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CERN ST/DI/SP (99-125)

24 novembre 1999

Compte rendu n° 90

de la réunion des chefs de groupe ST

du 23 novembre 1999

Présents : J.L. Baldy - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - A. Dagan - C. Jacot - H. Laeger - S. Prodon - J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Excusés : R. Charavay - P. Ninin

Invités : A. Funken - B. Jenssen

1. Approbation du compte rendu n° 89

Le compte rendu n° 89 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Recrutements

A. Scaramelli voit S. Myers le 24 novembre. P. Chevret lui préparera la vacance d'emploi pour le poste que la division SL s'est engagée à rétrocéder au groupe TFM.

3. Liste des projets - dernière version (J.L. Baldy)

3.1. Finalisation de la liste des projets de division

J.L. Baldy présente la dernière version de la liste des projets de division. Elle comprend désormais les correspondants de groupe. Les dates importantes ont été précisées :

début des études,
début des travaux,
fin des travaux.

J.L. Baldy souligne également les efforts de reformulation des titres des projets, faits par les chefs de groupes.
Il rappelle que la rubrique "coût" correspond au coût total des prestations ST, à ne pas confondre avec le coût total du projet.
D'autre part, la date de dernière mise à jour sera indiquée sur le document.

La discussion porte ensuite sur l'opportunité d'indiquer le nom du suppléant du chef de projet. Il a été décidé que seuls les suppléants actifs seront indiqués dans cette liste. A défaut, la responsabilité incombera au chef de groupe du chef de projet.

La liste des projets de division sera publiée sur le Web, avec les fiches de lancement de projet. J.L. Baldy indique qu'il lui manque encore les fiches des groupes HM et MO.

3.2. Examen des projets

3.2.1. Third Prevessin Compensator

Un correspondant ST-CE doit être nommé.

3.2.2. Rénovation des portes et mise en conformité des ascenseurs

Le coût du projet doit être vérifié. Il doit correspondre au montant alloué par la réserve DG.

3.2.3. Démantèlement du LEP

Le comité dans lequel siégeait J. Blondel a achevé son mandat. Hors réunion, J. Blondel précise que cette information est inexacte.
Il s'agit désormais d'assurer la coordination des travaux de démantèlement. Le groupe HM sera très impliqué dans cette phase.
A. Scaramelli se propose d'inviter M. Vitasse, pour débattre du sujet, au prochain STTC, le 6 décembre. Toutes les personnes impliquées dans le démantèlement du LEP seront invitées à cette réunion.

3.2.4. Mise en sécurité du Main Building

P. Chevret expose brièvement le projet demandé par TIS au groupe TFM.
P. Ciriani souligne que la détection feu et le contrôle d'accès sont également à prendre en compte. La partie accès notamment s'avère très délicate.
L'ensemble de ce projet doit disposer d'un coordinateur ST unique : P. Chevret. Il est chargé de préparer un dossier complet d'argumentation pour obtenir le financement par la réserve DG.

3.3. Projets de groupe et projets LHC

Les listes des projets de groupe et des projets LHC sont disponibles sur le serveur à l'adresse suivante : H:/DI/Project/projetsst.xls.
J.L. Baldy demande aux chefs de groupe de lui formuler leurs commentaires sur ces listes avant la fin de la semaine.

4. Coordination des travaux au bâtiment 513 et dossiers associés (P. Ciriani & A. Funken)

Une première réunion a été organisée le 2/11. Elle a permis de définir le mandat et de mettre en place la stratégie. Ainsi, afin d'éviter les risques inhérents au stockage de bandes au même endroit (en l'occurrence le bâtiment 513), la construction d'un abri pour robots au bâtiment 186 a été décidée. Une demande a d'ailleurs déjà été formulée auprès du groupe TFM.
Cependant, dans un souci de cohérence des principes d'alimentation entre le bâtiment 186 et le bâtiment 513, ces deux projets doivent être confiés à un chef de projet unique, en l'occurrence A. Funken. P. Chevret informera donc le personnel ST-TFM concerné que A. Funken doit être contactée pour toutes les questions concernant l'infrastructure technique du bâtiment 186.
Des correspondants de groupe doivent également être nommés :

CV : J. Lindroos,
AA : N. Rama et D. Raffourt,
EL,
MO.

5. Template for Project Request and Spending Profile (B. Jenssen)

B. Jenssen présente tout d'abord le masque de saisie des projets dans la base de données de la division FI. Il explique que tous les projets doivent être introduits dans cette application. Il précise qu'il s'agit dans le cas présent des projets avec un code et une ligne budgétaire ST.

En vue de recueillir toutes les informations dont il a besoin, il propose d'utiliser la fiche de demande de projet du groupe TFM, à laquelle sera ajouté le tableau du profil des dépenses.
Cette proposition est acceptée par les chefs de groupe.

6. Budget year 2000 (B. Jenssen)

6.1. Situation budgétaire au 23/11/99

6.1.1. Opération

La totalité du budget a été engagée mais les paiements ont du retard. Les groupes doivent réclamer les factures prévisionnelles de novembre et décembre pour les principaux contrats. B. Jenssen effectuera un rappel individuel pour les factures manquantes.

6.1.2. Projets

Le problème des paiements est encore plus crucial que pour l'opération.

6.2. Budget 2000

B. Jenssen détaille pour chaque groupe :

le budget base 99,
les projets à transférer à l'exploitation,
la liste des projets : secteur, réserve DG et à couvrir par le budget ST.

Il fait en particulier état des demandes actuelles et nouvelles auprès de la réserve DG. Le coût du projet de regroupement des clubs est notamment discuté. B. Jenssen précise que deux projets ne pas inclus dans ces demandes :

le projet eau,
la consolidation du mur tympan de l'UX 85 qui ne débutera qu'en juin 2001 et fera donc l'objet d'une demande auprès de la réserve DG en 2001.

Il en est de même pour la consolidation des autres murs tympans et le remplacement des gaines de ventilation en ethernit de l'anneau PS qui seront affectés à l'année 2001.

C. Jacot attire enfin l'attention des chefs de groupe sur la nécessité, suite aux inspections annuelles de sécurité, de procéder à des mises en conformité dans certains bâtiments. Un budget devrait être dégagé à cet effet, pour permettre de traiter les priorités. Mais, comme le précise A. Scaramelli, la division ne dispose quasiment pas de budget pour la consolidation. Les budgets des groupes responsables territorialement devraient plutôt être utilisés.

7. Contrats (P. Ciriani)

P. Ciriani propose une liste de contrats à répertorier comme "contrats de division". Il s'agit de nouveaux contrats ou de contrats d'un montant important, pour des travaux ou du support industriel. Cette liste est ensuite discutée avec les chefs de groupe.
P. Ciriani fait part de son intention de mettre en place une politique commune pour tous ces contrats, avec notamment un guide comprenant tous les éléments standards (fiche avec les responsables, ordre du jour des réunions périodiques, etc.). Ceci permettra également d'instaurer une politique de maintenance commune via MP5 et d'anticiper les dépassements d'enveloppe.
Il faut noter que ces contrats de division représentent environ 60 % de l'ensemble des contrats du CERN et représentent un impact non négligeable sur la main d'oeuvre locale.

En ce qui concerne les contrats de groupe, P. Ciriani n'envisage aucune mesure particulière.

8. Préparation des plans de prévention (C. Jacot)

La réunion des chefs de groupe du 28/09/99 a permis de définir les principaux objectifs, parmi lesquels :

identifier les contrats et les partenaires,
nommer les représentants.

Ainsi, le calendrier suivant a été mis en place :

réunion d'information du personnel ST le 30/09,
identifier les personnels CERN et entreprise impliqués,
information du personnel CERN et des entreprises le 01/12.

C. Jacot détaille ensuite les ressources disponibles :

Ressources externes :

Un coordinateur en appui extérieur qui est chargé de mettre en place la procédure et de préparer les plans de prévention en collaboration avec la division TIS. Il aura également pour mission d'assurer la formation d'un coordinateur CERN.
Les coordinateurs de sécurité côté entreprise.

Ressources internes :

Les coordinateurs de sécurité de chacun des contrats.
Un coordinateur pour l'ensemble de la division à nommer.

C. Jacot annonce que le coordinateur ST en appui industriel arrivera le 01/12. Le mois de décembre sera consacré à la planification et à la définition des missions. Puis, dès janvier, des templates commenceront à être préparés.

C. Jacot fait ensuite le point sur la liste des contrats pour lesquels un plan de prévention doit être établi. Il manque encore un certain nombre d'informations, notamment les noms des coordinateur de sécurité du contrat côté CERN et côté entreprise. Il demande aux chefs de groupe de lui renvoyer ce tableau dûment complété avant la prochaine réunion, afin d'envoyer les convocations pour la réunion du 01/12. Afin de guider les chefs de groupe dans le choix de leurs coordinateurs de sécurité pour les contrats, C. Jacot leur distribuera une description de fonction.

9. Divers

9.1. Ingénieurs consultants

A. Scaramelli évoque la possibilité de faire appel à des ingénieurs consultants extérieurs pour collaborer à la rédaction de spécifications techniques. Il fait part d'une proposition de NNC dans ce sens.
Mais les groupes ont d'avantage besoin de spécialistes que de généralistes.
D'autre part, si cette firme fournit des consultants, elle ne pourra pas être consultée pour les marchés lancés dans le domaine d'activité considéré.

En conclusion, la division ne dispose actuellement d'aucun besoin en consultants, mais retient cette proposition si des opportunités se présentent. Il devrait s'agir plus d'activités de conseil technique pour un problème ponctuel que d'écriture de spécifications techniques.

9.2. Système ABC (Activity Based Costing)

A.J. Naudi souhaite connaître l'avis de la division sur le système ABC.
Il a été mis en place pour les sections suivantes :

Section nettoyage : cette étude a abouti aux conclusions suivantes :

les contrats sont relativement bon marché,
il convient de diminuer le nombre de contrôles,
la blanchisserie devrait être rattachée à la division SPL.

Section TFM-CV : l'analyse ABC a mis en exergue le nombre important d'études qui n'aboutissent pas à un projet et qui par conséquent devraient être facturées.
Section LEP du groupe CV : M. Wilhelmsson regrette qu'il n'y ait pas eu de conclusions formelles.
Section contrôle d'accès : l'analyse n'a pas abouti.

En résumé, avant d'étendre éventuellement le système ABC à d'autres sections, la division ST souhaiterait disposer des conclusions des précédentes études.

9.3. ST Workshop 2000

A. Dagan rappelle que les formulaires d'inscription pour le ST Workshop 2000 doivent lui être retournés pour le 30/11/99. Il demande aux chefs de groupe de diffuser ce message.

9.4. Mesures du taux d'hydrocarbures dans les eaux de rejet du CERN

M. Wilhelmsson a été contacté par W. Weingarten pour des mesures du taux d'hydrocarbures dans les eaux de rejet du LEP et du laboratoire en général. Ce dernier envisage de mettre en place des installations de détection en surface couplées à des alarmes chez les pompiers.
Des réunions ont déjà été organisées à ce sujet, mais le groupe CV n'a pas été convoqué.

M. Wilhelmsson explique que le groupe CV procède déjà à des mesures sur les puisards, mais il n'est pas responsable de tous les rejets d'eau du CERN. Il propose donc d'organiser une réunion entre les groupes CV et TFM afin de clarifier les responsabilités.

9.5. Cogénérateur

Un audit est en cours sur le fonctionnement et la sécurité de la centrale de cogénération relative à la détection incendie et l'extinction des feux par CO2. Cet audit effectué par la socité Apave comprend aussi la transmission des alarmes et leur traitement. M. Wilhelmsson demande de faire bon accueil à ses techniciens.
C. Jacot stipule enfin que la remise en service du cogénérateur reste soumise à des mesures compensatoires explicites.

Sylvie Prodon

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