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CERN ST/DI/SP (99-127 )

1er décembre 1999

Compte rendu n° 91

de la réunion des chefs de groupe ST

du 30 novembre 1999

Présents : J.L. Baldy - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - A. Dagan - C. Jacot - H. Laeger - P. Ninin - S. Prodon - J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Excusés : R. Charavay

Invités : B. Jenssen

1. Approbation du compte rendu n° 90

Le compte rendu n° 90 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Système ABC

A. Scaramelli a communiqué à A.J. Naudi les remarques formulées par les chefs de groupe lors de la dernière réunion.

2.2. ST Workshop 2000

Les interventions du vendredi matin sont presque totalement planifiées. A. Scaramelli cite quelques noms d'invités :

Ph. Lebrun,
S. Myers,
P. Faugeras,
A. Hervé,
Delahaye

L'agenda de l'après-midi n'est pas encore défini. Il pourra s'agir de conclusions ponctuées d'un forum de discussions

2.3. Cogénérateur

P. Ciriani regrette que le cogénérateur ne fonctionne pas en cette période d'EJP, alors que c'est justement là que réside son intérêt économique. La mise en sécurité aurait dû être effectuée durant l'été.
Cependant l'inspection annuelle de sécurité a fait apparaître un certain nombre de risques et la décision a été prise de respecter scrupuleusement les règles de sécurité.
M. Wilhelmsson précise que ces mises en conformité avancent. Il compte remettre le cogénérateur en service dès janvier 2000.

3. Liste des projets et des contrats (J.L. Baldy & P. Ciriani)

3.1. Projets

3.1.1. Projets de groupe et projet LHC

Seul le groupe TFM a formulé des commentaires sur la liste des projets de groupe. J.L. Baldy demande aux autres chefs de groupe de lui communiquer leurs éventuelles remarques sur cette liste. A défaut, elles seront considérées comme correctes et publiées sur le Web.
Quant à la liste LHC, un délai supplémentaire de deux semaines est accordé pour l'établissement d'une liste complète.
Toutes ces listes sont bien sûr vivantes. Ainsi, tout changement ou nouveau projet sera pris en compte et intégré dès qu'il sera signalé à J.L. Baldy.

D'autre part, la nécessité de remettre à jour l'ensemble des titres des projets (y compris dans les lignes budgétaires) se fait sentir.

3.1.2. Projet de mise en sécurité du Main Building

Les deux coordinateurs ont été nommés :

W. Weingarten côté TIS,
P. Chevret côté ST.

Toutes les actions envisagées doivent être coordonnées et regroupées au sein d'un projet global qui fera l'objet d'une demande auprès de la réserve DG :

mise en sécurité (détection incendie, sirènes, portes coupe feu, escalier de secours, etc.),
sécurisation intérieure (controle d'accès),
traitement anti-carbonatation de la façade.

Un document de référence posant clairement le problème devra être établi.

3.1.3. Répercussions budgétaires

Suite au transfert de certains projets dans l'opération, les groupes devront déterminer des priorités et lancer à temps les projets en question, quite à anticiper parfois les allocations de la réserve DG.

3.2. Contrats

P. Ciriani présente une fiche d'identification de contrat à remplir pour tous les contrats de division. Elle comprend les informations suivantes :

le numéro,
le titre (reprendre le titre utilisé dans le document du Comité des Finances),
le numéro de l'appel d'offres qui a généré le contrat,
le numéro du document du Comité des Finances,
la date de début de contrat,
le montant autorisé,
le nom du responsable technique (généralement le chef de groupe) et de son suppléant,
le responsable administratif,
le responsable du contrat au niveau de la division SPL,
le nom de la firme et/ou du consortium,
le responsable côté entreprise,
les dépenses en terme d'engagements,
si le plan de prévention existe et sa référence éventuelle,
les dates des réunions périodiques et les références du compte rendu,
quelques indicateurs caractéristiques, par exemple :

frais fixes / chiffre d'affaires,
nombre de personnes en moyenne sur l'année / valeur du contrat.

Cette fiche informatisée sera envoyée aux chefs de groupe pour commentaires. Les chefs de groupe sont invités à la compléter (une pour chaque contrat de division) pour la prochaine réunion et à la retourner à P. Ciriani.

Les premières remarques portent sur :

le plan d'assurance qualité : indiquer s'il existe,
la date de mise à jour : ajouter la mention "modifié le".

4. Dates de bouclement 99 (B. Jenssen)

4.1. Dates essentielles

B. Jenssen a reçu la liste des trente dates de bouclement. Il en dégage les dates essentielles :

Budget matériel :

engagements : 14/12,
paiements : 15/12,
factures importantes remises directement à A.J. Naudi : 17/12,
dernière facture pour paiement sur le budget 99 : 13/01. En raison de l'absence de B. Jenssen jusqu'au 10/01, C. Bieri pourra fournir un appui pour effectuer le circuit manuel des signatures.
provisions : entre le 24 et le 28/01,
résultat 99 : 05/02,

Budget personnel :

salaires : 16/12,
claims : entre le 13 et le 17/12 (manuel).

4.2. Situation budgétaire au 30/11

4.2.1. Projets

12,2 MCHF ont été payés pour un budget de 17,6 MCHF.

4.2.2. Exploitation

Les factures des contrats doivent être payées avant la fin de l'année.

5. Préparation de la réunion CSHS du 01/12/99 (C. Jacot)

Cette réunion est prévue le 01/12 au bâtiment 13. Les chefs de groupe peuvent inviter à leur guise des personnes supplémentaires par rapport à la liste d'invitation initiale.

5.1. Point sur la situation

Les coordinateurs de sécurité côté CERN sont nommés partiellement.
La réunion d'information est organisée.
Le coordinateur TIS-ST en appui a été désigné : Mr Prouteau.

5.2. Calendrier de travail

du 1/12 au 17/12 : préparation de la mission,
janvier et février : analyse des contrats (ceci implique notamment la définition des priorités),
dès le 01/03 : rédaction des plans (avec un template et des annexes spécifiques),
dès le 01/06 : mise en application des plans avec un suivi et un archivage centralisé et en commun avec les firmes (un système de droits d'accès informatiques devra être mis en place).

5.3. Organisation

La mise en place des plans de prévention s'articulera autour de trois réunions :

réunions semestrielles du CSHS,
réunions hebdomadaires de préparation des plans,
réunions de coordination mensuelles.

5.4. Gestion et archivage

Un coordinateur CERN doit être nommé.

5.5. Répartition des responsabilités entre le CERN et le contractant

La rédaction des plans incombait auparavant au contractant. Mais suite aux nouvelles directives européennes, la division TIS a décidé que cette tâche serait désormais de la responsabilité du CERN, en tant que donneur d'ordre.
Ceci ne signifie pas que le CERN devra rédiger seul ces plans de prévention. La firme doit ainsi fournir tous les documents relatifs à la préparation du chantier et à la qualification de son personnel.
Le principe est le suivant : le CERN en tant que maître d'ouvrage fixe le cadre général et l'entreprise prépare son plan particulier. Ceci d'autant plus que les entreprises disposent déjà pour la plupart de leurs propres masques et méthodes de travail en la matière.
P. Ciriani ajoute que pour toute ouverture de chantier d'une certaine taille la firme est également tenue de préparer un plan de prévention spécial.

6. Calendrier MOAS

Les chefs de groupe fixent le calendrier des entretiens MOAS :

fin décembre à fin février : déroulement des entretiens,
courant mars : discussions en réunion des chefs de groupe,
fin avril : envoi des listes à la division du personnel.

Cette chronologie implique que les éventuelles propositions d'avancement découlant de l'exercice MOAS ne doivent pas être évoquées au cours de l'entretien, puisque la décision sera prise globalement en fin d'exercice. Il s'agira d'autre part d'un excellent moyen de mesurer les capacités de jugement des superviseurs.
Les chefs de groupe ont également besoin de disposer d'une indication sur les quotas applicables. Ils seront connus officiellement fin février. Mais les chiffres de l'année passée constituent une base comparable.
P. Ciriani suggère tout de même d'effectuer un tour de table des cas délicats au cours de la prochaine réunion.

7. MP5 et Datastream (P. Ciriani)

P. Ciriani fait part des actuelles difficultés entre le CERN et la société Datastream, fournisseur de MP5. La division EST, très sensibilisée sur ce sujet, explore les différentes voies parallèles permettant d'obtenir une meilleure collaboration. Des tests sont actuellement en cours au Technoparc afin de permettre aux entreprises contractantes d'utiliser MP5. Il est ainsi envisagé d'utiliser la technologie Web.

En ce qui concerne la migration de MP5, P. Ciriani souligne le travail effectué par S. Oliger et B. Vercoutter. Il stimule les groupes qui ont pris du retard (en particulier le groupe HM). En effet, ce travail au niveau de la division vise à instaurer un système commun et les groupes retardataires n'auront alors d'autre choix que de se plier au système global.
La migration complète de tous les systèmes de la division aura lieu courant 2000 (entre Pâques et l'automne), avec comme pilote l'activité génie civil du groupe TFM.

8. Nomination des représentants de la division en matière de sécurité

Divisional Safety Officer (DSO) : C. Jacot est reconduit dans ses fonctions.
Radiation Safety Officer (RSO) : E. Cennini a demandé à être déchargé de cette tâche. L. Henny est nommé RSO de la division à partir du 01/01/2000.
Flammable Gas Safety Officer (FGSO) : L. Henny est reconduit dans ses fonctions avec D. Hay comme suppléant.
Cryogenic Safety Officer (CSO) : G. Lion est nommé CSO de la division à partir du 01/01/2000.

9. Organisation pendant les vacances de Noël

Les chefs de groupe doivent être joignables à tout moment. Ils communiqueront à S. Prodon leur numéro de portable s'il reste allumé ou sinon un numéro privé où ils peuvent être contactés.

Une organisation particulière doit se mettre en place pour faire face à un éventuel bug, avec :

des piquets solides,
un coordinateur pour la division : P. Ninin,
une ou deux adresses solides par groupe.

Chaque groupe doit également communiquer à S. Prodon la liste des personnes qui travailleront pendant la fermeture de fin d'année :

piquets,
personnel d'entreprise,
staff.

Ces informations seront transmises globalement aux pompiers, au CSA et à la TCR.

10. Divers

10.1. Desktop Support

Le desktop support est actuellement organisé de la façon suivante au sein du secteur :

1,5 personnes pour ST,
0,5 personne pour TIS.

H. Schonbacher souhaiterait qu'un support global ST et TIS soit organisé avec 1,5 personnes. P. Ninin se charge d'étudier avec TIS les modalités pratiques.

10.2. Conditions contractuelles dans les vacances d'emploi

A. Charkiewicz précise que les vacances d'emploi doivent porter la mention "Occasionally, these functions may require work outside normal working hours" uniquement si le poste implique contractuellement un travail en dehors des heures normales, ce qui n'est le cas pour aucune des vacances d'emploi ST actuellement en préparation.

10.3. Procédure relative au comité de sélection pour les contrats Fixed Term

Cette nouvelle procédure a été approuvée par le CCP ainsi que par le Directeur Général. Elle entre en vigueur à partir du 01/02/2000.
En ce qui concerne la division ST, elle s'applique à trois vacances d'emploi et au renouvellement des contrats FT qui viennent à échéance.
A. Charkiewicz présentera plus en détail cette nouvelle procédure au cours d'une prochaine réunion des chefs de groupe.

10.4. Réorganisation de la division PE

A. Charkiewicz détaille la nouvelle structure de la division PE. Il révèle les noms des cinq chefs de groupes ainsi que leurs attributions :

Training & development : B. Blair (adjoint du chef de division).
Social and statutory conditions : A.S. Cerne.
Staff Management : V. Hatton.
Planning & information : W. Zapf.
Recruitment and FAS programs : V. van der Boon ad interim.

D'un point de vue pratique, A. Charkiewicz restera toujours l'interlocuteur de la division.

J.L. Baldy demande le nouvel organigramme de la division PE.

10.5. Baraque Pool

J.L. Baldy a été sollicité par P. Faugeras pour la création d'un "baraque pool" centralisé au sein de la division ST. Il s'agirait de gérer un pool de baraques louées à l'extérieur et relouées ensuite au groupes du CERN qui en font la demande. Les tarifs de locations devraient être élevés et la caution importante pour éviter les abus.
Cependant, la structure à mettre en place est loin d'être négligeable. Il faut ainsi assurer la traçabilité des mouvements et établir une procédure. De plus, l'installation d'une baraque implique la mise en place de plateformes correspondantes.
P. Chevret contactera P. Faugeras afin de définir l'ampleur de la mission et la date de mise en oeuvre de cette procédure.

10.6. Bilan financier du restaurant nº 2

P. Chevret présente le bilan financier du restaurant nº 2.

Il met tout d’abord en évidence les coûts supplémentaires imprévus qui ont été supportés par le groupe TFM :

la cuisine provisoire : 170 KCHF,
le coordinateur de sécurité : 16 KCHF,
nettoyage et évacuation des déchets (au total 30 bennes de 8 m3) : 52 KCHF.

Ce projet s’est monté finalement à 2630 KCHF pour un budget de 2290 KCHF, soit 15% de dépassement. Mais seulement 5% de dépassement si l’on exclut les imprévus cités ci-dessus.

P. Chevret signale que deux demandes d’offres ont été lancées deux fois car les premières réponses se situaient largement au dessus des estimations :

faux plafonds : 100 KCHF de plus,
faïences : 40 KCHF de plus.

Ces contretemps ont perturbé le planning et occasionné certains retards qui n’ont cependant pas trop indisposés les utilisateurs, grâce à la cuisine provisoire.

D’autre part, les éléments suivants ne faisaient pas partie du projet :

infrastructure de la cafétéria : ce projet de 170 KCHF a cependant été inclus dans la structure d’alimentation du bâtiment,
renouvellement du mobilier : cet aspect est à négocier entre l’administration et DSR.

10.7. Déneigement pour les piétons

Les groupes HM et TFM doivent coopérer dans leurs actions de déneigement. A. Scaramelli insiste sur l’importance du déneigement des entrées de bâtiment.

10.8. Démonstration power line

A. Scaramelli fait part d’une démonstration power line le 3/12 aux SIG. P. Ciriani contactera les chefs de groupe de la division IT intéressés par la question.

10.9. Accident huile

A. Scaramelli présente la liste des recommandations consécutives à l’accident huile. Certains groupes ST sont impliqués.
Il s’agit principalement :

de mesurer les taux d’hydrocarbures dans les eaux de rejet,
d’installer des bassins de rétention plus grands.

M. Wilhelmsson regrette que le groupe CV n’ait pas été impliqué dans les discussions.

10.10. Contributions des groupes pour la réunion de la division du 7/12

A. Scaramelli re-demande aux chefs de groupe de lui fournir quelques exemples de leurs performances et de leurs réalisations au cours de l’année écoulée.

Sylvie Prodon

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