Présents : J.L. Baldy - R. Bellone - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - L. Henny - P. Ninin - S. Prodon - J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhemsson

Excusés : H. Laeger

Invités : J. Inigo-Golfin - B. Jenssen - J. May - J. Pedersen - T. Watson - H. Wenninger
 

 1. Discussion with the former and present Technical Director

A. Scaramelli rappelle tout d’abord les trois missions principales de la division ST :

• le support aux accélérateurs et zones expérimentales,
• le projet LHC et les autres projets,
• les services généraux (A. Scaramelli fait remarquer que les services généraux sont présents dans tous les groupes, et pas uniquement dans le groupe TFM)

A. Scaramelli présente ensuite les quelques comités qui émaillent la division :

• réunion des chefs de groupe,
• commission MOAS,
• STTC (sujets concernant principalement le support aux accélérateurs et le projet LHC),
• GSTC (forum des utilisateurs auquel participent des représentants des autres divisions).

• une réunion annuelle de la division,
• un Workshop annuel (au niveau des chefs de section) permettant d’intégrer les nouvelles recrues et de débattre des sujets d’intérêt de la division,
• des groupes d’intérêt technologique qui permettent de favoriser les contacts horizontaux entre groupes et de partager les expériences acquises sur des sujets d’intérêt commun.

• AA : L’architecture de base du groupe est constituée par les sections « Alarm Systems » et « Access Control », la section "Support" étant plutôt chargée des études et du design. Deux projets transversaux, impliquant les trois sections, sont à noter : procédure INB et projet LHC.

• CE : Le groupe CE est structuré par lot pour le projet LHC. Un problème d’effectif se pose cependant pour les nouveaux projets qui nécessitent des estimations financières très précises, voire même des spécifications techniques (ex : Neutrino). Cette charge de travail n’est absolument pas négligeable.

• CV : Le groupe CV vient d’adopter une structure orientée projet composée de 3 sections : Design, Travaux et Opération.

La discussion se porte sur la communication entre les sections Design et Opération. Le manque d’effectif règle en fait le problème : en effet, la plupart des membres de ces sections sont également chefs de projet et appréhendent ainsi les réalités du terrain.
 
• DI : Le groupe DI est très restreint. Il est épaulé par des membres d’autres groupes qui consacrent ainsi une partie de leur temps au groupe DI pour la gestion de l’espace ou la vérification des spécifications techniques.

• EL : Le groupe EL dispose d’une structure orientée projet avec des ressources croisées. L’un des défis de P. Ciriani sera d’éduquer les jeunes recrues et de marier les deux générations.

Les deux axes impérieux de développement du groupe EL sont :
• le projet LHC,
• la consolidation du site : l’infrastructure actuelle est en effet vétuste et il est impératif que le réseau soit parfaitement en place pour le LHC. Ces actions de consolidation représentent un volume de travail non négligeable.
 
• HM : Le groupe HM doit faire face à une charge importante en matière de transports et de manutention pour le LHC. Sa structure doit absolument être renforcée.

La question du doublon avec la structure transport de la division EST doit être réglée rapidement.
 
• MO : Le groupe MO regroupe la TCR (15 opérateurs) et son support informatique. Le principal défi de ce groupe sera d’absorber les nouvelles structures techniques pour le LHC. Il faudra préserver un système de contrôle homogène dans la division et avec la salle de contrôle SL.

P. Ninin fait remarquer que la TCR est la seule salle de contrôle, hormis celle des pompiers, opérationnelle 365 jours par an. Son effectif doit être maintenu à 15 opérateurs. Il a d’ailleurs été décidé que les opérateurs ne faisaient pas partie des compléments discutables et doivent automatiquement être remplacés. En contrepartie, les opérateurs ne bénéficient que de contrats à durée limitée.
 
• TFM : Le groupe TFM est chargé de la maintenance de quelques 600 bâtiments. Une nouvelle structure orientée projet sera mise en place prochainement.

Le feed-back auprès des utilisateurs suite à chaque intervention est indispensable. D’ailleurs, l’un des rôles clés du Comité des Services Généraux (GSTC) est d’améliorer la communication avec les principaux utilisateurs de la division.
A. Scaramelli reconnaît que des failles sont encore perceptibles, notamment dans la surveillance des travaux. Il regrette que les surveillants de chantier, en privilégiant la gestion des contrats, aient pour la plupart perdu le goût du terrain. La restructuration du groupe TFM a pour but de leur faire réintégrer leur vraie place.
L’un des autres objectifs principaux du groupe TFM est d’améliorer la gestion des contrats, en procédant notamment à de larges regroupements de contrats.
P. Chevret rappelle enfin que les besoins en matière d’exploitation des bâtiments ne sont pas couverts, faute de moyens financiers suffisants.

• LHC : 84 personnes (à noter le nombre important de consultants non comptabilisés),
• Services Généraux : 92 personnes (ce chiffre devrait tendre à diminuer avec d’avantage de recours à l’outsourcing),
• Accélérateurs et Expériences : 101 personnes. Un effort important et beaucoup de progrès ont été réalisés dans ce domaine (ex : cooling des sous-détecteurs). Des chiffres plus précis seront remis à J. May. A. Scaramelli explique que la division ST doit fournir un support pluri-expériences ce qui implique des solutions identiques pour des problèmes somme toute similaires.

• le système de calcul par tête de la division du personnel n’est pas en adéquation avec le budget personnel dépensé,
• la perte pour les divisions de la part du budget personnel correspondant aux non recrutements. H. Wenninger précise cependant que cet argent sera convertible.

A. Scaramelli détaille ensuite les budgets ST. Au total, 154 MCHF ont été dépensés en 1998 par la division dont l'essentiel pour LHC (budget du projet) et pour l'énergie, soit près de 17% du budget du CERN. Un accès informatique aux données financières de la division sera accordé à J. May.
Le renouvellement des contrats constitue une source d’économies possible mais la rationalisation ne peut se poursuivre indéfiniment. La limite semble d’ailleurs presque atteinte. De plus, la diminution du personnel CERN implique un recours plus important aux contrats de service.

A. Scaramelli cite ensuite quelques performances techniques notables de la division et présente un tableau récapitulatif des installations. Le budget de maintenance représente moins de 1% de l’investissement global…. La consolidation est pourtant indispensable car elle permet la modernisation des installations et la diminution par la suite des coûts d’entretien.

Enfin, quelques photos sont présentées. Elles sont également disponibles sur le site Web du Génie Civil (ex : record d’Europe avec un pieux test de 1,5 m avec une charge de 2700 t).
 

La discussion s’axe ensuite sur le thème de la consolidation.
J. May estime qu’il convient de partager la responsabilité si la consolidation ne peut pas être effectuée. Les chefs de groupe ne doivent pas hésiter à se décharger sur le directeur technique lorsque qu’ils ne peuvent réaliser une opération pourtant indispensable, faute de moyens financiers. Il est clair que des risques doivent quelques fois être pris mais ils doivent être assumés par la direction.
Cependant, le devoir de la division n’est-il pas également de mettre en évidence les actions qui doivent absolument être réalisées.

J. May reste ouvert à tout contact informel avec les chefs de groupe et souhaite d’ailleurs visiter quelques installations. Il assistera à quelques réunions de chefs de groupe, lorsque le sujet sera d’intérêt.

2. Approbation du compte rendu n° 59

3. Matters arising from the last meeting

4. Budget matters

Au niveau des projets, il est clair que certains engagements doivent être maintenus. Par contre, le problème de financement se pose au niveau des nouveaux projets.
Si l’on prend en compte toutes les opérations de maintenance considérées comme projets, il apparaît clairement que les coupures budgétaires s’appliqueront essentiellement sur la consolidation.

R. Charavay ajoute que la transition budgétaire entre LEP et LHC doit être assurée. Certaines installations doivent en effet être maintenues en service pendant la période de chantier.
J. May demande que les piquets soient réduits. Mais ils ne représentent qu’une très faible part dans les frais de fonctionnement…. J.L. Baldy précise en outre que les coûts d’interruption des chantiers LHC ne sont pas négligeables.
J. May suggère tout de même de prendre quelques risques pour la dernière année d’activité du LEP. Mais l’infrastructure générale doit servir de base pour le LHC, elle doit donc être maintenue à niveau ….

5. Divers

• Incendie EHN1

• Baraques sous la ligne haute tension

Comments and suggestions to ST Secretariat - Sylvie Prodon