CERN   ST/DI/EC (99-77)                                                                                          7 juillet 1999
 

 

Compte rendu n° 78

de la réunion des chefs de groupe ST

du 6 juillet 1999

 

Présents : J-L. Baldy - R. Bellone - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - E. Cochet - E. Epting - J. Inigo Golfin (partiellement) - B. Jenssen - H. Laeger - J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson.

Invitée : I. Bejar Alonso

1. Approbation du compte rendu n° 77

Le compte rendu n° 77 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

A. Scaramelli fait un tour de table pour évoquer les différents sujets traités durant son absence la semaine précédente.

2.1 CAEC

Le possible remplacement de M. Wilhelmsson au sein du CAEC est rediscuté, tout en maintenant la candidature de S. Oliger. D'autres candidatures en accord avec le profil demandé n'ayant pas été proposées, M. Wihlelmsson est donc maintenu pour une année.
2.2 Etude de R. Principe concernant les structures métalliques des points 1 et 5
L'installation de structures métalliques a été retenue. A. Scaramelli souligne que P. Faugeras a apprécié le travail de R. Principe.
2.3 Réunion PCB
P. Ciriani annonce que la situation, due à une accumulation tout au long des derniers 30 ans, est difficile et qu'une solution rapide n'est guère envisageable.
Une étude de décontamination de tout le site par une société externe spécialisée sera lancée (action : P. Ciriani d'ici la fin de l'année).  Les Services cantonaux fourniront au CERN une liste de firmes à contacter.
2.4 Réunion Tunnel Jura
Cette réunion avait pour but de fournir tous les éléments en vue de prendre une décision sur ce qui doit être fait sur le tronçon Jura suite à la venue d'eau et de sable. J-L. Baldy pense que L. Evans est maintenant très bien informé et qu'une décision devrait intervenir durant l'été.
La solution intermédiaire consistant à garder le principe de fonctionnement actuel avec évacuation de l'eau par la galerie TZ32, mais en rendant l'ensemble du système plus sûr, semble avoir la préférence (coût : 4.6 MCHF au lieu des 22.8 MCHF de la solution de base).
Les travaux pourraient commencer dès la fin du démantèlement du LEP.  Le groupe CV est également concerné par cette solution (conduite de 3000 m dans le tunnel).

Un problème est cependant soulevé par J. Roche :  les batardeaux sont-ils maintenus dans la galerie TZ32 ? Si tel est le cas, il faudrait examiner les risques de contamination de cette eau par l'air en transit en provenance du tunnel LHC. J.L. Baldy va se renseigner auprès de TIS.

2.5 Achats en leasing
L. Evans a demandé d'examiner la possibilité d'acheter les équipements CV pour les cavernes en leasing, avec entretien sur 10 ans.
Ce type de contrat a déjà trouvé application à DESY.
Il est donc important d'introduire cette option sur le Market Survey.
2.6 Liste des promotions
La liste des promotions publiée par la Division du Personnel (comportant le nom et le type d'avancement) sera prochainement disponible au secrétariat de division.
 

3. Nominations au sein de la division ST

3.1 Chef de groupe HM
Un important contrat (transport et manutention) se mettant en place bientôt et pour une durée de 5 ans, R. Bellone et R. Charavay se sont mis d'accord pour que R.Charavay prenne la fonction de chef du groupe HM dès le 5 juillet. R. Bellone reste à l'intérieur du groupe HM et devient chef de projet LHC pour l'ensemble des équipements de levage et manutention (ponts roulants, ascenseurs).
A la demande de A. Scaramelli, R. Bellone continuera à participer à la réunion des chefs de groupe.
3.2 Chef du service DI
C. Jacot devient chef du service DI  à la place de R. Charavay. A. Scaramelli souligne que le service DI comporte un conglomérat d'activités indépendantes entre elles et que C. Jacot continuera à s'occuper en priorité du rapport INB. Il est rappelé que les contributions à ce rapport sont la responsabilité des groupes et que C. Jacot fait un travail de coordination et mise en forme, aidé par L. Symons.
3.3 DPO
A. Scaramelli réofficialise que B. Jenssen est DPO de la division. A. Scaramelli ou P. Ciriani l'accompagneront dans certaines réunions importantes quand il aura besoin d'être assisté.
 

 4. Quality Working Group (I. Bejar Alonso)

I. Bejar Alonso rappelle les grandes lignes (voir transparents): Ce groupe de travail se réunit régulièrement pour identifier, rechercher, analyser et résoudre les problèmes soulevés. Il présente des solutions au management et est impliqué dans leur réalisation.
4.2 Les deux premiers milestones pour les Quality linkmen
Son rôle est de : I. Bejar Alonso présente un brouillon du projet de documentation. Voir http://st-div.web.cern.ch/st-div/qa/Q-qc-p7.htm . La recherche de documents avec interface Web du système EDMS pour LHC est convivial. Le premier pas à suivre est de définir et lister les catégories et types de documents produits ou gérés par la division et après définir lesquels on souhaite introduire dans le système car il est irréaliste de vouloir considérer tous les documents de la division.  Quelques zones d'activités seront choisies, par exemple Sécurité, MP5, Millenium Bug, ELFE, Neutrino...  Ce système devra être complet , comporter toute l'historique et être adopté à 100%.

A. Scaramelli est conscient que le projet d'Isabel Bejar Alonso demande des efforts de la part de chacun et que c'est une nouvelle culture à instaurer. L'accent est mis sur la nécessité de collaborer et communiquer.  Les chefs de groupe doivent faire passer le message qu'il faut aller de l'avant avec conviction et enthousiasme.
Un projet de page Qualité ST sur le Web a été préparé par I. Bejar Alonso.  Vous le trouverez à l'adresse suivante :  http://st-div.web.cern.ch/st-div/qa/q-qc-0.htm . Les commentaires sont les bienvenus.
 

5. Markets surveys, appels d'offres et adjudications en cours

Le document préparé par S. Prodon devra comporter 3 colonnes supplémentaires : Il a été décidé que ces documents seront centralisés chez B. Jenssen qui établira un document final pour toute la division. P. Ciriani insiste pour que soient notés tous les contrats afin de suivre les enveloppes.
5.1 Groupe HM (R. Bellone)
Markets Surveys Appels d'offres

IT 2395 - Transport et manutention : les offres sont en cours d'analyse.
IT 2702 - Rénovation ascenseurs (2 MCHF) : retour des offres le 12/7.

5.2 Groupe CV (M. Wilhelmsson)
Markets Surveys Appels d'offres Adjudications Contrats en cours
  Appels d'offres Contrats en cours Markets Surveys
5.5 Groupe AA (H. Laeger)
Markets Surveys Appels d'offres Contrats en cours Markets Surveys Appels d'offres Adjudications Contrats en cours Markets Surveys Appels d'offres En cours

6. Divers

6.1 Gestion des projets (Groupe de travail GPST)
Ce guide de procédures de gestion des projets au sein de la division ST a été envoyé à chaque chef de groupe.  Il comporte deux documents : lignes directrices + annexes communes et procédures spécifiques à chaque groupe. Sauf remarques, il sera distribué ce vendredi.

P. Ciriani pense que diffuser ne veut pas dire assimiler.  Il encourage J-L. Baldy à sponsoriser ce guide en faisant une  présentation sur deux demi-journées.
J-L. Baldy se charge donc de cette présentation, il souhaite être aidé par des représentants d'autres groupes (J. Pedersen + M. Wilhelmsson ou J. Inigo Golfin).
Hors réunion : T. Lagrange/SPL a déclaré sa disponibilité à participer à cette initiative pour la partie commerciale.

Les commentaires concernant ce document seront stockés et une mise à jour sera faite à date fixe.

6.2 Comité de lecture
P. Ciriani propose que le comité de lecture, en plus de présenter son rôle,  présente dans les différents groupes la procédure complète d'achat afin de la faire connaître. Les différentes étapes seront recensées et finalisées sur un document A4 (action : P. Ciriani et K. Foraz).

Suite à cette remarque, une discussion s'engage. Le comité de lecture est actuellement très surchargé, seule L. Annila relit l'anglais, K. Foraz et elle ne connaissent pas le fait technique. Elles ne peuvent que contrôler la conformité et la cohérence. Ne devrait-on pas décentraliser ce travail dans les groupes ?  P. Ciriani pense qu'effectivement c'est la responsabilité du chef de groupe et qu'en impliquant dès le début le référé d'une autre division, cela devrait suffire.

6.3 Opération LHC
P. Ciriani fournit deux documents aux chefs de groupe montrant que le budget baisse et que la demande pour l'opération du LEP/LHC augmente.  Le problème se pose dès 2001. Il faudra obtenir un complément du LHC.  P. Ciriani demande à chaque chef de groupe de préparer pour la prochaine réunion un texte d'environ une dizaine de lignes pour expliciter sa politique.

 

                                                                                                     Evelyne Cochet
 
 
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