CERN  ST/DI/SP  (99-67)                                                                                                     10 juin 1999
 
 

Compte rendu n° 75

de la réunion des chefs de groupe ST

du 8 juin 1999

 

Présents : J.L. Baldy - R. Bellone - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - H. Laeger - P. Ninin - S. Prodon - J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Invités :  E. Cochet - J. Müller - E. Sanchez-Corral


 

1. Approbation du compte rendu n° 74

Le compte rendu n° 74 est approuvé sous réserve de la modification suivante : le 2ème paragraphe du 1er point du chapitre 3.4.1. devient : "A. Charkiewicz rappelle qu'il faut toujours inviter une personne d'une division extérieure (deux s'il s'agit d'un poste FT). La présence d'une femme dans le comité de sélection est prévue par la circulaire administrative n° 2 qui régit la composition du board. Mais la plupart des règles sont tacites."

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Routages EDH

Une solution interne au groupe CE a été finalement trouvée, afin d'adopter le routage standard.

3. Notes de coupure sur le Web (E. Cochet - J. Müller - E. Sanchez-Corral)  (see transparencies)

3.1. Situation actuelle

Chaque groupe émet actuellement ses propres notes de coupure selon un masque différent (en Word pour le groupe CV ou en File-Maker pour les groupe EL et TFM), lesquelles sont ensuite diffusées par le bureau du courrier (selon les listes déposées au service Adressage).

3.2. But du projet

L'objectif est double : supprimer cette diffusion papier en la remplaçant par un e-mail et mettre les notes de coupures à disposition sur le Web. Ce regroupement des notes de coupure au sein d'un site unique consultable par tous répond à un souhait des utilisateurs.

3.3. Enregistrement des Notes de Coupure dans CADIM-EDMS

Le groupe de travail a décidé d'intégrer les notes de coupure au système CADIM-EDMS qui dispose d'une interface Web.
L'enregistrement sera effectué par deux personnes dans chaque groupe.
E. Sanchez-Corral détaille ensuite les modalités pratiques d'enregistrement d'une note de coupure via ce système. Il s'agit d'une part d'entrer des informations sur le document et d'autre part d'attacher les fichiers associés.

3.3.1. Identification du document

Chaque note de coupure disposera : Le titre et la description seront les même que ceux décrits dans la note de coupure. La description devra cependant être standardisée et comprendre notamment un certain nombre de mots clefs permettant d'établir une classification :

3.3.3. Statuts

Les notes de coupures pourraient passer par trois statuts : Ce premier statut est essentiel. Il répond en effet aux plaintes des physiciens qui reprochent à la division de ne pas être consultés au préalable. De cette manière, il pourront discuter dans leurs réunions des notes de coupure en préparation et transmettre leurs commentaires éventuels au groupe EL.

Les délais standards seront les suivants :

Le système devra également ménager une possibilité d'annulation. Il n'est pas nécessaire de mettre en place un circuit de signatures car les notes de coupure sont généralement émises par une seule personne dans les groupes qui est garante de la conformité des informations publiées.

3.3.5. Dates de validité

Le système CADIM-EDMS prévoit deux dates : Cependant, la note de coupure est active pendant une fourchette de temps donnée, indépendante de la date d'enregistrement. Un champ supplémentaire doit donc être mis en place afin de mettre en évidence la période de validité de la note de coupure. Ceci est demandé à l'équipe EDMS.

3.3.6. Définition d’une structure de classification

Les critères de classification (réseaux, zone géographique, groupe émetteur) sont définis dans un fichier EXCEL qui génère automatiquement la structure dans CADIM.
La brève description du document doit contenir les mots clefs ce qui permet de créer facilement les liens du document sur les nœuds correspondants.

3.4. Publication dans le Web

Le système CADIM-EDMS dispose d'une interface Web.

Les recherches pourront s'effectuer par :

D'autre part, la structure CADIM de classification des notes de coupure génère automatiquement et dynamiquement une page Web qui offre la possibilité de naviguer sur celle-ci et de rechercher les notes de coupure.

3.5. Actions à entreprendre

3.5.1. Définir la structure de classification des notes de coupure

La structure de classification doit être établie une fois pour toute. Une approbation par les chefs de groupe est donc nécessaire. Ces derniers donnent leur accord de principe et délèguent à leurs représentants dans ce groupe de travail le soin de régler les modalités pratiques.

3.5.2. Listes de distribution

Les listes de distribution seront mises à jour cet été et transformées en listbox électroniques. Cette informatisation permettra de diffuser plus facilement, plus rapidement et plus largement les notes de coupure.
Lorsque la note de coupure passe à l'état active ou est annulée, le system CADIM envoie automatiquement un mail aux personnes concernées (liste de distribution definie) selon des interêts/critères définis.
R. Charavay rappelle que les listes de distribution des notes de coupure pour le LEP sont sous la responsabilité des réunions SLIM dont le président est A. Spinks. Il conviendra donc de le contacter.

3.5.3. Template Word

Un template Word sera préparé et mis à disposition (File, New, ST, note coupure).

3.5.4. Mécanismes de recherche dans l’interface Web

Les mécanismes de recherche devront être définis avec l'ensemble des utilisateurs (émetteurs, TCR). Le groupe de travail exprimera ses besoins à l'equipe CADIM qui essaiera dans la mesure du possible de les mettre en place.

3.5.5. Diffusion de l'information

Une fois ce projet en place, une présentation pourra être effectuée auprès du comité des services généraux.
Une annonce sera également faite sur le Weekly, sur la page Web ST et éventuellement sur la page Web principale CERN.

3.6. Planning

Les premiers tests seront effectués en septembre. L'objectif est que l'intégration des notes de coupure dans le système EDMS-CADIM soit opérationnelle pour le prochain arrêt machine.

3.7. Disponibilité du système

P. Ninin demande un degré de disponibilité élevé du système.
E. Sanchez-Corral précise que le système EDMS-CADIM ne sera pas assuré pendant la fermeture de fin d'année, mais la disponibilité est globalement bonne. Seul le responsable CADIM est en mesure de se prononcer sur la disponibilité du système et les plans futurs. Il y pas de service 24/24h assuré. Il est toujours possible de formuler la demande. Depuis quelques mois le support passe par le Helpdesk (7h-18h), ce qui constitue déjà un progrès notable.

3.6. Autres applications du système

3.6.1. Notes de perturbation CV

Les notes de perturbation seront régies par le même système, le sigle NP remplaçant le terme NC dans le code projet.

3.6.2. Notes de coupure TCR

La TCR souhaiterait utiliser ce système pour émettre des notes de coupures pour les coupures des pompiers.

3.6.3. Notes de perturbation informatiques

Le groupe SL/CO pourrait être intéressé par ce nouveau système pour ses notes de perturbation informatiques. Le groupe de travail prendra contact avec le responsable concerné.

4. Budget de la division dans les années 2000 - 2005 (P. Ciriani)

4.1. Coût d'opération LEP/LHC par groupe

P. Ciriani récapitule les résultats groupe par groupe de l'analyse du coût d'opération LEP/LHC de 1998 à 2005.

4.1.1. Groupe TFM

Le budget ST reste stable puisque les services généraux fournis par le groupe TFM à l'ensemble de la communauté CERN doivent être maintenus.
Par contre le vieillissement des bâtiments du LEP (qui seront utilisés dans le futur pour le LHC) entraîne une augmentation des coûts de maintenance génie civil.

4.1.2. Groupe AA

Les budgets pour le contrôle d'accès radiation et la sécurité incendie subiront une forte baisse lors de l'arrêt du LEP et  remonteront progressivement au fur et à mesure de la mise en place du LHC.
Le contrôle d'accès site devrait doubler entre 1998 et 2005.
J.L. Baldy rappelle cependant que quelques décisions fondamentales n'ont pas encore été prises. Mais elles n'ont pas une influence financière très importante.

4.1.3. Groupe EL

Les budgets EL suivent la courbe classique.

4.1.4. Groupe CV

Quelques explications doivent être encore données sur certains chiffres.

4.1.5. Groupe HM

P. Ciriani souhaite avoir des données sur le coût d'opération LEP/LHC hors démontage et installation des machines.
R. Bellone explique que démontage du LEP et le montage du LHC représenteront l'essentiel des activités du groupe HM. Il ne souhaite pas voir ce budget confié à l'extérieur, d'autant plus qu'un accord a été pris il y a 4 ans sur le financement de ces activités.

4.2. Stratégie générale

Le principe de base consiste à établir une comptabilité analytique par activité permettant : P. Ciriani fait de l'obtention d'une ligne d'opération LHC son objectif majeur. Ce principe a d'ailleurs déjà été approuvé.

5. Training Plan

Cette présentation est reportée à la semaine prochaine.
B. Jenssen n'a reçu pour l'instant que la moitié des contributions des groupes. J.L. Baldy invite les chefs de groupe à transmettre ces informations au plus vite à B. Jenssen.

6. Divers

4.1. Chutes d'arbre

Suite à la tempête, quelques chutes d'arbres se sont produites sur le site de Prévessin. Un programme d'élimination des vieux arbres sera mis en place dès l'année prochaine.

 4.2. Boursiers et associés scientifiques

Suite à l'E-Mail de J. May sur les possibilités de prolongation des contrats de boursiers ou d'associés scientifiques, H. Laeger a contacté les responsables du programme. Ces derniers ne sont pas au courant des modalités pratique.
Mais la division peut toujours tenter de demander dans ce contexte un poste supplémentaire pour l'année prochaine, en l'occurrence un informaticien pour les bases de données qui serait sous la responsabilité de S. Oliger.

4.3. TSO du bâtiment 104

D. Hay est nommé TSO du bâtiment 104 pour la division ST.
 
  Sylvie Prodon
 
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24/06/99