Présents : J.L. Baldy - J. Blondel - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - A. Dagan - J. Inigo-Golfin - B. Jenssen - H. Laeger - P. Ninin - S. Prodon - J. Roche - A. Scaramelli - K. Skelton - M. Wilhelmsson

Excusés : R. Bellone

1. Approbation du compte rendu n° 73

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Projet Neutron Beam

2.2. Routages EDH

L'échelle des responsabilités est donc la suivante :

• montant inférieur à 2'000 CHF : chef de section,
• montant compris entre 2'000 CHF et 10'000 CHF : chef de groupe,
• montant supérieur à 10'000 CHF : chef de division.

Les chefs de sections du groupe TFM arguent, qu'avec ce routage, la gestion de leur budget se compliquera car ils ne verront plus passer bon nombre de commandes inférieures à 2'000 CHF. En effet, un droit de signature de 2'000 CHF est accordé à de nombreux techniciens.
Deux solutions s'offrent à eux :

• gérer leur budget en utilisant BHT,
• supprimer les délégations aux techniciens, ainsi ils signeraient toutes les commandes.

2.3. Training Programme

2.4. Nouvelle procédure pour l'attribution des contrats à long terme

3. Processus de recrutement et de sélection (A. Charkiewicz)

3.1. Processus

3.1.1. Longueur

• environ 60 étapes réparties en 4 phases :
• préparation et publication de la vacance d'emploi,
• pré-sélection,
• sélection,
• prise de fonction.
 
• un délai minimum incompressible est requis pour chaque étape :
• publication de la vacance d'emploi : 1 semaine,
• pré-sélection : 10 semaines,
• sélection : 3 semaines entre la lettre d'invitation aux candidats et le board,
• comité de sélection : une journée,
• délais de prise de fonction : 2 semaines au minimum, mais des préavis de quelques mois sont souvent à donner.
Soit au total un délai incompressible de 15/16 semaines.

3.1.2. Axe d'amélioration

3.2. Préparation et publication de la vacance d'emploi

• Discussion au sein de la division en fonction des compléments et des priorités.
• Discussion des priorités du secteur.
• Vérification par la division PE que la demande s'inscrit bien dans le cadre des allocations du secteur.
• Préparation de la description de fonction : un gain de temps appréciable pourrait être réalisé si ce document était préparé à l'avance et rédigé dans l'optique de la prochaine étape.
• Préparation de la vacance d'emploi. A. Charkiewicz rappelle que ce document a également pour objectif d'attirer les candidats.
• Traduction de la vacance d'emploi. Cette étape est souvent source de retard (le délai peut atteindre les 4 semaines), une aide du superviseur concerné serait donc la bienvenue.
• Etablissement du Personnel Action Form (PAF).
• Approbation de la vacance d'emploi et signature du PAF par le chef de groupe. Cette étape peut prendre une semaine par courrier interne, A. Charkiewicz choisi donc de se déplacer, ce qui lui permet également de donner au chef de groupe toutes les explications nécessaires.

A. Scaramelli suggère l'utilisation d'un système de signature électronique via EDH. Une demande a été effectuée auprès de l'équipe EDH, mais le délai de mis en place sera long.
• Approbation du service de classification qui vérifie que les fonctions sont en phase avec la filière de carrière demandée.
• Approbation du chef de division.
• Approbation du directeur du secteur.
• Etablissement d'un mémo de la division PE au Directeur de l'Administration. Afin de ne pas bloquer le processus, toute demande de poste hors First Employment doit être dûment justifiée.
• Signature du Directeur de l'Administration.
• Publication et distribution de la vacance d'emploi et information sur le Web.

3.3. Pré-sélection

• Définition du profil du candidat (par exemple : connaissance des langues, de logiciels) : cette étape est très importante et très utile pour la suite du processus de sélection.
• Examen des dossiers à disposition (environ 5000) correspondant au profil recherché.
• Analyse des dossiers transmis par le coordinateur du personnel.
• Mise en place, si nécessaire, de moyens de publicité supplémentaires. Cette étape peut être avancée si l'examen des dossiers à disposition se révèle déjà infructueuse. J.L. Baldy signale que certaines agences ne facturent leurs prestations que si l'un de leurs candidats est engagé.
• Filtrage des candidatures.
• Sélection des candidats invités au board.

3.4. Sélection

3.4.1. Préparation du comité de sélection

• Prévoir la date et les membres du comité de sélection. Pour une plus grande efficacité, ce choix doit être établi longtemps à l'avance.

A. Charkiewicz rappelle qu'il faut toujours inviter une personne d'une division extérieure (deux s'il s'agit d'un poste FT). La présence d'une femme dans le comité de sélection est prévue par la circulaire administrative n° 2 qui régit la composition du board. Mais la plupart des règles sont tacites.
• Invitation des candidats : un délai de 3 semaines est à prévoir.
• Organisation de la logistique du voyage.
• Distribution des dossiers des candidats aux membres du comité de sélection.
• Confirmation de la participation des candidats.

3.4.2. Comité de sélection

• Préparation des entretiens et du programme supplémentaire (visite, présentation, tests, discussions individuelles, etc.). A. Charkiewicz insiste sur l'importance de tous ces outils de sélection additionnels car ils permettent souvent de mieux cerner le candidat.

Un recrutement est un investissement important pour le CERN, il convient de minimiser le risque d'erreur. Il existe dans l'industrie de nombreuses techniques d'évaluation des personnes, peu sont utilisées au CERN. Les chefs de groupe souhaiteraient que quelques unes de ces techniques soient introduites au CERN.
• Déroulement du comité de sélection.
• Discussion de la sélection.
• Choix du meilleur candidat.

3.5. Prise de fonction

• Préparation du PAF de sélection avec la signature du président du board et du chef de division.
• Calcul du salaire de base en fonction du profil et de l'expérience du candidat.
• Offre au candidat.
• Obtention de l'acceptation du candidat.
• Initiation de la procédure médicale. P. Ciriani demande si le service médical tient compte des niveaux lors de l'entrée au CERN de la dizaine de points suivis tout au long de la carrière au CERN (audition, radiations, etc.).
• Vérification et signature du service de classification.
• Signature du Directeur de l'Administration.
• Préparation du contrat et envoi au candidat.
• Finalisation du dossier médical.
• Obtention des documents nécessaires pour les dossiers du personnel (ex : diplôme).
• Arrivée de la personne et formalités d'entrée.
• Induction Session.
• Induction Interview.
• Rapport de mi-période probatoire (après 6 mois).
• Rapport de fin de période probatoire (après 1 an).

Ces deux derniers documents sont destinés à évaluer la personne. En cas d'évaluation négative à la fin de la période probatoire, le superviseur dispose de deux alternatives :
• prolonger la durée de la période probatoire,
• mettre fin au contrat.

3.6. Axes d'amélioration

A. Charkiewicz précise les axes d'amélioration :

• définition du poste,
• définition du profil de la personne recherchée,
• organisation à l'avance du comité de sélection,
• élargissement de la gamme d'outils de sélection.

3.7. Répartition par nationalité des recrutements ST

• Autriche : 1,
• Belgique : 4,
• Suisse : 1,
• Allemagne : 5,
• Danemark : 3,
• Espagne : 6,
• Finlande : 4,
• France : 7,
• Royaume Uni : 3,
• Italie : 4,
• Pays-Bas : 1,
• Portugal : 3.

4. Divers

4.1. Budget d'opération LEP/LHC

4.2. Coopérants

Il rappelle la procédure :

• envoi de la demande à M. Truchet (lui faire une copie),
• définition des priorités dans la division (A. Scaramelli),
• fin juin : choix des priorités (4 postes de coopérants) au niveau du secteur (divisons AS, TIS et ST),
• janvier 2000 : sélection des candidats.

4.3. ST Workshop

4.3.1. ST Workshop 99

4.3.2. Axes d'amélioration

• les templates,
• la présentation des annexes dans les proceedings : ce point doit être discuté et défini dès le départ.

En ce qui concerne les invités extérieurs, il ne semble pas essentiel que leurs transparents figurent dans les proceedings. Ils assistent en effet au Workshop soit pour mieux faire comprendre aux jeunes ingénieurs ST les différents enjeux au CERN, soit pour délivrer un message à la division.

4.3.3. ST Workshop 2000

En ce qui concerne les thèmes abordés, il a été décidé de reconduire le principe de l'année passée. Un thème unique autour du LHC exclurait en effet une partie de la division.
La règle reste la même : toutes les personnes qui ont un sujet à présenter seront invitées. Mais une plus grande marge de manoeuvre sera laissée au comité d'organisation pour moduler le temps accordé ou pour suggérer un autre sujet.

4.4. Manuel de gestion de projet

H. Laeger fait part du désaccord sur certains points du représentant du groupe AA. Ce dernier doit exprimer son point de vue lors des réunions.

4.5. Groupes de travail pour le LHC

• L'emplacement de l'électronique sous les aimants.
• Président : R. Rausch,
• Représentants ST : J. Pedersen, J. Inigo-Golfin.
Nota : ce groupe de travail devra se pencher sur la nécessité ou non d'une détection feu.
 
• Niveau des besoins en communication.
• Représentants ST : P. Ninin, R. Parker
Ce groupe de travail doit fournir un rapport pour la fin de l'année et suggérer des solutions.

4.6. Canalisation du SPS

4.7. Surveillants de travaux pour le nettoyage

Deux alternatives s'offrent au groupe TFM :

• Trouver en interne un remplaçant : cette solution ne résoudrait le problème qu'à court terme.
• Faire appel à une société d'audit. Les bureaux de contrôle sont en général bien organisés et disposent d'une plus grande autorité vis-à-vis des firmes contractantes. De plus, ils pourraient travailler en dehors des horaires standards et suggérer des idées pour la rédaction de spécifications techniques, afin de simplifier le contrat.

P. Chevret va examiner le coût et la faisabilité de cette solution.

Comments and suggestions to ST Secretariat - Sylvie Prodon