CERN  ST/DI/SP  (99-114)
21octobre 1999 
 

Compte rendu n° 86

de la réunion des chefs de groupe ST

du 19 octobre 1999

 

Présents : J.L. Baldy - R. Charavay - P. Chevret - P. Ciriani - C. Jacot - H. Laeger - P. Ninin - S. Prodon - J. Roche - A. Scaramelli - T. Watson - M. Wilhelmsson

Excusés :  A. Charkiewicz

Invités : K. Foraz - B. Jenssen - J. May - S. Oliger - R. Principe - B. Vercoutter


 

1. Approbation du compte rendu n° 85

Le compte rendu n° 85 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

R.A.S.

3. Situation de MP5 - Base de données des bâtiments unifiée (S. Oliger)

S. Oliger fait le point sur le projet d'unification des bases de données des ouvrages.

3.1. Objectifs

Ce travail d'unification des sigles et des numéros de bâtiment a débuté il y a cinq mois. Il a mis en évidence la nécessité d'un vocabulaire commun pour identifier les équipements.
Plusieurs applications techniques sont concernées par ce projet : Le second objectif consiste à instaurer l'application SIP (base gestion de patrimoine TFM) comme référence unique CERN.

3.2. Situation actuelle

S. Oliger présente les règles actuelles d'identification des bâtiments dans les bases de données : Les besoins des systèmes CDD et EDH doivent également être pris en compte.
 
Toutes ces bases de données doivent faire référence à la base Geosip (ST-TFM) qui a été modifiée afin de servir tous les besoins. Cette adapation et la vérification complète de la base ont pris près de 5 mois.

3.3. Structure de Rapier version 4

3.3.1. Partie "machine"
Rapier machine n'utilise que deux des trois niveaux. Ainsi, le niveau 2 est dupliqué pour tenir compte des étages. Par contre, le niveau 3 (au niveau du bureau) n'est pas utilisé.
La version machine prend en compte à la fois le sigle et les numéros.
3.3.2. Partie "services"
Rapier services utilise les 3 niveaux, et ne considère que les numéros.
 
J. May s'interroge sur l'intérêt du maintien des deux systèmes (sigle et numéro). Ces deux appellations doivent coexister pour des raisons historiques et culturelles. Mais le système des sigles doit être privilégié car il est plus précis (il existe en effet parfois plusieurs sigles pour un même numéro).  MP5 ne comporte qu'un seul champ pour l'emplacement, contre 3 actuellement. Les informations relatives au bureau devront donc être portées dans une structure additionnelle.
S. Oliger détaille ensuite l'arborescence utilisée dans MP5 :  Cette arborescence permet le calcul des coûts à chaque niveau.

 3.6. Avancement du projet

La base SIP a été mise en conformité avec la règle d'utilisation des sigles et des numéros. S. Oliger souligne le travail effectué par H. Masseboeuf, J. Garcin et M. Dujardin.
La conformité structurelle de la base SIP en vue de servir toutes les applications techniques a également été assurée.

L'étape suivante consiste à généraliser l'utilisation de la base de données.
S. Oliger propose de remplacer les numéros par des sigles dans Rapier 4. Cette solution a l'avantage d'habituer progressivement les utilisateurs à la nouvelle numérotation, d'autant plus que les deux informations (numéro et sigle) se cotoient de manière très visible dans Rapier 4. Elle simplifiera également la migration sur MP5 qui sera opérée dans un deuxième temps.

3.7. Gains

Ce travail de remise en forme et et de définition de la base SIP permet : Le basculement des sigles sur Rapier 4 doit être précédé d'une information des utilisateurs. Un ordre de service sera envoyé aux entreprises concernées et des séances de formation seront organisées en parallèle.
Une liste de correspondance entre les numéros et les sigles sera largement diffusée.

3.9. Obstacles à l'unification des bases de données

S. Oliger fait part des derniers obstacles à l'unification des bases de données GMAO : Ce projet avance doucement faute de ressources humaines suffisantes. L'effort ne représente en effet qu'une personne et demie en temps complet.
B. Vercoutter demande d'avantage de support de la part des groupes. Il détaille le profil souhaité pour ses correspondants : La diffusion d'un questionnaire auprès des techniciens est insuffisante. En effet, l'organisation de l'information varie au sein des groupes et les méthodes de maintenance sont différentes. Il est donc nécessaire de faire appel à des représentants de groupe compétents.
Mais la désignation de ces correspondants s'avère problématique. Et la charge de travail de certains membre du Working Group est déjà très importante.

4. Coordination des budgets LHC (B. Jenssen & K. Foraz)

B. Jenssen se plaint des communications directes entre les groupes et la direction du projet LHC. Afin de remédier à ce dysfonctionnement, la procédure suivante est instaurée : toutes les informations en provenance des groupes devront transiter par K. Foraz (pour la planification et la coordination) et B. Jenssen (pour la planification financière) qui transmettra toutes les données au projet LHC.

Il est en effet important de centraliser toutes les informations afin de disposer des dernières données et d'améliorer ainsi la coordination tant des travaux que financière.
A. Scaramelli souhaite que la division ne soit pas tributaire du projet LHC pour toutes ces informations.
D'autre part, avec une vision globale du projet, K. Foraz pourra plus facilement proposer des solutions.

5. CFU (B. Jenssen)

B. Jenssen détaille les différentes étapes de passation d'un contrat et les systèmes de gestion associés :
 
Divisional Request } CFU
Market Survey 
Appel d'Offres
Contrat } BHT
 
Des liaisons ont été mises en place entre BHT et CFU, notamment pour les dépenses futures.

CFU est actuellement utilisé pour toutes les demandes supérieures à 200 KCHF. La division SPL a décidé de rabaisser la barre à 100 KCHF.
Les responsabilités d'enregistrement des divisional requests doivent être revues.

Ainsi, B. Jenssen formule deux propositions :

La deuxième solution est adoptée. Ainsi, les secrétaires de groupe devront renter dans le système CFU toutes les divisional requests entre 100 et 750 KCHF.
Elles auront également la charge d'introduire toutes les spécifications techniques dans le système TUOVI, quel que soit le montant.

A cet effet, une séance de formation est organisée le 22/10 à 9h30 pour toutes les secrétaires de groupe. Elle portera particulièrement sur la création des divisional requests et l'entrée de documents dans le système TUOVI.

6. Participation au ST Workshop 2000 (H. Laeger)

Le planning du ST Workshop 2000 est désormais acquis. Il est publié sur le Web.
A. Scaramelli demande aux chefs de groupe d'assumer leur responsabilité vis à vis des personnes qui n'ont pas été retenues.
 
Une réunion avec les orateurs et les présidents de session est prévue le 20 octobre. H. Laeger demande aux chefs de groupe d'y assister.
 
La discussion porte ensuite sur le nombre de participants. Le planning actuel comprend 73 personnes plus 6 non orateurs. H. Laeger signale que la salle de conférence est limitée à 80 personnes. Les conditions risquent donc être inconfortables le vendredi.
 
Afin de réduire le nombre de participants, il a été décidé que les nouveaux recrutés non orateurs de filière 6 et 7 seraient conviés à une seule journée du Workshop. Ils utiliseront les navettes mises en place quotidiennement par le groupe HM.

7. Divers

7.1. Recrutements

A. Scaramelli annonce que 9 postes ont été accordés pour le secteur. Il demande aux chefs de groupe de lui faire part de leurs demandes. Les profils devraient plutôt être des techniciens.
Il rappelle également que P. Chevret dispose d'un crédit d'un poste avec la division SL. Il doit faire valoir ce droit.

7.2. Annonces au Comité des Finances

Les chefs de groupe doivent préparer leurs divisional requests pour tous les market surveys de plus de 200 KCHF à annoncer au Comité des Finances de décembre. La date limite est fixée au 29 octobre.
A. Scaramelli demande que les divisional requests comprennent une brève description du projet (en quelques lignes) dans un anglais décent. P. Ciriani suggère d'enregistrer les divisional requests au fur et à mesure des besoins.

Une présentation de toutes les annonces sera effectuée au cours de la prochaine réunion des chefs de groupe.

7.3. Projets coordonnés

A. Scaramelli suggère de passer en revue lors de la prochaine réunion la partie informatique des projets coordonnés.
J.L. Baldy ajoute qu'il sera aussi l'occasion de mettre à jour la liste des projets divisionaires et de groupe.

7.4. Représentant de la division au sein du Transport Working Group

Suite à la demande de C. Hauviller, le présisent du Transport Working Group, R. Bellone est nommé représentant de la division au sein de ce groupe de travail.

7.5. Séance d'information INB

C. Jacot indique que suite à la séance d'information INB deux décisions ont été prises : Le compte rendu de cette réunion sera remis aux chefs de groupe pour information et distribution dans leurs groupes.
Tous les intervenants susceptibles de participer à la rédaction des procédures n'ont pas encore été identifiés.
C. Jacot ajoute que le premier objectif consiste à mettre en place une procédure pour le contrôle d'accès et les alarmes de niveau 3.

Un manuel d'assurance qualité pour les INB a été élaboré. Il a été soumis pour commentaires et validation chez AC depuis le mois de juin.

7.6. Qualité des spécification techniques

Le comité de lecture se plaint de la médiocre qualité de certaines spécifications techniques. Certains techniciens ne sont pas toujours les mieux placés pour rédiger des spécifications techniques. A. Scaramelli demande aux chefs de groupe de vérifier la qualité des spécifications techniques émises par leur groupe.
D'autre part, le rédacteur de la spécification technique ne dispose pas du choix de son lecteur.

7.7. Interventions sur les toitures

J.L. Baldy indique que la division TIS a soulevé les problèmes d'intervention en toiture après la livraison du bâtiment par le génie civil. Elle remet ainsi en cause le système d'arnachage. Ceci implique : P. Chevret indique que ces mesures ont un coût relativement élevé.

Une réunion sera organisée prochainement avec la division TIS et les groupes ST concernés.

7.8. Zone de brûlage

La zone de brûlage est fermée depuis 6 mois. Ceci représente un coût supplémentaire pour les utilisateurs puisque les déchets concernés sont désormais acheminés à la décharge des Cheneviers.
 
 
Sylvie Prodon
 
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