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CERN ST/DI/SP (99-119) 4 novembre 1999

Compte rendu n° 87

de la réunion des chefs de groupe ST

du 2 novembre 1999

Présents : J.L. Baldy - R. Charavay - P. Chevret - P. Ciriani - C. Jacot - H. Laeger - P. Ninin - S. Prodon - J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Excusés : A. Charkiewicz

Invités : J. Blondel

1. Approbation du compte rendu n° 86

Le compte rendu n° 86 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Situation de MP5

Le problème des maquettes du groupe HM devient crucial. Les maquettes préparées par la division EST doivent être validées par J.L. Baldy, si elles prennent en compte les structures. Il faut d'autre part déterminer les responsabilités pour les maquettes restant encore à réaliser.
P. Ciriani suggère d'organiser une réunion avec les groupes concernés (CE et HM) et R. Messerli.

2.2. CFU

Les secrétaires de groupe ont suivi le cours CFU.

2.3. ST Workshop 2000

La liste des participants a été distribuée aux chefs de groupe pour commentaires. Le nombre de participants sera entériné la semaine prochaine.

2.4. Recrutements

P. Ciriani indique que ce sont en fait 10 postes qui ont été attribués au secteur technique.

2.5. Projets coordonnés

La liste des projets de groupe et de division sera examinée au cours de la prochaine réunion.

3. Annonces au Comité des Finances

Les chefs de groupe passent en revue les annonces pour le Comité des Finances de décembre et entérinent la liste présentée.
Quelques points font l'objet d'une discussion :

Estimation du contrat pour les serrures à cartes : H. Laeger fait part de nombreuses demandes pour ce produit. Il suggère d'augmenter le montant du contrat
Remplacement de portes motorisées : il s'agit de mettre ces portes en conformité avec les nouvelles normes. P. Ciriani s'interroge sur les ressources budgétaires affectées à ce projet. Le groupe HM pourrait par exemple faire appel à la réserve DG.
Quelques titres sont encore à revoir.

4. Système informatique de gestion des projets coordonnés (J. Blondel)

Suite à la mise en place du manuel de gestion de projets, il a été décidé d'utiliser l'outil informatique du groupe TFM adapté pour assurer le suivi des projets de la division. L'objet de la présentation de J. Blondel consiste à exposer les fonctionalités de cet outil.

4.1. Rôle du bureau de coordination des projets TFM

Le bureau de coordination des projets traite :

toutes les demandes nécessitant une coordination entre plusieurs corps d'état,
les demandes "sensibles",
les "grosses" affaires.

Son plus gros client est actuellement la division EP avec toutes les adaptations d'espace pour les expériences LHC.

J. Blondel décrit plus concrètement les tâches accomplies par le bureau de coordination :

Définition du projet :

demandeur,
description du projet,
moyens,
coûts,
délais.

Suivi du projet :

garder une trace de l'évolution du projet,
décéler les incidences de ces évolutions sur les coûts et les délais,
informer le demandeur,
obtenir l'accord du demandeur.

Analyse de fin de projet en vue d'améliorer les prestations fournies par la division.

4.2. Projets concernés

J. Blondel présente la liste des projets traités par le bureau de coordination des projets :

23 projets en 1998,
21 projets en 1999.

Il s'agit de projets du groupe TFM qui nécessitent une coordination avec les autres groupes ST. Les projets mono-groupe ainsi que les projets internes ne figurent pas dans cette liste.

C. Jacot prend l'exemple du système de contrôle d'accès au bâtiment 5 pour justifier la nécessité d'une coordination jusqu'à l'achèvement complet du projet. Il ajoute d'autre part que les correspondants de groupe doivent tenir le chef de projet constamment informé de l'avancement de leurs travaux.
Il souhaiterait d'autre part qu'un projet divisionnaire coordonné soit lancé pour la sécurisation entre les 2ème et 6ème étages du bâtiment 60.

4.3. Procédure

4.3.1. Fiche de définition de projet

Cette fiche comprend les informations principales sur le projet :

référence,
demandeur,
description,
coût,
durée.

4.3.2. Demande initiale

La demande initiale est enregistrée sur informatique :

demandeur,
projet : description et caractéristriques essentielles du projet,
éléments d'approbation : codes budgétaires, responsable, approbation du demandeur.

Toutes les données sont enregistrées dans le système par L. Dangoisse dont l'essentiel de l'activité consiste à récolter et rassembler toutes les informations. Ce travail de collecte des données dans BHT s'avère relativement long et fastidieux. Il serait souhaitable de disposer d'une information immédiate sur les commandes et OSVC.
Ce système nécessite une coopération et une implication de tous les chefs de projet. L'information du bureau de coordination figure d'ailleurs dans leurs responsabilités.

P. Chevret ajoute qu'il tient à garder ce point central d'enregistrement et de suivi des informations pour éviter toute manipulation des données.
Par contre, la gestion au niveau de la division peut s'organiser différemment.

4.3.3. Récapitulatif financier

Cet écran fait le bilan de toutes les données financières. Il comporte notamment :

l'estimation de base,
les modifications et révisions,
les adjonctions,
le montant des commandes,
le suivi de la facturation.

J. Blondel ajoute que les clients ST disposent d'un accès à cette base de données et peuvent visualiser ainsi la situation de leurs demandes.

4.3.4. Analyse de fin de projet

Dès que le projet est terminé, une fiche d'analyse de fin de projet est envoyée au demandeur. Elle lui permet d'exprimer sa satisfaction.
L'outil informatique fournit un bilan de fin de projet au niveau du respect :

des spécifications,
des délais,
des coûts avec :

l'estimation initiale,
l'estimation actualisée (compte tenu des modifications),
les commandes passées.

les améliorations du projet (imputables au demandeur),
les aléas du chantier.

le degré de satisfaction du client. Un graphique met en évidence que les groupes de la division sont les plus critiques. Ces résultats sont cependant basés sur trop peu d'exemples pour être vraiment significatifs.

4.4. Nouveaux projets

J. Blondel récapitule les projets qui s'amorcent :

Zone du bâtiment 185 :

aménagement du hall,
construction d'un hall métallo-textile,
extension du bâtiment 292,
construction d'un parking.

Bâtiment 581 : construction de baraques préfabriquées sur deux niveaux.
Bâtiment 186 :

contruction d'un abri pour des robots de la divison IT,
réalisation d'un hall métallo-textile sur le parking adjacent.

Bunker centre anneau.
Démontage du bâtiment 552 et construction de prébafriqués.
Adaptation des bâtiments 156 et 157 pour ALICE.
Démolition du bâtiment 177.
Mise en conformité et en sécurité de l'ensemble du Main Building, avec création d'un escalier de secours.
Microcosm phase 3.
Projet BSRP.
Construction d'un hall de stockage pour CMS, près du bâtiment 887.
Aménagement du bâtiment 907.

4.5. Extension de cet outil informatique dans la division

Cet outil devra être généralisé à tous les projets de la division. Il permettra ainsi de connaître en temps réel la situation des projets et de mettre en relief toutes les déviations observées. J.L. Baldy met en relief la capacité prévisionnelle "fin de projet" de cet outil.
En ce qui concerne les projets de groupe, P. Ciriani pencherait plutôt pour une responsabilisation des chefs de projet quant au choix de leur outil de suivi, d'autant plus que l'outil informatique TFM ne dispose pas encore de lien avec les applications standard CERN.
Cependant, A. Scaramelli affirme que seul un outil commun permet un accès rapide aux informations et un contrôle efficace.

5. Fellows and Associates Programs (H. Laeger)

La division ST dispose des quotas annuels suivants :

Fellows : 19,3 hommes-mois,
Associates : un budget de 65 KCHF qui a été transformé en 8 hommes-mois de Fellows.

Soit un quota total 27,3 hommes-mois de Fellows pour la division.

Pour l'année 2000, la division a déjà obtenu :

1 Fellow pour le groupe AA soit 12 hommes-mois,
1 Fellow pour le groupe MO soit 12 hommes-mois,
1 Fellow partagé entre CV et ATLAS soit 4 hommes-mois.

Soit un quota utilisé de 28 hommes-mois.

H. Laeger compte formuler une nouvelle demande en 05/2000 pour un Fellow dont le contrat débuterait en 09/2000.

Mais le groupe CV a exprimé une demande supplémentaire de prolongation de 7 mois d'un paid Associate. Cette requête dépasse le quota annuel et H. Laeger craint que les autres divisions émettent des objections. M. Wilhelmsson fait valoir que l'Associate en question travaille sur les trackers de CMS et il compte demander l'appui des responsables de cette expérience.
H. Laeger formulera donc cette demande de prolongation au cours du prochain comité. Par contre une demande supplémentaire en 05/2000 semble exclue.

6. Divers

6.1. PPAs

A. Brissonnaud a demandé un point précis sur les PPAs de la division : il souhaiterait connaître les ressources ST affectées au projet LHC.
Globalement, un tiers du personnel de la division travaille pour le projet LHC, soit environ 90 personnes.
La base de données des PPAs de la division est inexacte et P. Ciriani suggère de la mettre à jour de la manière suivante. Plutôt que de procéder à une analyse individuelle, chaque chef de groupe déterminera le pourcentage de son effectif dédié au projet LHC, ventilé entre expériences et machine. Ce pourcentage sera ensuite affecté uniformément dans les PPAs de tout le personnel de son groupe.

Les chefs de groupe devront donc communiquer ces pourcentages à S. Prodon.

6.2. Remerciements et félicitations

A. Scaramelli présente un mémo de remerciement de G. Stassinakis adressé à C. Ducastel pour l'efficacité de son équipe lors de la visite de C. Allègre et P. Moscovici.

P. Ninin annonce également que R. Bartolome a reçu le prix du meilleur poster à la conférence ICALEPCS à Trieste.

6.3. UBS

La banque UBS demande confirmation que les installations électriques et de ventilation de ses succursales du CERN sont compatibles avec l'an 2000.
S. Prodon préparera une réponse en leur garantissant que toutes les actions ont été entreprises et qu'en cas éventuel de dysfonctionnement, les mesures nécessaires ont été prises.

6.4. Recrutements

4 recrutements ont été accordés à la division par le Directeur Technique. A. Scaramelli espère obtenir encore deux postes supplémentaires.
Toutes les descriptions d'emploi seront centralisées chez S. Prodon.

Sylvie Prodon

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