste est passée en revue. Certains superviseurs resteront au CERN pour traiter les affaires courantes.

• Les nouveaux engagés de filière VI et VII : ils sont 17. H. Laeger fait remarquer que seuls 6 d'entre eux présentent un sujet.

• Les orateurs : 43 orateurs ont été proposés pour un total de 48 sujets. Cependant seuls 39 sujets, au maximum, pourront matériellement être traités durant le Workshop. 9 sujets doivent donc être éliminés.

Quelques critères d'élimination sont suggérés :
• Une seule présentation par personne. L'autre sujet pouvant être joint en version papier aux proceedings.
• L'équilibre entre les trois thèmes. Cependant, si les sujets sont intéressants, il serait dommage de s'en priver sous prétexte d'une égalité de traitement des thèmes.
Une analyse des sujets est effectuée groupe par groupe et 39 sujets sont dégagés. Les sujets supprimés pourront toujours être joints sur papier aux proceedings.

• Les présidents de session : le comité d'organisation n'a reçu que 4 propositions alors que 9 chairmen sont nécessaires. La liste des présidents est complétée.

• Les secrétaires de session : les 2/3 des présentations seront en anglais, il est donc indispensable que tous les secrétaires maîtrisent cette langue. Une liste de 9 secrétaires de session est finalisée.

H. Laeger rappelle que les secrétaires n'ont pas toujours fait correctement leur travail l'année dernière. Cette année les instructions seront beaucoup plus précises.

D'autre part, la proposition de H. Laeger d'alterner les sessions entre les 3 thèmes est retenue.

Il rappelle le planning :

• 1ère avec les présidents et secrétaires de session : mardi 13 octobre à 16h00, après la réunion des chefs de groupe.
• Retour des abstracts : 30 octobre 1998.
• Retour des papiers : 8 janvier 1999.

R. Bellone indique enfin que E. Lafouge ne pourra pas assurer l'édition des papiers cette année. Le comité d'organisation en a déjà pris note et envisage de s'adresser au typing pool.

4. Support à la recherche (M. Wilhelmsson)

Il détaille en premier lieu le mandat du groupe CV :

• les systèmes fluides primaires,
• les tours de refroidissement,
• les bâtiments SU,
• les liaisons verticales,
• les stations dans les US,
• l'entrée dans les cavernes techniques.

M. Wilhelmsson cite quelques exemples de collaborations avec les expériences :

• CMS : ECAL, Tracker, Pre-shower,
• ALICE : études CFD sur l'intérieur de l'aimant,
• Refroidissement des cibles pour le projet Neutron....

• l'utilisation de standards au niveau de la conception des systèmes,
• une structure en place pour l'opération et la maintenance,
• une structure opérationnelle pour la coordination des projets au niveau de la division.

M. Wilhelmsson rappelle enfin que s'il existe, chez les expériences, un réel enthousiasme pour les pré-études, les volontaires ne se bousculent pas pour en assurer la mise en place.

5. Dates des shut-down jusqu'en 2005 (P. Ciriani)

• http://nicewww.cern.ch/SL/opnews/pageswww/SPSss.html pour les schedules SPS et LEP,
• http://www.cern.ch/PSdoc/acc/ps-sched/pssch.htm pour le PS.

• le 1er faisceau (cette date correspond à la fermeture de la machine mais certaines zones ne sont déjà plus accessibles 15 jours avant),
• le début de la physique,
• le début du shut-down,

• l'énergie,
• le mode d'opération.

• le LEP s'arrête le 30/09/2000,
• le 1er faisceau test du LHC aura lieu en 2003,
• le 1er faisceau LHC est prévu le 01/07/2005.

6. Divers

• CAEC

• Attaques contre le CERN dans la presse

• Logiciel pour la sélection de candidatures

M. Wilhelmsson explique qu'un système de gestion des candidatures sur Access a été mis en place l'année dernière au niveau du groupe CV.

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