CERN  ST/DI/SP  (99-14)                                                                                         26 février 1999
 
 

Compte rendu n° 63

de la réunion des chefs de groupe ST

du 23 février 1999

 

Présents : R. Bellone - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - U. Epting - H. Laeger - J. Pedersen - S. Prodon - J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Excusés : J.L. Baldy - P. Ciriani - P. Ninin

Invités : X. Brunel
 


 

1. Approbation du compte rendu n° 62

Le compte rendu n° 62 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

La présence recommandée de deux personnes pour les visites de firmes permet une meilleure compréhension et une optimisation de la négociation.
En tout état de cause la présence de deux personnes n'est pas obligatoire, notamment s'il existe des problèmes de disponibilité ou si le marché est réduit. A. Scaramelli estime qu'il n'est pas judicieux d'envoyer des fellows aux conférences. Il préfère réserver ces places aux fonctionnaires. H. Laeger explique qu'il s'agit là d'une recommandation du Directoire (Scientific Associates Committee, 100th meeting, 18 November 1997). A. Scaramelli n'a reçu aucune note à ce sujet. A. Scaramelli conteste le terme de VIP employé pour qualifier les invités extérieurs du Workshop. Ces invités représentent le CERN dans toute sa substance et ils travaillent quotidiennement avec la division.
D'autre part, il convient d'être sélectif dans les invitations.
H. Laeger souhaiterait cependant que les chefs des groupes d'opération des accélérateurs soient invités au prochain Workshop. La division ST confirme son intention de participer financièrement à cette campagne de publicité.

3. Distribution des passe-partout : politique de la division

A. Scaramelli signe beaucoup de demandes de passe-partout. Il a invité X. Brunel pour dresser un bilan des passe-partout distribués dans la division.
Une liste des possesseurs de passe-partout est présentée. Elle sera remise prochainement aux chefs de groupe.
La quantité de passe-partout distribués dans la division est impressionnante, et cette liste n'est pas exhaustive : de nombreux passe-partout n'ont pas été enregistrés.

X. Brunel décèle deux anomalies majeures :

Les chefs de groupe mettent en évidence d'autres erreurs manifestes : Une mise à jour de la base de donnée s'impose. Un recensement précis des passe-partout en circulation dans la division sera effectué par les secrétaires de groupe pour le 5 mars 99. Hors réunion, il a été décidé d'élargir ce recensement à toutes les clefs.
A. Scaramelli ajoute que la liste du service de serrurerie est la seule qui fait foi vis à vis des autorités extérieures, notamment en cas de vol sans effraction. Il est donc indispensable qu'elle soit à jour.
D'autre part, la possession d'un passe-partout (en particulier le passe 10000) doit être justifiée.
 
Mais il ne faut pas oublier que toutes ces clefs sont facilement copiables....

X. Brunel regrette de ne disposer d'aucun moyen d'action à l'encontre d'un fonctionnaire qui ne lui rendrait pas une clef. Pourtant le préjudice est énorme : la perte d'un passe-partout rend caduque l'ensemble du plan de fermeture. Et le dommage réel se monte au coût de remplacement de toutes les serrures concernées.
 
En ce qui concerne les contrats, la solution la plus rationnelle consiste à fournir un jeu de clefs au seul responsable. Les passe-partout distribués aux contrats doivent se rapporter aux installations maintenues. Ainsi Gematec ne dispose que des clefs 6000 qui n'ouvrent que les installations CV. Un contractant ne devrait donc pas disposer d'un passe-partout 10000.
J. Pedersen évoque à l'inverse les difficultés rencontrées lorsque les entreprises contractantes ne peuvent pas intervenir sur les installations car elles ne disposent pas des clefs adéquates. La distribution de clefs est en effet soumise à l'autorisation du responsable du plan de fermeture.
 
X. Brunel précise enfin qu'une procédure officielle de distribution des clefs est en place depuis fin janvier 99. Elle sera effective début mars. Cette nouvelle procédure comporte une signature obligatoire et l'enregistrement automatique dans la base de données.
H. Laeger se demande s'il ne pourrait pas être judicieux d'incorporer les informations sur la possession de clefs dans la base de donnée du contrôle d'accès.
 
Il existe une différence primordiale entre la fourniture de clefs et la gestion du plan de fermeture. A. Scaramelli souhaiterait donc connaître le mandat précis du service de serrurerie en la matière. X. Brunel explique que la gestion du plan de fermeture était auparavant confiée à la division AS. A la fermeture du service concerné, X. Brunel s'est auto-investi de cette tâche et a mis en place cette nouvelle procédure au travers du CLA.
A. Scaramelli souhaite cependant que X. Brunel présente au cours d'une prochaine réunion le cadre juridique de son mandat.

4. DG projects : les demandes de la division

B. Jenssen a préparé un masque à compléter par les chefs de groupe afin d'étayer les demandes de projets DG et secteurs. Les informations demandées sont : Une première liste de projets DG est citée : P. Chevret souhaite y ajouter le diagnostic amiante.

5. Recrutement : point de la situation et demandes des groupes

A. Charkiewicz évoque tout d'abord les boards qui ont eu lieu récemment : D'autres boards sont prévus dans les semaines à venir : Deux postes sont encore ouverts : Un second poste TCR a été demandé. Il a été signé par A. Scaramelli.
 
 
A. Scaramelli annonce qu'une relâche de 25 postes a été décidée. Le secteur technique s'est vu attribuer 6 postes, dont une mobilité interne. Il demande aux chefs de groupe de lui formuler pour vendredi 26 février des propositions de postes intéressants pour le secteur.

Les autres points en suspens concernent :

A. Charkiewicz rappelle l'obligation d'établir les rapports de mi-période probatoire et de période probatoire dans les délais. S. Prodon vérifiera les documents qui manquent et relancera les chefs de groupe concernés.

En ce qui concerne le MOAS, l'échéance est fixée au 15 mars. A. Scaramelli invite donc les chefs de groupe à prendre rendez-vous pour accomplir leur devoir statutaire.

6. Politique des contrats

A. Scaramelli n'est pas toujours informé des documents ST (lancement d'appels d'offres, procédure d'adjudication) présentés au Comité des Finances. Il lui est alors difficile de répondre aux questions des délégués ou de donner les explications au Peers Meeting.

Il souhaite donc que tous ces sujets soient discutés au préalable en réunion de chefs de groupe. Ceci concerne :

7. Divers

Il manque encore la contribution du groupe TFM. Deux représentants du groupe AA vont participer à de nouveaux groupes de travail pour le démantèlement du LEP.
La création d'un Steering Committee pour le démantèlement du LEP est envisagée.

A. Scaramelli estime qu'en amont la procédure qualité pour l'INB est beaucoup plus urgente.

J. Roche explique que la pluviométrie actuelle peut entraîner des risques de débourrage, et notamment la présence de sable dans l'eau.
 
 
Sylvie Prodon
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12/03/99