CERN  ST/DI/SP  (99-121) 
9 novembre 1999
 

Compte rendu n° 88

de la réunion des chefs de groupe ST

du 9 novembre 1999

 

Présents : J.L. Baldy - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - U. Epting - C. Jacot - H. Laeger - S. Prodon - J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Excusés :  P. Ninin

Invités : B. Jenssen - R. Principe


 

1. Approbation du compte rendu n° 87

Le compte rendu n° 87 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Maquettes

La réunion au sujet des maquettes HM a eu lieu la semaine passée. La répartition suivante des activités a été adoptée : Chaque division est responsable de ses propres maquettes. Il est possible, grâce à un financement LHC, de faire appel à un bureau technique extérieur.

En réponse à une demande du groupe TFM pour une licence Autocad, J.L. Baldy précise que ce logiciel ne doit être utilisé que pour préparer quelques maquettes particulières à l'attention des demandeurs. Par contre, si elles concernent des bâtiments ou ouvrage du patrimoine général, les maquettes devront impérativement être réalisées sur Euclid.

P. Faugeras a fixé comme priorité la réalisation des maquettes LEP, plutôt que l'intégration des corps d'état dans celles qui existent pour le LHC.
J.L. Baldy explique que les maquettes relatives au LHC seront achevées d'ici la fin de l'année. Le groupe CE enchaînera donc sur les maquettes des souterrains du LEP, puis, dès fin mars, les maquettes des bâtiments de surface LEP.
Il est souhaitable d'étendre ensuite le processus à tous les bâtiments du CERN et en particulier le site de Meyrin. Des priorités doivent être dégagées :

A. Scaramelli suggère de lancer une opération coup de poing.
L'essentiel des forces est pour l'instant consacré au projet LHC, mais un volant de main d'oeuvre doit être maintenu pour assurer les mises à jour.

2.2. Annonces au Comité des Finances

Les Divisional Requests dans CFU ont été validées.

A. Scaramelli demande aux chefs de groupe quelles sont les adjudications prévues pour le Comité des Finances de décembre :

A. Scaramelli demande que toutes les informations relatives à ces différentes adjudications lui soient communiquées à temps.

2.3. Fellows & Associates

La demande de prolongation du groupe CV a été retirée afin de libérer de la place pour une autre demande de la division au cours du 2ème semestre 2000.

Suite au mémo de J. Van der Boon distribué aux chefs de groupe, il est précisé que les stagiaires accueillis dans la division devront désormais fournir une attestation d'expatriation.

2.4. UBS

La réponse à l'UBS au sujet de la compatibilité des installations techniques avec l'an 2000 a été envoyée.

2.5. Recrutements

Les vacances d'emploi doivent être centralisées auprès de S. Prodon.

3. Progress report on Maintenance Managers Working Group (R. Principe)

3.1. Support informatique

La GMAOTECH a été élaborée par une personne extérieure ainsi que B. Vercoutter et S. Oliger à 20 % de leur temps. La nomenclature a été validée par les Maintenance Managers.
Un ordre de service sera envoyé aux contractants d'ici le 12/11 et le transfert des sigles sur R4 est prévu le 13/11.

La validation des MRCs est en cours.

3.2. Ressources

Chaque groupe de la division a nommé : Ces deux représentants doivent être disponibles et compétents.
Une description de fonction a même été établie. Elle préconise : Ce profil est vraiment complexe. Le chargé du support informatique doit ainsi exporter une compétence qu'il développe déjà dans son groupe.

La liste des différents correspondants est ensuite examinée et discutée.
R. Principe rappelle que le groupe CV représente 50 % des activités de maintenance de la division. Ces représentants dans le groupe de travail doivent donc être choisis avec soin.

3.3. Démarche

Le processus se décline en trois phases : C. Jacot ajoute que la GMAO pourra également être utilisée pour le suivi des plans de prévention, le manuel d'assurance qualité INB et les espaces confinés.

3.4. Conclusions

R. Principe résume son intervention en trois messages :

4. Participation au ST Workshop 2000 (H. Laeger)

H. Laeger a reçu les dernières propositions et remarques des groupes.
Il signale un changement d'orateur et lance la discussion sur l'opportunité d'inviter 10 personnes pour une journée seulement. Il a été finalement décidé de ne conserver qu'une seule de ces personnes sur toute la durée du Workshop.
 
En ce qui concerne la formation, il reste encore quelques places de libre, notamment : Les chefs de groupe sont invités à transmettre l'information aux personnes intéressées. B. Jenssen leur préparera également un tableau récapitulatif indiquant si les orateurs ont suivi les formations proposées.

5. Liste des projets de groupe et de division (J.L. Baldy)

5.1. Procédure

J.L. Baldy rappelle la procédure. La réunion des chefs de groupe joue un rôle central pour tous les projets divisionnaires : Les chefs de groupe discutent la liste des projets de groupe et de division. Cette liste est très hétérogène. Quelques projets sont supprimés de la liste, d'autres méritent quelques éclaircissements. Ainsi le projet CSAM (CERN Safety Alarm Monitoring) fera l'objet d'une présentation et d'une nommination en réunion des chefs de groupe avant la fin du mois. D'autre part, il serait souhaitable d'inviter J. Poole au cours d'une prochaine réunion pour évoquer le démantèlement du LEP.
 
Dans un souci d'harmonisation, J.L. Baldy demande aux chefs de groupe de préparer une fiche individuelle pour tous les projets de division avec des informations telles que : Il propose d'utiliser le modèle figurant dans le document 2 du manuel de gestion de projet. A. Scaramelli demande que les titres des projets soient très clairs.  P. Chevret suggère d'éviter la multiplicité des feuilles de lancement de projet et de se baser sur celle existante  (utilisée par J. Blondel) pour les projets coordonnés.
Les projets LHC doivent être dissociés. De même, le mode de financement des projets doit être mis en évidence (budget projet, réserve DG, financement extérieur).
La discussion porte ensuite sur les études de faisabilité. Elles doivent être facturées au client s'il est fait appel à l'extérieur et enregistrées dans le système informatique de gestion des projets, même si elles ne débouchent pas forcément sur la réalisation d'un projet.

Il semble néanmoins y avoir une confusion entre correspondant et chef de projet de groupe.
Face à ces imprécisions, A. Scaramelli se laisse une semaine de réflexion pour élaborer une définition cohérente des projets de groupe.

6. Consolidation des PPAs

B. Jenssen présente le récapitulatif des informations obtenues de la part des groupes.
Chaque groupe a ainsi réparti en pourcentage son personnel entre : Cette répartition fait apparaître une bonne corrélation avec le budget matériel. Les chefs de groupe approuvent ces chiffres qui seront transmis à A. Brissonnaud.
Au total, 99 personnes de la division travaillent pour projet LHC.

P. Ciriani indique enfin que ces pourcentages devront être revus chaque année.

7. Divers

7.1. Fuite d'huile au point 2

M. Wilhelmsson annonce que le bris d'un compresseur cryogénique au point 2 cet après-midi a entraîné encore une fois une fuite d'huile. La situation est cependant sous contrôle et une pollution de la rivière a été évitée.

7.2. CFU

B. Jenssen est le représentant ST dans le groupe de travail sur CFU. Il fait part d'une nouvelle proposition lancée au cours d'une dernière réunion : abaisser la limite des documents à rentrer dans CFU à 10'000 CHF, contre 100'000 CHF actuellement. Les chefs de groupe s'opposent à cette idée. B. Jenssen a d'ailleurs fait valoir ce point de vue dans le groupe de travail.

7.3. Récapitulatif d'avancement des travaux

J.L. Baldy présente le nouveau récapitulatif d'avancement des travaux, avec un code couleur associé : Il serait intéressant d'intégrer les autres corps de métier et d'instaurer ainsi un code couleur supplémentaire indiquant l'avancement global des travaux CV, EL et HM dans les ouvrages du LHC.
Ces documents seront disponibles rapidement sur le Web.

7.4. Travail sur les sites SPS et LEP

A. Scaramelli présente un mémo de J. Pedersen à l'équipe projets du groupe EL leur rappelant d'inviter A. Spinks à la réunion d'ouverture de projet, pour tous les travaux sur les sites SPS et LEP.
Concrètement, l'avis d'ouverture de chantier n'est pas suffisant et A. Spinks souhaite être invité aux réunions d'ouverture de chantier.
Cette disposition est également applicable pour les autres groupes.

7.6. Gestion des alarmes du restaurant n° 2

Suite à un récent incident, la mise en place de consignes claires pour les alarmes du restaurant n° 2 s'impose. A. Scaramelli souhaite qu'une réunion soit organisée à cet effet entre le groupe TFM et la TCR.

7.7. Lettre de remerciement

A. Scaramelli présente une lettre de remerciement de A. Zichichi pour la collaboration de l'équipe transport lors de l'assemblée générale du World Laboratory, oraganisée sur le site du CERN.

7.8. ST Workshop 2000 - Abstract de I. Bejar Alonso et S. Akhtar

A. Scaramelli donne lecture de l'abstract de I. Bejar Alonso et S. Akhtar sur la qualité. Il exprime son accord sur la formulation proposée.

 

Sylvie Prodon
 
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