CERN  ST/DI/SP  (99-30)                                                                                         15 avril 1999
 
 

Compte rendu n° 68

de la réunion des chefs de groupe ST

du 13 avril 1999

 

Présents : J.L. Baldy - R. Bellone - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - H. Laeger - P. Ninin - S. Prodon - J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Invités : B. Jenssen - R. Principe - E. Sanchez-Corral
 


 

1. Approbation du compte rendu n° 67

Le compte rendu n° 67 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

Deux réunions ont été organisées. Ce projet avance avec la concertation d'un représentant par groupe. Un premier document sera établi prochainement. J.L. Baldy a organisé une réunion avec les responsables concernés de la division EST qui lui ont communiqué leurs documents. Un appel d'offre devra être lancé. Les groupes CV et EL ont déjà été contactés. R. Parker souhaite représenter les télécoms dans le comité de J. Poole. A. Scaramelli et P. Ciriani n'y voient pas d'inconvénient.
M. Wilhelmsson précise que I. Ruehl est le représentant du groupe CV dans ce comité. T. Watson est celui du groupe CE. Un poste CV a été ouvert.
P. Ninin demande un poste d'opérateur. A. Scaramelli tâchera de faire le nécessaire. A. Scaramelli a informé P. Faugeras du problème de coordination des maquettes. Ce dernier souhaiterait que l'intégration soit réalisée au sein de la division ST.
H. Laeger explique que C. Ferigoule s'est engagé à réaliser l'intégration pour le groupe AA. A. Scaramelli fait remarquer que les pages Web des groupes ne sont pas toujours à jour.

3. Working group management de la maintenance et migration R5 (R. Principe & E. Sanchez-Corral)

R. Principe fait le point sur les activités du groupe de travail sur le management de la maintenance, dont les principales activités sont : L'objectif principal de ce groupe de travail est d'unifier la maintenance selon les canons classiques, en vue d'utiliser le système Rapier. Ceci se caractérise par la nécessité d'utiliser un langage commun. Un cours AFNOR a d'ailleurs été organisé dans cette optique.

La migration vers R5 s'effectue en deux phases :

E. Sanchez-Corral annonce ensuite qu'une semaine de formation est prévue du 17 au 21 mai. Elle s'adresse plus particulièrement aux maintenance managers et au support informatique des groupes (3 jours) et aux principaux utilisateurs (2 jours de formation pour 2 à 3 personnes de chaque groupe). Des séances de formation plus ciblées seront ensuite organisées au fur et à mesure, pour les autres utilisateurs. Il est important que le personnel CERN maîtrise parfaitement le logiciel, afin de discuter sur un pied d'égalité avec les entreprises contractantes.
 

MP5 Locations source of data and definition

This assessment has to be agreed by all the ST maintenance managers.

4. Administration dans les groupes

L'administration du groupe EL se compose : Soit au total 2 personnes staff pour un groupe de 60 personnes. C. Bieri assure le suivi des ressources humaines, la comptabilité des projets et le suivi du budget et le suivi du contrat C143.
P. Ninin aurait besoin, pour toutes ces tâches, de 50% du temps de C. Bieri, plutôt que de 20%. C. Bieri s'occupe des budgets, des contrats et de la gestion des projets. A cette occasion, P. Chevret présente la structure du groupe TFM.

Cinq personnes sont en charge de l'administration du groupe TFM (génie civil, électricité, climatisation chauffage, espaces verts, nettoyage) : 15 contrats sont concernés.

P. Ciriani se demande pourquoi les techniciens du groupe TFM ne se chargent pas eux-même de la gestion des commandes et des factures. P. Chevret note que beaucoup d'entre eux rentrent déjà des OSVC et autres DAI. P. Chevret ne souhaite pas alourdir leurs tâches administratives et préfère leur confier des tâches sur le terrain. R. Kalliokoski se charge du secrétariat, de l'administration des congés, de l'inventaire pour la division et des claims chauffeurs. L'effectif administratif du groupe CE est composé de : Le groupe CV dispose de deux secrétaires en prestation de service. Elles sont chargées de la dactylographie des spécifications techniques, des mémos, des ordres de service et des compte rendus.
La gestion générale du contrat est assurée par L. Annila, alors que les OSVC et la vérification des factures sont assurés directement par les responsables techniques. Il faut cependant noter que le contrôle des facture est également assuré à un niveau supérieur par R. Charavay.
Cette organisation administrative diffuse, sans réel responsable désigné est plutôt atypique dans la division. M. Wilhelmsson souhaite en fait responsabiliser tous les techniciens. L'administration du groupe DI est assurée par une secrétaire.
 

Cette présentation des structures administratives des groupes a mis en évidence une certaine hétérogénéité d'organisation entre les groupes.

5. Distribution du budget pour les projets (B. Jenssen)

P. Ciriani explique que l'objectif est d'établir un planning financier avec quelques étapes impératives : P. Ciriani rappelle que le budget projets est un budget de paiement, pas d'engagement.

B. Jenssen rappelle les ressources budgétaires disponibles pour 1999 :

Soit au total 22,2 MCHF.

B. Jenssen présente ensuite l'allocation 99 par groupe et la situation au 12/04/99. Il va préparer un échéancier plus personnalisé par groupe afin d'assurer un meilleur suivi budgétaire.
 

P. Ciriani évoque ensuite les années à venir. Le budget 2000 devrait être sensiblement équivalent à celui de 1999. Une réflexion est lancée afin de dissocier projets récurrents et non récurrents.
Il rappelle que le Directeur Général a pris récemment quelques décisions importantes :

6. Divers

A. Scaramelli demande aux chefs de groupe de coordonner leur absence avec leurs adjoints. En effet, lorsqu'ils sont tous les deux absents tous les documents à approuver dans EDH arrivent chez A. Scaramelli, sans aucune approbation au niveau du groupe concerné.
Certains chefs de groupe regrettent que les documents soient immédiatement re-routés, même pour une absence d'un jour. Il a été décidé de lancer un contrat de support informatique industriel pour la division. Un groupe de travail va être mis en place pour rédiger la spécification technique. Ce contrat concerne 4 groupes : CV, EL, AA et MO. Le besoin est estimé à 800 KCHF par an sur 3 ans.
P. Ciriani a déjà contacté les achats : le market survey peut être lancé rapidement et l'adjudication pourrait s'effectuer au Comité des Finances de mars 2000.

La composition du groupe de travail pour la rédaction de la spécification technique est la suivante :

En parallèle, P. Ciriani se charge de lancer le market survey. A. Scaramelli souhaite que les sujets suivants soient abordés au cours de la prochaine réunion des chefs de groupe : market surveys et appels d'offres à annoncer au Comité des Finances, adjudications, dépassements de contrats. A. Scaramelli présente un mémo de félicitations pour le travail du groupe HM à Nagoya. P. Chevret explique que la zone de brûlage de Prévessin, qui sert notamment à brûler les baraques norvégiennes, n'a aucune existence légale officielle.
Il met en exergue les risques de pollution et de déversement de déchets par des personnes extérieures.
La fermeture de cette zone coûterait au CERN environ 80 KCHF par an, pour le retraitement en décharge des déchets actuellement brûlés dans cette zone.
Les chefs de groupe suggèrent à P. Chevret de contacter la division TIS à ce sujet. La construction d'un mur autour de la zone pourrait constituer une action préventive notable. Il manque 8 "électeurs" dans le collège A du secteur, pour l'attribution d'un poste de représentant supplémentaire.

Des postes vacants de représentants sont les suivants :

Les chefs de groupe tenteront d'encourager les candidats, notamment parmi les jeunes. P. Ciriani annonce que le projet de mise à disposition sur le Web des notes de coupure avance. E. Cochet pourrait en présenter un status report lors de la prochaine réunion.
 
 
 Sylvie Prodon
 
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28/04/99