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CERN ST/DI/SP (98-73) 23 octobre 1998

Compte rendu n° 51

de la réunion des chefs de groupe ST

du 20 octobre 1998

Présents : J L. Baldy - R. Bellone - A. Charkiewicz - R. Charavay - P. Chevret - P. Ciriani - B. Jenssen - S. Prodon - J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Invité : C. Llewellyn Smith

Visit of the Director General

C. Llewellyn Smith begins its turn in the divisions with ST, which plays a very central role at CERN. He thanks ST group leaders for receiving him in this meeting.

He first reminds the three strategic objectives of his mandate:

To get LHC project approval and to put in on the road.

To make sure that LEP 2 really works properly.

To globalise support of CERN.

And he also intended:

To improve relationships with the management (Directors and Division Leaders).
To restructure CERN in order to pass properly from LEP to LHC.
To improve the image of CERN. A special effort has been made on that point.

Director General had to face many difficulties during his mandate, especially:

Member States: the decrease of contributions implied budget cuts,
Non Member States: it took a very long time to convince Japan and the United States to contribute.

At this stage of his mandate he expresses a few regrets:

It took three years to get LHC project really approved. But it was necessary. C. Llewellyn Smith explains that only Director General can negociate with the highest authorities of states.
He had no time to really know people at CERN.
It is now too late to improve CERN structures.

But on the other hand, he had the opportunity to work with fantastic people (Directors and Division Leaders). Relationships with Staff Association have really been improved. RSL is a great success and Director General is very proud of CERN personnel.

Although he did not have direct contact with all ST group leaders, C. Llewellyn Smith would like to congratulate them for their job:

civil engineering,
transport,
communication and access control,
cooling and ventilation,
facilities management.

Director General answers then to a few questions.

The public debate that took place on Monday, October 19th was very profitable. It was a good opportunity for CERN to communicate to local population.

C. Llewellyn Smith confirms that LEP operation will not keep running after October 2000. In case of a major discovey, operation could only be extended by a few months.

R. Charavay reminds on ST needs for consolidation budget and for new staff. He asks if C. Llewellyn Smith could give this message to the next Director General.

A. Scaramelli concludes that ST ambition is to be exactly in the middle, between Accelerators and Research, providing the best support for both sectors.

1. Adoption du compte rendu n° 50

Le compte rendu n° 50 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

Beeps

Suite à l'intervention de P. Ciriani au cours de la dernière réunion des chefs de groupe, M. Wilhelmsson précise que le groupe CV est en train de regrouper les beeps inutilisés.

3. Budget projets updated (R. Charavay)

R. Charavay annonce que les 5 MCHF de cash flow pour le projet LHC ont pu être trouvés.
Il ne dispose toujours pas d'informations précises sur le budget 99.

4. Projets opération et projets investissement

Les groupes ont remis à B. Jenssen la liste de leurs projets répartis dans les trois catégories définies lors de la dernière réunion.
R. Charavay constate que la part consacrée à la consolidation est vraiment très importante.

A. Scaramelli souhaite que les "legal obligations" soient clairement mis en évidence.

Chaque chef de groupe détaille ensuite la répartion de ses projets entre :

maintenance,
consolidation,
projet.

A. Scaramelli souhaite qu'ils indiquent leurs priorités.

Enfin, les titres des projets devront être revus.

5. Représentants de la division en 1999

A. Scaramelli demande aux chefs de groupe de réfléchir pour la prochaine réunion aux possibilités de renouvellement de certains mandats de représentants de la division.

6. Rafraichissement MOAS pour les superviseurs

A. Scaramelli souhaite organiser une formation d'une matinée pour tous les superviseurs de la division. Cette session, animée par P. Artigues, permettra de rappeler les règles essentielles de MOAS. Il existe ainsi 6 mesures pour traiter le personnel, il convient de les utiliser toutes. P. Ciriani rappelle que les personnes faisant l'objet d'une procédure négative doivent bénéficier d'une attention particulière.

7. Divers

Meeting secteur

A. Scaramelli annonce qu'une réunion avec les autres chefs de division du secteur technique et H. Wenninger aura lieu vendredi 23 octobre après midi.

Deux points sont à l'ordre du jour :

Répartition des projets du secteur entre les trois catégories : maintenance, consolidation, projet.
Discussions sur le Manpower Planning. Le dernier directorat a en effet autorisé une nouvelle série de postes, dont 4 pour le secteur technique. Ce chiffre est insuffisant. Le but de cette réunion est justement de le démonter au moyen d'une synthèse pour le secteur et d'une analyse par division. Il s'agira également de préparer le draft du mémo pour H. Wenninger.

Réunion Activity Based Costing / Management du 22 octobre

P. Ciriani, en séminaire de groupe à cette date, se fera représenter à cette réunion par C. Bieri. M. Wilhelmsson et P. Chevret confirment de leur côté qu'ils assisteront à cette réunion.
Ce meeting permettra notamment de faire le point sur les actions entreprises suites aux recommandations formulées par les contrôleurs de gestion.

ST Workshop 99

A. Scaramelli présente une ébauche de planning pour les journées du jeudi et du vendredi.
L'intervention du Directeur Général est avancée à jeudi soir, de même que les conclusions sur les trois thèmes présentées par J.L. Baldy, P. Ciriani et R. Charavay. Ces trois interventions devront être concertées.

La liste des participants est ensuite discutée. Il est essentiel de conserver une certaine homogénéité entre les groupes. Ainsi, seuls les nouveaux engagés de catégorie 2 pourront assister au Workshop sans présenter de contribution.

Transfert de A. Orève au groupe TFM

P. Chevret annonce que A. Orève a rejoint le groupe TFM. L'une de ses missions sera d'organiser des visites du chantier LHC.
A. Scaramelli souhaite lui confier une tâche supplémentaire : mettre en place et à disposition une base informatique des transparents de la division et du CERN.

Changements de filière

Tous les changements de filière demandés ont été acceptés à l'exception de deux cas :

l'un reporté en janvier,
l'autre à revoir l'année prochaine.

Les chefs de groupes peuvent donc l'annoncer aux personnes concernées.

Sylvie Prodon

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