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CERN ST/DI/SP (99-72) 24 juin 1999

Compte rendu n° 77

de la réunion des chefs de groupe ST

du 22 juin 1999

Présents : J.L. Baldy - R. Bellone - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - L. Henny - P. Ninin - S. Prodon - A. Scaramelli - T. Watson (part time) - M. Wilhelmsson

Excusés : H. Laeger - J. Roche

Invités : B. Jenssen - R. Principe

1. Approbation du compte rendu n° 76

Le compte rendu n° 76 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. CAEC

Les représentants ST au CAEC sont actuellement S. Oliger et M. Wilhelmsson.
Le poste de S. Oliger ne se discute pas car il correspond à une compétence dans ce domaine particulier.

Le second représentant doit appartenir à l'un des trois groupes concernés, soit EL, CV ou CE. M. Wilhelmsson accepte le cas échéant de prolonger d'un an son mandat. Il serait cependant opportun d'impliquer le groupe génie civil dans ce comité. Ce point sera discuté avec J.L. Baldy.

2.2. Ingénieur espagnol

L'ingénieur espagnol sera finalement affecté au groupe MO. En contrepartie, le groupe EL disposera d'un fellow.
La discussion porte ensuite sur l'inadéquation entre le poste proposé et le profil du candidat. L'explication de cette distorsion est la suivante : la description complète du poste rédigée par le demandeur est en fait condensée en quelques lignes ce qui biaise la sélection. Cette remarque sera répercutée auprès de J. Salicio Diez.

3. Structures métalliques points 1 et 5 (R. Principe)

L'objet de cette étude consiste à analyser si la structure métallique au PM54 et au PX15 est nécessaire et si elle est intéressante économiquement.

3.1. Schémas du PM14 et du PX15

R. Principe présente tout d'abord un schéma du PM54 avec :

le module béton,
les gaines de ventilation,
les tuyauteries pour la cryogénie et le refroidissement,
l'alimak,
et la structure métallique en option, objet de la présente étude.

Le PX15 est comparable, avec une seule différence : la structure métallique est ici positionnée en face du module béton.

3.2. Coûts de base

Hors charpente métallique, le PM54 se monte à 3,5 MCHF et le PX15 à 2,5 MCHF. Ne sont pas compris dans cette estimation :

L'alimak dont la location pour 10 semaines est estimée à 400 KCHF. R. Principe considère que cette option n'est pas nécessaire.
Les chemins de câbles estimés à 100 KCHF qui sont compris dans la structure métallique mais qui devraient être ajoutés pour toute autre solution.

3.3. Options envisageables

R. Principe détaille ensuite les avantages et les inconvénients de la structure métallique ainsi que des autres solutions techniques envisageables.

3.3.1. Structure métallique

Le coût de cette solution est relativement élevé (autour de 240 KCHF dans l'hypothèse la plus défavorable).
Cette structure a l'avantage d'une très grande stabilité. Elle est facilement démontable et n'est pas limitée par la hauteur.
Cependant les délais d'installation sont assez longs : 3 à 4 semaines.

3.3.2. Plateformes de travail spéciales

De telles plateformes sont chères et ne permettent pas d'atteindre des hauteurs supérieures à 30 m.

3.3.3. Nacelles classiques

Cette solution est relativement économique (50 à 70 KCHF). Elle permet un démontage et un stockage facile avec des délais d'installation très courts (moins d'une semaine).
Cependant la stabilité est inférieure à celle des autres solutions.

3.3.4. Plateforme guidée

Le coût peut varier entre 80 et 130 KCHF, en fonction du système de contrôle utilisé. Ces plateformes bénéficient d'une très bonne stabilité. Elles peuvent être installées rapidement (environ une semaine) et sont facilement stockables.

3.3.5. Échafaudages

Une location de 3 mois coûte 90 KCHF, auxquels il faut ajouter des coûts élevés de montage et le démontage. Les délais d'installation sont également longs (2 semaines)

3.3.6. Conclusion

Un tableau récapitulatif résume les avantages et les inconvénients de chacunes de ces solutions.

D'un point de vue technique, deux alternatives se détachent :

la structure métallique,
la plateforme guidée.

3.4. Coûts supplémentaires à prendre en compte

Compte tenu du planning serré, des coûts supplémentaires seront induits, soit pour tenir la temporal release, soit pour compenser le dépassement de cette fenêtre.

3.4.1. Coût du travail par roulement

Afin de réaliser tous les travaux dans la temporal release, du travail par roulement pourra être nécessaire.
R. Principe rappelle quelques chiffres :

une organisation en 2x8 représente un surcoût de 15 à 20%,
une organisation en 3x8 représente un surcoût de 40 à 50%.

3.4.2. Coût de dépassement de la temporal release

Au delà de la fenêtre contractuelle de 10 semaines, des indemnités compensatoires doivent être versées aux entreprises de génie civil :

100 KCHF pour 3 semaines supplémentaires,
230 KCHF pour 7 semaines supplémentaires,
390 KCHF pour 12 semaines supplémentaires.

3.5. Comparaison structure métallique / plateforme guidée

Deux solutions ont été retenues : la structure métallique et la plateforme guidée. R. Principe examine les coûts respectifs de ces solutions avec plusieurs hypothèses :

Hypothèse 1 : utilisation d'une plateforme guidée et respect de la temporal release (ce qui implique des travaux CV en 3x8) : 530 KCHF.
Hypothèse 2 : utilisation d'une plateforme guidée et dépassement de la temporal release de 2 semaines avec des travaux CV en 2x8 : 370 KCHF.
Hypothèse 3 : utilisation d'une plateforme guidée et dépassement de la temporal release de 4 semaines (travaux CV en horaire normal) : 260 KCHF.
Hypothèse 4 : utilisation d'une structure métallique et respect de la temporal release (ce qui implique des travaux CV en 3x8) : 640 KCHF.
Hypothèse 5 : utilisation d'une structure métallique et dépassement de la temporal release de 7 semaines (travaux CV en horaire normal) : 470 KCHF.

En ce qui concerne l'alimentation en gaz, R. Principe estime que, contrairement aux idées reçues, les chantiers devraient se gérer de la même manière et il ne devrait pas y avoir, pour la plateforme, de coût supplémentaire dû à un montage différent.

3.6. Conclusion

R. Principe recommande deux solutions :

L'utilisation d'une plateforme guidée avec des travaux CV à horaire normal : il s'agit de la solution la plus économique, mais elle implique un délais d'achèvement du PM54 relativement long (79 semaines).
L'utilisation d'une structure métallique avec des travaux CV à horaire normal : cette solution permet d'achever le PM54 en 54 semaines, mais elle est plus chère (470 KCHF au lieu de 260 KCHF).

Le choix appartient aux responsable du projet, selon qu'ils privilégient l'aspect économique (plateforme guidée) ou les délais (structure métallique).
Cependant la différence de coût (200 KCHF) entre ces deux solutions est à relativiser par rapport au coût de l'ensemble des travaux dans le puits (3,5 MCHF pour le PM54). D'autre part, la prise en compte des chemins de câbles (compris dans la structure métallique mais pas dans la plateforme guidée) devrait encore rapprocher les coûts de ces solutions.

4. Rapport Comité des Finances (A. Scaramelli)

4.1. Conclusions du Comité des Finances

A. Scaramelli ne s'étend pas sur les conclusions du Comité des Finances qui ont été reprises dans le discours du Directeur Général.

4.2. Responsabilités des chefs de groupe pour les documents relatifs au Comité des Finances

A. Scaramelli présente l'E-Mail de P. Ciriani intimant à ses chefs de section que tous les documents relatifs au Comité des Finances soient soumis à son approbation.
En effet, la responsabilité du chef de groupe est engagée pour tous les achats, et à plus forte raison pour les affaires relatives au Comité des Finances. Le chef de groupe doit donc être dans :

les market surveys,
les appels d'offres,
les adjudications,
la liste des firmes,
etc.

4.3. Décisions

A. Scaramelli a décidé de prendre les mesures suivantes :

Un point sur l'avancement des affaires relatives au Comité des Finances sera effectué chaque semaine, au cours de la réunion des chefs de groupe :

achats : market surveys, appels d'offres, adjudications,
contrats en cours : dépassements, avenants.

Des révisions techniques avec les utilisateurs devront être organisées avant les specifications meetings.
Suite au market survey, la liste des firmes destinataires de l'appel d'offres doit être vue avec la division SPL et A. Scaramelli. L'exclusion de certaines entreprises doit être justifiée.
A. Scaramelli doit être invité à tous les specifications meetings (Nota : vérifier sa disponibilité avant d'organiser les réunions). La présence d'un "naïf technique" de haut niveau (A. Scaramelli ou un chef de groupe mandaté par lui) paraît en effet indispensable.
L'ouverture des offres et l'adjudication doit se faire en présence des utilisateurs, de SPL, de A. Scaramelli et éventuellement d'experts extérieurs.

P. Ciriani considère le le market survey constitue une étape un peu moins importante. Mais l'élimination de certaines firmes qui souhaitent être consultées dans le market survey comporte une composante politique et stratégique qui ne peut être du ressort que du chef de groupe.
D'autre part, la qualification des firmes pour l'appel d'offres, suite au market survey, constitue une étape clef.

P. Ciriani rappelle également que les market surveys et les spécifications techniques sont déjà soumis à de nombreuses étapes et révisions :

acheteur,
comité de lecture ST,
V. Hatton et T. Lagrange pour les contrats de type C et S,
experts extérieurs,
division des finances,
etc.

Mais un filtre interne efficace minimisera les critiques extérieures.

5. Le point sur les dépenses probables (B. Jenssen)

5.1. Situation budgétaire

5.1.1. Opération

	Après bouclement de mai 99	Au 22 juin 99	Situation en mai 98
Paiements	31 %	37 %	28 %
Engagements	87 %	93 %	61 %

En comptant les 2 MCHF dans le pipeline au 22 juin, on peut considérer que la quasi totalité du budget d'opération est engagée.

B. Jenssen détaille ensuite la situation de chaque groupe.

5.1.2. Projets

	Après bouclement de mai 99	Au 22 juin 99	Situation en mai 98
Paiements	19 %	23 %	13 %
Engagements	50 %	56 %	38 %

Un retard manifeste dans les travaux est à déplorer, notamment pour les groupes CV et EL. Tous les projets prévus dans le plan et qui peuvent être anticipés doivent l'être.

5.1.3. Conclusion

Le budget d'opération pourrait être trop juste et il conviendra de l'équilibrer avec le budget projets. Un équilibre entre les années pourrait également être envisagé, afin de limiter les difficultés de trésorerie.

Les chefs de groupe doivent préparer, pour la première semaine de juillet, leurs prévisions de paiements et d'engagements jusqu'à la fin de l'année, en insistant plus particulièrement sur le calendrier de paiement des projets.

5.2. Draft budget 2000 matériel et personnel

B. Jenssen présente un tableau avec les affectations du budget matériel et personnel entre budget propre et exploitation LEP/LHC.
Le budget matériel est ainsi affecté aux 2/3 au secteur technique et pour 1/3 au secteur accélérateur. Par contre le budget personnel est partagé équitablement entre les deux. Cette différence peut s'expliquer par l'outsourcing.
A. Scaramelli demande cependant aux chefs de groupe de vérifier la cohérence des PPA.

6. Divers

6.1. Changements de filière

Suite à l'exercice MOAS, A. Charkiewicz invite les chefs de groupe à remplir sans tarder les fiches individuelles d'emploi, pour les personnes pour lesquelles un changement de filière de carrière a été demandé.

6.2. Comptes rendus des réunions des chefs de groupe

E. Cochet se chargera de rédiger les comptes rendus des réunions des chefs de groupe pendant l'absence de S. Prodon (2 premières semaines de juillet). Les réunions seront décalées au mercredi après-midi, compte tenu de l'absence de E. Cochet le mardi.

6.3. Absence de A. Scaramelli

A. Scaramelli sera absent durant la semaine du 28 juin. Il organise son remplacement pour quelques réunions :

Technical Review Board IT 2664 (mercredi 30 juin) : P. Ciriani et/ou P. Ninin,
Réunion Station Jura : J.L. Baldy est l'organisateur de cette réunion, aucun représentant supplémentaire n'est donc nécessaire
Réunion PCB : P. Ciriani et P. Chevret assistent déjà à cette réunion, aucun représentant supplémentaire n'est nécessaire.

6.4. Publication de la liste des promotions

La liste des promotions sera publiée dès que la division du personnel aura donné son feu vert.

6.5. Rapport INB sur le Millenium Bug

E. Sanchez-Corral a envoyé aux chefs de groupe, pour approbation, le rapport INB sur le Millenium Bug. Les chefs de groupe ST approuvent le contenu de ce document. A. Scaramelli leur demande de confirmer rapidement cet accord à E. Sanchez-Corral.

Sylvie Prodon

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