CERN  ST/DI/SP  (99-124)                                                                                17 novembre 1999
 
 

Compte rendu n° 89

de la réunion des chefs de groupe ST

du 16 novembre 1999

 

Présents : J.L. Baldy - A. Charkiewicz - P. Chevret - A. Dagan - C. Jacot - H. Laeger - P. Ninin - J. Pedersen - S. Prodon - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Excusés :  R. Charavay - P. Ciriani - J. Roche

Invités : B. Jenssen

1. Approbation du compte rendu n° 88

Le compte rendu n° 88 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Maintenance Managers

P. Ninin tient à corriger les chiffres annoncés de la dernière réunion : B. Vercoutter consacre entre 70 et 80 % de son temps au groupe de travail Maintenance Managers, et non pas 20 %.

2.2. ST Workshop 2000

Il ne manque plus que deux abstracts.

2.3. Recrutements

8 demandes de postes ont pour l'instant été transmises à S. Prodon.
A. Scaramelli rappelle que P. Chevret dispose du crédit d'un poste au près de la division SL. Il doit faire valoir ce droit.

2.4. PPAs

B. Jenssen procède à la même opération pour le budget matériel

2.5. Gestion des alarmes du restaurant n° 2

Ce problème a été réglé.

3. Projets de groupe et de division (J.L. Baldy)

La dernière réunion des chefs de groupe a mis en évidence les difficultés d'appréciation et de classification des projets. A cet effet des définitions plus précises des différents types de projets ont été établies.

3.1. Catégories de projets

La catégorisation d'un projet sera établie au coup par coup, en fonction de son importance et de sa "sensibilité".

3.1.1. Projets de division

Les projets de division obéissent aux critères suivants : Les projets de groupe se caractérisent par : 5 coordinateurs ST ont été nommés par le chef de division : Le correspondant est responsable de son secteur vis à vis du chef de projet, mais également vis à vis de son propre chef de groupe. Le chef de projet répond à son chef de groupe qui lui même rend des comptes au chef de division ou à l'adjoint "projets".

P. Ninin évoque ensuite l'aspect administratif de la gestion de projet. Il explique ainsi que le chef de projet n'est pas informé automatiquement des absences (congés, voyages officiels) des correspondants de groupe. Il lui est par ailleurs très difficile d'appréhender tant la disponibilité que la charge de travail des correspondants.
Ce point mérite réflexion. Une solution pourrait résider dans un routage EDH.

3.3. Liste des projets

J.L. Baldy fait part d'une proposition de classification des projets entre les différentes catégories. Ces listes sont disponibles sur le réseau à l'adresse suivante : H:/DI/Project/ProjetsST.xls

3.3.1. Projets de division

J.L. Baldy demande aux chefs de groupe de lui fournir, pour tous les projets de division, les fiches de lancement de projet dûment complétées.
La liste des projets de division est discutée : J.L. Baldy indique qu'il compte ajouter une colonne "correspondants  de groupe" dans le tableau. Cette liste sera distribuée aux chefs de groupe pour commentaires. Certains titres devront notamment être améliorés pour être compréhensibles par des non initiés.
Après discussion, il apparaît que le projet TIM doit plutôt être considéré comme un projet de division.

3.3.3. Projets LHC

Cette liste devrait couvrir l'ensemble des projets pour le LHC. J.L. Baldy demande aux chefs de groupe de vérifier qu'aucun projet n'ai été oublié. Il précise également que la colonne "coût estimé" correspond au coût global des projets étalés sur plusieurs années.

3.4. Conclusion

J. L. Baldy demande pour la fin de la semaine : B. Jenssen vérifiera d'autre part la corrélation entre ces listes et les demandes budgétaires de projets.

4. Documents à présenter au Comité des Finances

5. Presentation of the budget draft for year 2000 (B. Jenssen)

B. Jenssen présente aux chefs de groupe sa proposition de budget 2000.

5.1. Budget de la division

Le budget d'exploitation sera maintenu au même niveau que 1999. Et 6 MCHF seront transférés du budget projet à l'opération.
Ainsi, le budget 2000 de la division se répartira de la façon suivante :
 
Opération
35 MCHF
Opération LEP
3 MCHF
Projets
9 MCHF
TOTAL
47 MCHF
Auxquels s'ajoute le prêt de 5 MCHF octroyé au LHC en 1999 et remboursable en 2000.

B. Jenssen indique que tous ces chiffres tiennent compte des coupures budgétaires imposées par la Direction.

5.2. Budgets des groupes

B. Jenssen détaille la liste des projets transférés à l'opération. Il signale que la liste des "vrais" projets a été réduite de 80 à 15 projets, grâce à des regroupements.

P. Chevret fait remarquer qu'il y aura en 2000 des nouveaux projets et des activités supplémentaires par rapport à 1999 qu'il faudra prendre en compte dans les allocations budgétaires.

B. Jenssen présente ensuite un tableau détaillant par groupe les ressources allouées pour :

Il signale que la comparaison avec les PPAs du personnel donne des résultats cohérents.

B. Jenssen demande enfin aux chefs de groupe de vérifier les chiffres présentés et de lui faire part de leurs éventuels commentaires ou remarques.

6. Financial situation after book closing October (B. Jenssen)

B. Jenssen fait le point sur la situation budgétaire de la division après le bouclement d'octobre.

6.1. Opération

La quasi totalité du budget a été engagée, mais les paiements ont toujours du retard. B. Jenssen demande de faire activer la facturation.
Il fait remarquer que pour les contrats industriels de plus de 1,5 MCHF par an, seuls 22,8 MCHF ont été payés contre 34,2 MCHF d'engagés. Il conviendra donc de réclamer une facture préliminaire pour le mois de décembre pour tous ces gros contrats.

6.2. Projets

Le retard dans les paiements est important.
J. Pedersen explique que la vie des projets de son groupe s'articule autour du shut-down plutôt que de l'année calendaire. Ainsi, le matériel est livré avant le shut-down, monté pendant et payé après. B. Jenssen suggère de séparer fourniture et montage, et de régler la fourniture avant la fin de l'année budgétaire.

6.3. Energie

B. Jenssen estime le dépassement du budget énergie à 2 MCHF.

7. Fête de la division

La fête de la division aura lieu le 7 décembre 1999. Elle se déroulera à la COOP.
A. Scaramelli demande aux chefs de groupe de faire parvenir à S. Prodon sous forme électronique quelques exemples de leurs réalisations et de leurs performances de l'année.

8. Divers

8.1. Félicitations pour les travaux du jardin d'enfants

A. Scaramelli présente un E-Mail de félicitations au groupe TFM pour les travaux réalisés au jardin d'enfants.

8.2. Projet CNGS

M. Wilhelmsson annonce qu'une étude d'impact destinée à renseigner les partenaires suisses et français devra être établie prochainement. Il sollicitera les correspondants de groupe au moment opportun.

8.3. INB

C. Jacot annonce que le Rapport de Sûreté du démantèlement du LEP doit être reformulé et complété pour la fin de l'année. Le responsable en est A. Faugier.
Il indique également que le SPS et les Zones Expérimentales feront partie de l'INB.
 
 
 Sylvie Prodon
 
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