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CERN ST/DI/SP (99-49) 21 mai 1999

Compte rendu n° 72

de la réunion des chefs de groupe ST

du 18 mai 1999

Présents : J.L. Baldy - R. Bellone - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - H. Laeger - P. Ninin - J. Pedersen - S. Prodon - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Excusés : P. Ciriani - J. Roche

Invités : B. Jenssen - J. Purvis

1. Approbation du compte rendu n° 71

Le compte rendu n° 71 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. TI8

J.L. Baldy a envoyé un courrier aux autorités suisses en vue de les informer que le don pour le TI8 sera également utilisé pour des tuyauteries CV et installations électriques afférentes.

3. Routages EDH (J. Purvis) (see transparencies)

A. Scaramelli introduit le sujet. La division ST souhaite utiliser au maximum les routages standards.

3.1. Règles générales

J. Purvis, le responsable du système EDH, introduit quelques généralités sur EDH.

EDH poursuit deux buts principaux :

un système rapide et efficace,
des données entrées qu'une seule fois.

Ces objectifs se déclinent en 4 règles de base :

un nombre minimum de signatures,
un niveau de délégation maximal,
les signatures obligatoires doivent être obtenues,
pas de blocage de signature.

J. Purvis évoque ensuite l'avenir du système EDH :

L'utilisation d'un logiciel standard de l'industrie qui offre plus de graphisme mais peut-être moins de flexibilité.
Une simplification des procédures. Ceci signifie également que l'équipe EDH ne supportera plus que les routages standards, les routages particuliers seront à la charge des divisions.

Les différentes phases d'implantation de ce nouveau système s'échelonneront sur le 2ème semestre 1999. Elles seront totalement transparentes pour l'utilisateur.

3.2. Cas particulier de la DAI

J. Purvis présente le routage standard CERN d'une DAI (routage pour une signature financière) :

créateur,
chef de section jusqu'à 2'000 CHF,
chef de groupe jusqu'à 10'000 CHF,
chef de division si supérieur à 10'000 CHF ou état non membre.

Pour ST, au routage financier classique s'ajoute une signature de rôle (chef de groupe). Ces deux cheminements indépendants alourdissent la procédure. Ainsi, une DAI de 250 CHF fera l'objet d'une signature avec le routage standard, de deux signatures avec le routage ST et de quatre signatures avec le routage ST/CE.

Cette signature supplémentaire se justifie par :

La volonté du chef de groupe d'être informé. J. Purvis explique que le nouveau système offre la possibilité d'envoyer un E-Mail au chef de groupe, mais à posteriori.
Le souhait du chef de groupe de contrôler des travaux qui sont souvent effectués pour le compte d'une autre division.

3.3. Délégation

Cette double voie de signature pose le problème de l'opportunité des délégations accordées si le chef de groupe contresigne de toute manière tous les documents. Ce manque de délégation complique les routages.
J. Purvis souhaiterait que la division ST adopte une position claire en la matière et accorde des vraies délégations
Il faut également réfléchir au bénéfice retiré (ex : erreurs détectées) de la signature du chef de groupe, tout en conservant à l'esprit qu'un grand nombre de signatures entraîne une dilution des responsabilités.

3.4. Gestion des absences

Le noeud crucial du système réside dans la prise en compte des absences. Ainsi, certains chefs de groupe regrettent que les documents soient transférés alors même que leur absence ne dure qu'une demi-journée. D'autre part, l'utilisation de plus en plus répandue des ordinateurs portables permet de signer même en étant absent du CERN.
Le chef de division et les chefs de groupe ST souhaiteraient avoir la possibilité de désigner, en absence de leur adjoint, un autre remplaçant, qui se verrait attribuer par le système les droits de signature adéquats.

3.5. Demandes d'expédition et de transport de matériel

Les demandes d'expédition et de transport de matériel ont un routage particulier : elles passent directement du créateur au chef de division, même pour un très faible montant.
A. Scaramelli souhaiterait qu'elles soient plutôt routées vers le chef de groupe.
J. Purvis se demande s'il ne s'agit pas là d'une réglementation CERN.

3.6. Document différé (postponed)

Si un E-Mail est envoyé automatiquement au créateur lorsqu'un document est rejeté, il n'en va pas de même lorsqu'il est différé. Pourtant cette action correspond la plupart du temps à une demande d'information de la part de la personne qui a différé sa signature. Il serait donc utile qu'un E-Mail soit également envoyé au créateur.

3.7. Conclusions

J. Purvis souhaite mettre en place un forum avec des représentants de toutes les divisions pour débattre de toutes les suggestions.

A. Scaramelli demande qu'une réflexion sur la simplification des routages soit menée au sein de la division ST. En conséquence, B. Jenssen distribuera aux chefs de groupe les graphiques de leurs routages et ce point sera à l'ordre du jour de la prochaine réunion des chefs de groupe. J. Purvis est donc invité à la réunion du 25 mai, à 15h30, pour recueillir les conclusions des réflexions ST sur ce sujet.

4. Résultats de la réunion avec J. May sur les budgets d'opération orientés LEP/LHC (A. Scaramelli)

4.1. Stratégie

La réunion avec J. May avait pour objet de discuter des propositions ST :

Maintenir au maximum les budgets hors LEP/LHC.
Mettre en évidence les budgets LEP/LHC, point qui s'avère relativement délicat à établir. Ainsi, mis à part le budget LEP2 du groupe CV qui est financé indépendamment, les autres activités du LEP sont assurées par les budgets propres des groupes. L'opération consiste donc à extraire le budget LEP/LHC du budget général du groupe.

J. May a donné son accord pour cette stratégie.

4.2. Actions à entreprendre dans les groupes

A. Scaramelli demande à tous les groupes d'affiner encore leurs estimations pour le LEP/LHC, en définissant en particulier tous services qui devront fonctionner et toutes les installations qui seront progressivement mises en service.

4.3. Conséquences

Le budget ST doit se partager entre :

L'assistance aux machines (avec un budget en provenance des autres secteurs) : les prestations ST seront conditionnées au budget alloué,
L'assistance aux services généraux : une décision ne peut être prise dans ce domaine que par la Direction. A. Scaramelli rappelle que les coûts sociaux sur les contrats ne sont pas négligeables.

5. Divers

5.1. Recrutements

5.1.1 Ouverture d'un poste

Comme annoncé lors de la dernière réunion, la division dispose d'un recrutement. Il est attribué au groupe AA pour un technicien en contrôle industriel qui sera notamment en charge de la mise en place du nouveau système de transmission des alarmes de sécurité du LHC.
P. Ninin fait également part d'un besoin en technicien en contrôle industriel pour le groupe MO.

5.1.2. Postes ouverts

A. Charkiewicz rappelle qu'il reste actuellement 4 postes ouverts pour la division :

1 poste CE (projeteur CAO)
1 poste de technicien CV
1 poste d'ingénieur CV/HM
1 poste d'opérateur TCR

D'autre part, un opérateur vient d'être recruté, il entrera en fonction le 1er juin.

5.1.3. Manpower planning

A. Scaramelli demande à B. Jenssen de réviser la courbe de manpower planning en prenant en compte les départs des opérateurs TCR au bout de 6 ans.

5.2. Rapports de période probatoire et de mi-période probatoire

A. Charkiewicz demande aux chefs de groupe de lui faire parvenir dans les temps les rapports de période probatoire et de mi-période probatoire. Ces documents sont très importants pour justifier une action négative ou positive dans le futur.
En outre, à la fin de la période en First Employment, le grade normal ne peut pas être attribué tant que ces documents n'ont pas été fournis.
A. Pérosino préparera une liste des documents manquants.

5.3. Projets

5.3.1. PCB

400 KCHF ont été attribués pour le projet PCB. P. Chevret souhaite savoir ce que comprend exactement ce montant. En effet, le CERN s'était engagé à procéder au curage des canalisations comme il en avait été convenu après la dernière campagne de nettoyage de l'an passé. A. Scaramelli suggère d'en discuter début juin avec H. Schönbacher. Une réunion est d'ailleurs déjà prévue pour préparer la discussion avec le chimiste cantonal.

5.3.2. Compteurs d'eau à la sortie du CERN

Des compteurs d'eau doivent être installés à la sortie du CERN. A. Scaramelli demande à M. Wilhelmsson de les imputer pour l'instant sur le budget projet ST/CV.

5.3.3. Salle de contrôle TCR

Un nouveau plan de situation a été établi, compte tenu des changements demandés dans la répartition des postes de travail. Les vieux synoptiques vont également être enlevés, ce qui permettra de gagner un peu de place.
Toutes les parties concernées ont présenté leurs devis. Mais P. Ninin ne dispose que d'un financement à hauteur de 200 KCHF.

5.4. Organigrammes

J.L. Baldy félicite le groupe ST/DI pour les organigrammes standardisés qui seront publiés sur le Web. Mais de nombreux efforts d'harmonisation restent encore à faire.

5.5. Relations entre la TCR et la PCR

La communication entre les salles de contrôle TCR et PCR va être améliorée.

Deux actions ont ainsi été entreprises. Un représentant de la PCR est désormais invité :

aux réunions de section TCR,
au STTC : P. Collier est désormais un invité permanent aux réunions STTC, il a d'ailleurs assisté à la réunion du 17 mai.

Sylvie Prodon

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Comments and suggestions to ST Secretariat - Sylvie Prodon 02/06/99