93

CERN ST/DI/SP (2000-007)

12 janvier 2000

Compte rendu n° 93

de la réunion des chefs de groupe ST

du 11 janvier 2000

Présents : J.L. Baldy - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - C. Jacot - H. Laeger - P. Ninin - S. Prodon - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Excusés : J. Roche

Invités : K. Foraz - T. Lagrange / SPL

1. Approbation du compte rendu n° 92

Le compte rendu n° 92 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Démantèlement du LEP

P. Ciriani suggère d'inviter J. Poole au prochain STTC.

2.2. ST Workshop 2000

H. Laeger annonce tout d'abord que la présentation de S. Reimoser est avancée au mardi soir.
Il demande ensuite aux chefs de groupe de définir les numéros de leurs natels de groupe avant le Workshop.
La discussion porte ensuite sur l'opportunité d'organiser une soirée à l'extérieur. Après discussion et compte tenu de certaines contraintes comptables et matérielles, il a été décidé que le repas du mercredi soir serait pris à l'hôtel.

3. Procédure pour les appels d'offres (K. Foraz)

K. Foraz donne tout d'abord l'adresse Web de cette procédure : file:////Srv3_home/usr_f2j/HOME/foraz/Public/Procedures Achat/PagePrincipal.htm.

3.1. Market Survey

Les différentes étapes sont les suivantes :

Désignation du chef de projet et détermination de la liste des intervenants.
Organisation du ST Technical Review dont l'objectif consiste à définir la politique d'achat et la stratégie du projet. Ceci implique une étude de faisabilité.
Préparation de la Divisional Request.
Rédaction des documents.
Validation du chef de groupe (signature sur la fiche d'accompagnement des documents).
Information de l'acheteur.
Comité de spécification. Il faut noter que le comité de lecture ST est membre du comité de spécification. Il recevra donc à ce titre tous les documents (distribués à l'avance), en même temps que les autres membres du comité de spécification.

A. Scaramelli insiste sur l'importance du rôle des secrétaires qui doivent vérifier la disponibilité de tous les participants aux réunions. Il rappelle que les secrétaires de groupe sont également chargées de toute la gestion de CFU au sein de leur groupe.

3.2. Appel d'offres

K. Foraz présente ensuite la procédure applicable aux appels d'offres :

Engineering Design Review : cette réunion permet de définir et de valider les solutions techniques ainsi que de cerner les besoins.
Rédaction des documents.
Information de l'acheteur.
Comité de spécification.
Envoi de l'appel d'offres.
Ouverture des offres.
Comité de sélection des offres. Cette réunion se tient une semaine après l'ouverture des offres. Elle a pour but de mettre en évidence les problèmes, de discuter et de coordonner les actions à entreprendre vis à vis de l'extérieur, de définir et répartir les tâches ainsi que d'établir un planning. La composition de ce comité sera établie de façon ad hoc, en fonction des difficultés rencontrées.
Proposition au comité des finances.
Comité des finances.
Contrat.

En ce qui concerne la liste des firmes, elle sera discutée au cours du comité de spécification, sur la base de la liste des firmes qualifiées techniquement. Concrètement, la partie technique présentera dans cette réunion les résultats du market survey.

T. Lagrange précise d'autre part que le système des doubles enveloppes est strictement limité et soumis à l'approbation du chef de la division SPL. J.L. Baldy estime que cette procédure se justifie pleinement pour les "grands projets" ou ceux qui sont "politiquement sensibles".

3.3. Intervenants aux différentes réunions

Le chef de projet, le chef de division, le chef de groupe, le chef de section et le referee extérieur sont invités systématiquement à toutes les réunions.

Il faudra inviter par ailleurs :

au Technical Review : le comité de lecture et l'acheteur,
au comité de spécification du market survey : l'utilisateur, le comité de lecture et l'acheteur,
à l'Engineering Design Review : l'utilisateur,
au comité de spécification de l'appel d'offres : l'utilisateur, le comité de lecture, le juriste, TIS et l'acheteur,
au comité de sélection des offres : l'utilisateur, l'acheteur et le DPO.

Toute cette procédure implique la présence du chef de division à quelques 200 réunions. Il compte sur ses adjoints pour suivre de près les projets de leur ressort.

3.4. Organisation des réunions en fonction des montants

Même en dessous de 750 KCHF, la division doit présenter aux achats un mémo d'adjudication avec la signature du chef de groupe et du chef de division. Ceci implique qu'un comité de sélection des offres soit organisé pour tous les appels d'offres.

En ce qui concerne les demandes d'offres, seul l'Engineering Design Review sera organisé.

3.5. Généralités

Les discussions font apparaître les liens étroits entre la procédure d'achat et le management de projets. Il est en effet indispensable que le chef de projet définisse clairement sa stratégie technique et commerciale dans toutes les disciplines techniques avant de lancer les éventuels appels d'offres.

A. Scaramelli rappelle la procédure générale de projet :

définition du projet,
nomination du chef de projet,
détermination des personnes impliquées,
étude de faisabilité,
stratégie technique et d'achats.

Il souhaite notamment qu'une équipe globale de projet soit mise en place dès le lancement du projet.

La procédure présentée par K. Foraz met en exergue le rôle crucial des chefs de groupe qui doivent vérifier la qualité des documents produits dans leur groupe.

Il n'est pas possible de tester cette procédure sur quelques projets car la grande majorité des appels d'offres pour le LHC vont être lancés dans les prochains mois.

Les chefs de groupe sont invités à formuler leurs commentaires tant sur la procédure que sur les intervenants (après mise à jour par K. Foraz) avant la prochaine réunion.
D'autre part, compte tenu du nombre important de réunions, A. Scaramelli souhaiterait qu'un planning soit mis en place afin d'identifier au moins deux mois à l'avance les market surveys ou appels d'offres qui seront lancés. Ce modèle existe déjà pour le groupe CV, il s'agit de le généraliser.

4. Politique contrats de division (P. Ciriani)

P. Ciriani compte homogénéiser la politique en matière de contrats dans la division. Il a tout d'abord établi une liste des contrats principaux qui seront considérés comme des contrats de division.

Il propose de mettre en place un groupe de travail chargé d'établir une politique commune matérialisée entre autre par un guide pour la division composé de :

la définition et la liste des contrats avec l'établissement d'une fiche de contrat,
la définition des responsabilités,
la composition du dossier administratif,
le suivi du contrat avec les réunions périodiques et quelques indicateurs permettant de comparer les contrats,
la législation applicable en matière de sécurité, formation, convention collective, sous-traitance, etc.

Ce groupe de travail sera composé de :

R. Charavay
P. Ciriani (animateur)
P. Chevret,
B. Jenssen (secrétaire)
M. Wilhelmsson
E. Cennini

Il se réunira tout d'abord au rythme d'une fois par mois pour définir la politique, puis trimestriellement afin d'assurer le suivi des actions entreprises.

Ce groupe de travail "Politique contrats" sera appuyé par deux sous-groupes de travail :

Le groupe de travail "Maintenance Managers" chargé du suivi de la maintenance et de l'exploitation, et composé de :

R. Principe (animateur)
G. Kowalik
P. Pepinster
un représentant AA à nommer : certainement E. Cennini ou R. Nunes
un représentant HM à nommer
Y. Jacquemyns (secrétaire)

GMAO (S. Oliger, B. Vercoutter et Y. Jacquemyns).
Exploitation dont le mandat consistera dans la définition et le suivi des statistiques de pannes et la gestion des alarmes et de l'opération en salle de contrôle. Il sera composé de :

M. Bätz (animateur),
G. Cumer,
R. Principe,
un représentant AA,
P. Pepinster.

Le groupe de travail "Gestion administrative" qui rédigera un guide pour le suivi administratif des contrats. Il est composé de :

J. Senouf
C. Girard
C. Bieri
un représentant du groupe CV
B. Jenssen (animateur)
M. Venzo

P. Ciriani souligne que toutes les procédures, guides et modèles élaborés feront partie du Plan d'Assurance Qualité de la division.

C. Jacot entame une démarche parallèle pour les plans de prévention. B. Jenssen sera son porte parole auprès du groupe de travail de gestion des contrats. En outre, si le sujet est abordé, C. Jacot et L. Symons seront invités aux réunions.

Les chefs de groupe sont invités à faire part de leurs éventuels commentaires ou observations et à nommer le cas échéant leurs représentants dans ces groupes de travail.

5. Liste des représentants de la division

Il a été décidé de nommer un représentant ST unique au Groupe de Protection des Biens : C. Ducastel.
Les discussions portent ensuite sur l'opportunité de citer certains comités sur la page Web des représentants de la division. Ainsi, un lien direct sera établi avec la page des projets de division, plutôt que de citer quelques projets.

Suite à ces mises à jour, S. Prodon préparera le ST Info 2000.

6. Inventaire

A. Scaramelli insiste sur l'importance de la tenue de l'inventaire. Il souhaite impliquer les chefs de groupe dans la procédure. Désormais, les chefs de groupe devront contresigner toutes les fiches individuelles d'inventaire. Il pourrait être opportun de procéder à des sondages par échantillonnage.
Pour l'inventaire en cours R. Kalliokoski remettra à chaque chef de groupe, pour vérification et validation, la liste d'inventaire de son groupe.

7. Divers

7.1. Analyse des formulaires MOAS

A. Charkiewicz explique que la division PE a analysé chaque formulaire MOAS, afin de déceler l'incidence des sessions de formation sur la rédaction des entretiens périodiques. Il suggère de présenter les résultats relatifs à la division ST au cours d'une prochaine réunion.

7.2. Recrutement

Un comité de sélection pour un poste CV a été organisé récemment. Il a permis de recruter un technicien anglais.
Quatre postes ont été approuvés et signés par J. May, pour les groupes :

M. Wilhelmsson rappelle que le projet Neutrino représente 60 hommes/année, dont 20 hommes/année pour la division. La politique CERN est de réaliser ce projet avec les ressources existantes. La mise en oeuvre de ce projet sera extrêment difficile pour la division si aucun complément n'est alloué pour couvrir cette charge de travail.

7.3. Rénovation et déménagement au bâtiment 5

A. Charkiewicz souligne l'efficacité des actions de rénovation et de déménagement au bâtiment 5. R. Charavay indique que près de 200 déménagements au forfait ont été réalisés en 1999. R. Charavay demande que B. Louchet (ST-TFM) soit associé aux remerciements.

7.4. Projets de division

J.L. Baldy demande aux chefs de groupe de lui communiquer toutes leurs informations sur les projets en cours ou sur les nouveaux projets.
Il annonce que le groupe de travail publiera courant janvier une nouvelle édition du document n° 1 en versions française et anglaise. Le document n° 2 sera édité uniquement en français. Il manque encore les annexes des groupes AA et HM.

8. Preliminary MOAS session

Les entretiens MOAS devront être terminés fin février, avant le travail de la commission ST. Une première analyse devrait être présentée aux chefs de groupe dès la mi-mars, pour une décision finale le 15/04.
P. Ciriani rappelle que tout superviseur effectuant un MOAS doit avoir suivi la formation.

Sylvie Prodon

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