CERN  ST/DI/SP  (99-53)                                                                                                     27 mai 1999
 
 

Compte rendu n° 73

de la réunion des chefs de groupe ST

du 25 mai 1999

 

Présents : J.L. Baldy - R. Bellone - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - L. Henny - S. Prodon - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Excusés : H. Laeger - P. Ninin - J. Roche

Invités : B. Jenssen - J. Purvis
 


 

1. Approbation du compte rendu n° 72

Le compte rendu n° 72 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Budget d'opération

Il s'agit désormais pour les groupes de dégager de leurs budgets toutes les prestations d'assistance aux machines LEP/LHC.
La dénomination des titres des projets CV sera également revue.

2.2. Projet PCB

Deux réunions sont prévues : l'une en interne, l'autre avec le chimiste cantonal. A. Scaramelli en communiquera les dates à P. Chevret.

3. Routages EDH (see J. Purvis transparencies)

Les schémas des routages EDH de la division ont été distribués la semaine précédente au chefs de groupe.

3.1. Analyse des routages des groupes pour les DAI

3.1.1. Groupes AA, EL, MO, TFM
Ces quatre groupes suivent le routage standard CERN.
3.1.2. Groupe CE
J.L. Baldy supprime un niveau de signature : le DAI 10K (L. Symons).

Il souhaiterait cependant être informé de toutes les commandes passées dans son groupe. A. Scaramelli lui suggère de trouver une solution en interne, plutôt que de demander une prestation particulière.

Cependant, il reste toujours un niveau de signature en plus du routage standard. En effet, compte tenu de la complexité des codes budgétaires LHC, toutes les DAI transitent actuellement par G. Barbuzzi qui vérifie l'exactitude des codes employés.
Deux solutions alternatives peuvent être mise en place et permettre ainsi d'utiliser le routage standard :

Le niveau de signature "Budget Holder" est donc supprimé. En conséquence, le groupe CE adoptera désormais le routage standard CERN.

3.1.3. Groupes CV et DI

Ces deux groupes accordent une délégation de 10 KCHF aux chefs de section. Les chefs de groupe concernés acceptent d'adopter le routage standard, avec une délégation de 2 KCHF.

3.1.4.  Groupe HM

R. Bellone signe tous les documents, sans aucune délégation. Le groupe HM suit en fait le routage standard, sauf que les chefs de sections ne se pas déclarés comme tels et ne figurent donc pas dans le circuit.

3.1.5. Conclusion

En résumé, tous les groupes de la division ST suivront désormais le routage standard CERN pour les DAI.

3.2. OSVC

3.2.1. Routage type "créateur"

M. Wilhelmsson regrette que les OSVC et les TIS ne suivent pas le même routage que les DAI. En effet, les OSVC sont signés par le superviseur du code budgétaire mais pas par le superviseur du créateur. Le but du double routage ST était de contrôler les techniciens ST qui travaillent sur les codes d'autres divisions.
Un routage de type "créateur" est donc demandé à l'équipe EDH.

3.2.2. Responsables des contrats

Le créateur de l'OSVC peut opérer un mauvais choix de matériel au sein du contrat cadre. Une vérification technique par le responsable du contrat s'impose. ST communiquera à l'équipe EDH la liste des responsables des contrats (la plupart du temps les chefs de groupe) qui disposeront d'un droit de veto dans EDH.

3.3. Spécialistes EDH

J. Purvis distribue la liste des spécialistes dans EDH. Elle doit être mise à jour. Toutes les corrections devront être rapportées à B. Jenssen.

3.4. TID

Les chefs de groupe ST déplorent que de nombreuses TID leur arrivent incomplètes, notamment au niveau des champs concernant l'inventaire.

3.5. Demandes d'expédition

La procédure CERN impose une signature du chef de division pour toutes les demandes d'expéditions. J. Purvis a demandé à ce qu'elle soit simplifiée.
Le chef de division a par contre la possibilité de déléguer cette signature dans EDH à son adjoint ou au DPO.

3.6. Routage en cas d'absence d'une demie journée

Désormais une absence d'une demie journée n'affectera plus le routage EDH.
J. Purvis rappelle qu'il est toujours possible de s'annoncer comme présent dans le système, même en étant en vacances. Il suffit de sélectionner le menu "Settings" puis "Absence" dans la version 2.1. Cette possibilité n'est pas encore offerte dans EDH Web mais elle devrait être mise en place dans le futur.

3.7. Choix d'un délégué

Il n'est officiellement pas possible de déléguer ses droits.
Cependant, une méthode couramment utilisée dans la pratique est de se mettre présent dans EDH, de changer temporairement ses mots de passe et de les remettre au délégué choisi.

3.8. E-Mail en cas de blocage d'un document

La génération d'un E-Mail en cas de blocage d'un document sera mise en place avec la nouvelle plateforme.

3.9. Inventaire

Il n'existe pour l'instant aucun lien entre la base de donnée EDH et foundation, la base de l'inventaire. Une relation entre ces deux bases de données va être opérée prochainement.

3.10. Instruction IS37

L. Henny rappelle l'importance, notamment pour la salle de contrôle et les services techniques, d'une procédure informatisée dans EDH de l'instruction IS37.
La procédure actuelle n'est pas très claire. P. Ciriani conseille à J. Purvis de contacter W. Weingarten et A. Chouvelon.
De toute manière, aucun nouveau document ne sera mis en place dans EDH avant l'an 2000.

3.11. Amélioration de la communication

Une amélioration de la communication entre les deux divisions passera notamment par une plus large circulation des minutes du CLA.

4. Rapport Management Board (A. Scaramelli)

4.1. Medium Term Plan

Le Medium Term Plan est sorti. La division ST a participé à l'élaboration de ce document.
Certains chiffres annoncés dans ce document n'ont pas soulevé l'unanimité.

4.2. Projet Time of Life Facility

Le CERN ne dispose d'aucun financement pour ce projet.

4.3. Dipôles

Le problème des dipôles a été discuté. Le véritable coût des aimants ne sera pas connu avant 2001.

4.4. Nouvelle procédure pour l'attribution des contrats à long terme

W. Zapf a présenté un projet de nouvelle procédure pour les contrats à long terme. Cette procédure a été longuement discutée. Elle apparaît beaucoup trop bureaucratique avec de nombreux comités qui n'ont pas de valeur ajoutée. D'autre part ces décisions stratégiques d'attribution de contrats à durée indéterminée doivent être prises au niveau des chefs de division. Un comité de niveau inférieur serait soumis à des pressions et verrait son autorité contestée.
P. Ciriani précise que l'idée originale du CCP était bien de nommer un comité de niveau chef de division.
En conclusion, la division PE va revoir son projet.

4.5. Résultats des systèmes de départ anticipé

R. Rayson a présenté les résultats des systèmes de départ anticipé, y compris les RSL.
1633 tranches de RSL ont été souscrites en 1999, contre 1619 en 1998.
En ce qui concerne les programmes de départs, 68 personnes suivent le programme de retraite progressive et 69 le programme part time. Mais aucun recrutement n'a été opéré en compensation de ces deux systèmes. Certains chefs de division ont renouvelé leur demande d'un système p+m décentralisé au niveau des secteurs.

4.6. Condition féminine au CERN

A. Scaramelli se propose d'inviter S. Datta Cockerill à une prochaine réunion des chefs de groupe pour développer ce sujet.

4.7. Point sur la réunion spéciale du Management Board au sujet du support industriel (P. Ciriani)

P. Ciriani rappelle tout d'abord que sont considérées en appui industriel toutes les personnes liées au CERN par un contrat de moyen, soit 400 à 500 personnes. Ceci concerne 22 personnes en ST dont 9 tech. support, 8 secretarial works et 5 tempory labour (long term).
Une étude a été effectuée par deux consortium qui se sont vu attribuer certains de ces contrats il y a quelques mois. Elle conclut qu'une partie de ces postes pourrait être transformée en contrats à obligation de résultat.

La loi française et celle de nombreux états membres n'autorise la régie que pour une durée limitée et avec la même rémunération que la personne remplacée.
Le Directeur Général souhaite résoudre ce problème. Un moratoire a été décidé : aucun nouveau poste ne sera accordé et chaque remplacement sera soumis à l'aval du directeur concerné.
D'autre part, V. Hatton va faire le tour des divisions afin de transformer au maximum les postes en régie en contrats à obligation de résultat.

La question est toujours latente pour les contrats de secrétaires.

5. Training Programme (B. Jenssen)

Trois types de formation sont offerts au CERN : Pour cette dernière catégorie, un plan individuel de formation a été mis en place dans la division pour les jeunes recrutés de catégorie 2 et certains en catégorie 3.
La liste des cours suivi n'est pas à jour. B. Jenssen demande donc aux chefs de groupe de les lui indiquer et de déterminer le programme de formation pour les nouveaux arrivés.

6. Divers

6.1. Gestion administrative du personnel en retraite progressive

Certaines personnes en retraite progressive figurent toujours dans les routages EDH.
B. Jenssen indique qu'il est possible de supprimer tout les droits d'une personne dans le système.
P. Ciriani suggère plutôt, pour une plus grande clarté, de transférer toutes les personnes en retraite progressive directement dans la structure centrale des groupes. A. Pérosino devra donc préparer à chaque fois un PAF de changement de section et, le cas échéant, un PAF de nomination du nouveau responsable.

6.2. Personnel ST dans des contrats à durée limitée

B. Jenssen présente une liste du personnel ST recruté sur des contrats à durée limitée, classé par date de fin de contrat.
Ainsi, 2 personnes termineront leurs contrats de 6 ans en 2000, 4 en 2001 et 7 en 2002.

6.3. Projet Neutron Beam

G. Kowalik est le responsable ST pour le le projet Neutron Beam. Ce projet implique les groupes CV, EL, CE et AA (accès et détection).

6.4. Processus de recrutement et de sélection

A. Charkiewicz intervient dans le module Gestion des Ressources Humaines dans la cadre de la formation management. Il se propose de dispenser aux chefs de groupe sa présentation sur le processus de recrutement et de sélection.
J.L. Baldy souhaiterait que l'auditoire soit élargi.

6.5. Nomination d'un chef de projet

Conformément à la procédure indiquée dans le manuel de gestion des projets, la nomination du chef de projet, pour des projets d'une certaine importance, doit avoir lieu en réunion des chefs de groupe.
J.L. Baldy annonce donc un nouveau projet : la réalisation d'un bâtiment de stockage radioactif de 1200 m2 sur le site de Prévessin, comprenant un pont roulant de 40 tonnes.
M. Poehler est nommé chef de ce projet.

 

  Sylvie Prodon
 
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10/06/99