Présents : J.L. Baldy - R. Bellone - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - H. Laeger - P. Ninin - S. Prodon - J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Invités : I. Bejar-Alonso - V. Hatton - B. Jenssen
 

1. Approbation du compte rendu n° 68

2. Matters arising from the last meeting

• Recrutement

• Maquettes 3D pour le projet LHC

• Routage EDH

• Contrat de support informatique industriel

• Zone de brûlage

3. Market Surveys, Appels d'offres, Specs meetings, Adjudications au Comité des Finances

• Support informatique pour le contrôle industriel (groupe EL)

Ce contrat concerne 4 groupes de la division. Le market survey va être lancé prochainement.
A annoncer au Comité des Finances de juin.
 
• Contrat électrique (groupe EL)

Le contrat actuel (Ansaldo) se termine en juin 2001. P. Ciriani compte lancer le market survey et l'appel d'offres pour le renouvellement de ce contrat en fin d'année 1999. Le nouveau contrat cadre comprendra la maintenance, les petits travaux ainsi que toutes les actions non définies dans le temps et en quantité.
Par contre, des lots séparés pourront être définis pour le LHC (câblage LHC, démontage du LEP, etc.). P. Ciriani souhaite utiliser au maximum le principe de lots forfaitaires. Une décision définitive sur la stratégie à adopter sera prise en septembre, lorsque le groupe EL disposera de plus amples informations sur les travaux à réaliser. Une solution pourrait être de ne préparer qu'un seul market survey en novembre qui déboucherait sur plusieurs appels d'offres en lots.
P. Ciriani précise que le contrat de base est constitué à parts égales de travaux de maintenance et de petits travaux pour une moitié et des grands travaux pour l'autre moitié. La fourniture de matériel représente environ un tiers du montant du contrat.
 
• Standard téléphonique (groupe EL)

P. Ciriani déplore que, suite au market survey lancé pour le standard téléphonique, une seule firme ne se montre intéressée par ce marché. D'autant plus que la firme actuellement sous contrat, et qui donne entièrement satisfaction, n'a pas encore répondu au market survey. En effet, il s'agit là d'un contrat à obligation de résultat qui demande une bonne gestion. P. Ciriani réfléchit actuellement à d'autres options techniques : standard automatique, helpdesk à l'extérieur, .... La politique de lancement d'appels d'offres dépendra évidemment de la solution technique choisie.
 
• Remplacement des systèmes de protection haute tension (groupe EL)

Il s'agit d'un contrat de fourniture de matériel. Le market survey va être lancé prochainement.
A annoncer au Comité des Finances de juin.
Une extension temporaire du contrat en cours sera présentée au Comité des Finances de juin.
 
• Rénovation des transformateurs 400/18 KV (groupe EL) : Cette annonce est faite hors réunion.

Le market survey est prévu mi-mai.
A annoncer au Comité des Finances de juin.
 
• Structure textile pour le hall 185 (groupe TFM)

Le market survey est prêt.
A annoncer au Comité des Finances de juin.
 
• Regroupement des contrats de génie civil (groupe TFM)

P. Chevret annonce que la spécification technique pour le 1er appel d'offres de regroupement des contrats de génie civil devrait être prête d'ici deux mois.
V. Hatton rappelle qu'un market survey n'est valable qu'un an. Après vérification, il apparaît que la date de réponse des firmes était fixée au 27 mars 1998 et que la date d'envoi était le 11 février 1998.
A. Scaramelli confirme que l'objectif est de sortir cet appel d'offres avant juillet. Il précise que le contrat attribué se répartira entre 30% de maintenance et 70% de travaux.
A annoncer au Comité des Finances de juin.
 
• Rénovation des ascenseurs (groupe HM)

Ce contrat se monte à environ 2 MCHF. Le market survey est déjà prêt.
A annoncer au Comité des Finances de juin.
 
• Ascenseurs pour le LHC (groupe HM)

Ce contrat se monte à 4 MCHF. Le market survey est prêt mais il doit encore faire l'objet de la procédure LHC.
A annoncer  au Comité des Finances de juin.

• Ponts roulants pour le LHC (groupe HM)

Le market survey est prêt mais il doit encore faire l'objet de la procédure LHC.
A annoncer par la division EST au Comité des Finances de juin.
 
• Appel d'offres IT2395 (groupe HM)

47 firmes ont été consultées pour le market survey, 17 d'entre elles ont répondu favorablement et 8 consortia ont ensuite été constitués.
En ce qui concerne le planning, le market survey a été envoyé le 18/09/98 et l'appel d'offres le 7/04/99. La bidders conference est organisée les 3/05/99 et le retour des offres est prévu le 19/06/99. R. Bellone souhaite soumettre l'adjudication de ce contrat au Comité des Finances de septembre 99, pour un début de contrat prévu au 01/05/2000.
R. Bellone précise également que, sur les 3 premières années du contrat, compte tenu de l'activité pour le LHC, la charge de travail devrait doubler par rapport au niveau actuel.
 
• Tours de refroidissement pour le point 1 du LHC (groupe CE)

Ce projet se monte à 2,5 MCHF et les travaux de construction débuteront en janvier 2000. Le market survey devrait être prêt prochainement.
Une discussion devra en outre être menée sur la répartition du budget entre projet LHC et projet eau 2000.
A annoncer au Comité des Finances de juin.
 
• Modules préfabriqués en béton pour les puits PX15 et PM54 (groupe CE)

Le market survey est prévu en septembre. Il se monte à 2,4 MCHF.
A annoncer au Comité des Finances de juin.
 
• Neutrino Gran Sasso (groupe CE)

La composition des pays contributeurs au projet est essentielle pour le groupe génie civil qui doit cibler les firmes de ces pays pour le market survey. Le financement de ce projet devrait être bouclé pour la fin de l'année.
Les travaux de génie civil se montent à 30 MCHF.
Le Directeur Général souhaite cependant accélérer ce projet et préconise un adjudication du contrat au Comité des Finances de juin 2000. Ceci implique d'envoyer le market survey en octobre 1999.
J.L. Baldy est ainsi confronté à deux difficultés en cas de lancement du market survey en octobre :
• détermination de la liste des pays dans lesquels envoyer le market survey,
• nécessité d'obtenir l'accord du Comité des Finances pour lancer un market survey sans que le projet soit officialisé (annonce à faire au Comité des Finances de septembre). Il n'est en effet pas certain que ce projet soit approuvé en décembre 1999.
 
• Decay tube pour le projet NGS (groupe CE)

Cet appel d'offres de 7,5 MCHF sera lancé ultérieurement.
 
• Contrôle d'accès (groupe AA)

Le market survey pour la maintenance du contrôle d'accès et les travaux LHC est en cours, en vue d'établir un nouveau contrat en début de l'année prochaine.
Ce market survey se monte à environ 4 MCHF plus la maintenance; mais aucun montant n'a été inscrit sur le budget LHC pour le contrôle d'accès bâtiments.
A annoncer au Comité des Finances de juin.
 
• Fourniture et maintenance des systèmes d'alarme détection feu et gaz (Groupe AA)

Un market survey est en cours pour la fourniture d'équipements de détection feu pour EHN1 et divers. Un deuxième est établi pour la fourniture d'équipements gaz.
Suivra au deuxième semestre l'appel d'offres pour le système d'alarmes niveau 3.

P. Ciriani présente ensuite un graphique récapitulatif de la situation du contrat C143 :



L'accord du Comité des Finances a déjà été donné pour une prolongation du contrat d'une 4ème année supplémentaire. Il reste encore au groupe AA à en fixer l'enveloppe annuelle. Une demande similaire pourra être formulée pour la 5ème année.
 

• Construction of two hydraulic plants (groupe CV)

Le "spec. meeting" est prévu le 27 mai.
A annoncer au Comité des Finances de juin.
 
• Heating-ventilation of surface buildings (groupe CV)

Cet appel d'offres (IT2524) sera adjugé au Comité des Finances de Juin.

De nombreux market survey pour le groupe CV ont été reportés. 5 doivent être annoncés au Comité des Finances de Juin :

• Cooling water supply for helium compressors
• Dismantling of hydraulic equipment
• Air treatment stations and ducts installation at points 1 & 5
• Modification of the SPS accelerator cooling station control system
• Replacement of the air compressor in Bld 860

V. Hatton annonce une nouvelle ouverture pour des contrats d'une durée de 5 + 2 ans. Ceci s'adresse plus particulièrement aux contrats d'outsourcing pour lesquels la formation initiale est importante.
La discussion s'axe ensuite sur l'opportunité des consortia. Certains partenaires ne sont souvent impliqués que pour assurer le juste retour.... Mais comme le juste retour est désormais plus ou moins atteint, cet aspect sera à l'avenir moins important, au profit de partenaires qualifiés et moins risqués.
 
V. Hatton évoque ensuite les contrats de main d'oeuvre qui emploient annuellement :

• 300 techniciens dont la moitié sont affectés à 8 groupes au CERN,
• 90 secrétaires.

• de la politique CERN,
• de l'association du personnel,
• de la législation de nombreux pays membres.

4. Progress report on quality in ST (I. Bejar Alonso)

5. Progress report on Project procedure (M. Poehler)

6. Progress report on stores unification (R. Charavay)

7. Each group's need for LEP/LHC operation 2000++

• le budget d'opération LEP/LHC financé par SL,
• le budget d'exploitation LEP/LHC couvert par des budgets ST.

8. Divers

• Enveloppes des contrats

• de travaux (C),
• de maintenance (E),
• de support (S).

• Formation pour les jeunes ingénieurs

• Nommination d'un "trafic man"

• Campagne de recrutement de techniciens

Comments and suggestions to ST Secretariat - Sylvie Prodon