94

CERN ST/DI/SP (2000- 016)

27 janvier 2000

Compte rendu n° 94

de la réunion des chefs de groupe ST

du 18 janvier 2000

Présents : J.L. Baldy - E. Cennini - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - C. Jacot - P. Ninin - S. Prodon - J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Invités : K. Foraz - B. Jenssen

1. Approbation du compte rendu n° 93

Le compte rendu n° 93 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Représentants de la division

La liste des TSO de la division sera mise à jour pendant le ST Workshop 2000. Le plan divisionnaire de sécurité 2000 devrait donc sortir courant février.

2.2. Inventaire

Les chefs de groupe attendent que R. Kalliokoski leur remette l'inventaire de leur groupe pour validation.

2.3. Analyse MOAS

A. Charkiewicz présentera les résultats de l'analyse effectuée par la division du personnel sur les entretiens périodiques de la division au cours de la réunion des chefs de groupe du 01/02.

2.4. Recrutements

Le poste ST-CE sera publié prochainement.

2.5. Projets de division

La liste des projets de division sera passée en revue tous les 15 jours, à la suite du planning des appels d'offres préparé par K. Foraz (voir point 3).

2.6. MOAS

A. Scaramelli rappelle que la formation MOAS est obligatoire pour tous les superviseurs, au risque de rendre caduque le MOAS. Il suggère d'organiser une demie journée de formation début février. Les chefs de groupe sont donc invités à transmettre à S. Prodon la liste de leurs superviseurs. S. Prodon vérifiera qu'ils ont tous suivi la formation adéquate. Dans le cas contraire, il incombera au chef de groupe d'effectuer lui-même l'entretien. A. Charkiewicz accepte d'animer cette session qui sera organisée par le DTO, L. Henny.

Il est rappelé qu'en cas de transfert entre groupes, l'ancien superviseur est chargé de la partie évaluation et le nouveau de définir les objectifs.

D'autre part, pour tout changement de fonction, il faut établir une Job Description dans les 6 semaines. Il s'agit là d'un acte officiel et formel. Il convient également de signifier par écrit à la personne concernée le nom de son superviseur. Il en est de même pour les personnes en détachement. Des mémos devront donc être préparés.

3. Procédure pour les appels d'offres (K. Foraz)

Suite aux commentaires des chefs de groupe après sa dernière présentation, K. Foraz reprécise la procédure pour les appels d'offres.

3.1. Market Survey

La procédure débute par la désignation en réunion des chefs de groupe du chef de projet, ou, le cas échéant, du chef de groupe ou de section responsable.
Cette désignation sera couplée avec la détermination des étapes à suivre, en particulier pour les réunions facultatives telles que le Strategic Review ou l'Engineering Design Review.

K. Foraz rappelle ensuite les différentes étapes de la procédure qui restent inchangées. Ainsi, le comité de lecture est membre du comité de spécification et reçoit à ce titre tous les documents en parallèle.

Les résultats du market survey seront présentés pour validation au comité de spécification de l'appel d'offres.

3.2. Appel d'offres

L'étape du comité de lecture se situe avant la validation du chef de groupe, accentuant ainsi le rôle de conseil de ce comité.

L'étape stratégique est le comité de spécification qui a pour but de finaliser et de valider tous les documents, parmi lesquels la liste des firmes.

3.3. Intervenants

K. Foraz signale que certains intervenants comme le comité de lecture ou les juristes sont invités aux réunions mais leur présence n'est pas indispensable. Ils peuvent ainsi formuler leurs commentaires par écrit avant la réunion.

A. Scaramelli rappelle que sont invités à l'ouverture des offres : le chef de division, les achats et l'audit interne.

La présence du DPO et du chef de section ne semble pas nécessaire au niveau du comité d'analyse des offres. En effet, ce comité a pour but, dans la plus stricte confidentialité :

de définir les éventuelles clarifications à demander aux firmes,
de décider du ranking,
de préparer la proposition d'adjudication pour le comité des finances ou de rédiger un mémo contresigné par le chef de groupe ou le chef de division selon le montant. Le degré de vigilance doit en fait être le même, quelque soit le montant considéré. A. Scaramelli insiste sur la responsabilité des chefs de groupe en la matière. Et tout document défectueux renvoyé par les achats sera personnellement imputable au chef de groupe concerné.

3.4. Exemple CV

K. Foraz présente comme exemple le tableau de gestion du groupe ST-CV utilisé comme support à la réunion Project Meeting. Les mises à jour sont effectuées à chaque réunion.

3.5. Remarques

Il convient de signaler que le Strategic Review doit être organisé en fonction du montant global du projet. Et c'est à cette réunion qu'il peut être éventuellement décidé de le morceler en plusieurs demandes d'offres.

J. L. Baldy annonce que cette procédure pour les appels d'offres sera publiée dans le document n° 2 de gestion de projet et détaillée en fonction des différentes phases.

B. Jenssen suggère enfin d'introduire les documents en préparation (appels d'offres et market survey) dans CFU, au niveau de la Divisional Request. Il annonce d'autre part que CFU va bientôt fonctionner avec un système de routage, comme EDH.

3.6. Décisions

Un planning divisionnaire doit être établi pour trois catégories :

les appels d'offres de plus de 750 KCHF,
les appels d'offres entre 200 et 750 KCHF,
les demandes d'offres entre 50 et 200 KCHF.

Ces tableaux seront discutés tous les quinze jours en réunion des chefs de groupe. La base de données et CFU seront mises à jour après chaque réunion. K. Foraz est chargée de préparer ces documents.

4. Situation budgétaire 1999 (B. Jenssen)

4.1. Budget 1999

Le bouclement des comptes pour 1999 n'a pas encore eu lieu. Il est planifié pour le 05/02. B. Jenssen présente donc la situation à ce jour tant pour les projets que pour l'opération. Il fera le point sur la clôture des comptes pour l'exercice 1999 courant février.

4.2. Budget 2000

Les chefs de groupe ont reçu le draft du budget 2000 avec une coupure de 3 % pour l'opération et de 10 % pour les projets, auquel il faut ajouter 1,5 MCHF de réserve DG.

Les groupes HM et MO ont demandé une rallonge budgétaire. Une discussion sur la répartition des budgets entre les groupes sera donc organisée d'ici un mois.

Pour l'année 2000, il est essentiel que les groupes lancent leurs projets dès maintenant puisqu'il s'agit d'un budget de paiements. La répartition du budget projets entre les groupes fera également l'objet d'une discussion.

5. Nouveau mandat du groupe de travail Qualité

P. Ciriani fixe le nouveau mandat du groupe de travail Qualité :

Assister les chefs de groupe et de section dans l'implémentation des procédures du plan Qualité de la division ST.
Veiller à et vérifier son application.
Reporter au sein du groupe de travail la situation et les éventuels problèmes rencontrés dans les groupes.
Proposer des modification, adaptations, améliorations du plan.
Présenter des propositions, suggestions personnelles ou comme porte parole pour le groupe représenté.

Ce groupe de travail est le porte parole des groupes, il n'a pas pour mission de définir la politique qualité de la division qui reste à la charge du management de la division.

La composition du groupe de travail est confirmée.

Le programme de travail pour le 1er semestre 2000 a également été défini :

implémentation et suivi de la procédure "projets",
implémentation et suivi du plan qualité LHC,
continuation des travaux du sous-groupe de travail "Documentation",
implémentation et suivi des procédures Market Survey et Appel d'offres,
implémentation et suivi des procédures "secrétariat",
implémentation et suivi des procédures "contrat",
préparation d'un status report pour la fin du semestre.

Il est important que tous les chefs de groupe appuient cette démarche qualité.

6. Mandat du groupe de travail sur les systèmes de contrôle

Le but de ce groupe de travail sur les systèmes PLCs et SCADA est d'assurer la continuité des activités de contrôle dans la division. Le mandat du groupe de travail comporte tous les PLCs liés à un cycle et en interface avec la supervision à distance. Actuellement, tous ces systèmes atterrissent à la TCR sans réflexion et concertation préalable. A. Scaramelli suggère d'imposer le choix du PLC.

P. Ninin présente un graphique représentant le cycle de l'information. Ainsi, tous les éléments sont liés :

Accélérateur ® événement ® process control ® alarmes ® requêtes des Maintenance Managers

Il ne s'agit pas seulement d'un problème de supervision. Il faut dégager une vue d'ensemble et harmoniser les dénominations.

Les objectifs du groupe de travail consistent à :

développer la stratégie divisionnaire,
améliorer la qualité des systèmes d'information avec des standards et des méthodes,
promouvoir le transfert des connaissances,
développer la collaboration avec les division SL et LHC. Ainsi, suite au COPE forum, le groupe ST-MO s'est joint au projet et représente l'ensemble de la division. P. Ninin explique en effet qu'il n'y a désormais plus d'interface directe entre le process et l'accélérateur. Toutes les informations transitent par le groupe MO. Cependant, les autres groupes (EL, CV, AA et TFM) doivent également être impliqués.

Ainsi les participants à ce groupe de travail sont :

P. Ninin (ST-MO),
T. Riesco (ST-AA),
D. Blanc (ST-CV),
S. Poulsen (ST-EL),
et un représentant du groupe ST-TFM.

Il est tout à fait envisageable qu'un groupe soit représenté par plusieurs personnes.

P. Ninin propose la méthodologie suivante :

organisation d'un workshop avec toutes les parties prenantes en vue de définir les relations avec l'extérieur et de mettre en place un archivage homogène,
choix d'une stratégie et définition des interfaces,
travail sur des projets divisionnaires avec participation à la révision des documents et mise en place d'un contrat de support,
améliorer les compétences et favoriser la mobilité interne,
organiser et participer aux différents événements (formation, workshop).

Il compte créer une synergie au sein de la division.

Tous les groupes de la division sont en quelque sorte des actionnaires du nouveau contrat de support et ils doivent définir leurs besoins.

P. Ninin détaille ensuite les différentes interfaces du groupe de travail :

au niveau de la division LHC, les groupes de travail CIWG (LHC Communication Infrastructure Working Group) et LDIWG (LHC Data Interchange Working Group); ce dernier groupe de travail permet l'échange d'informations entre le secteur technique et les accélérateurs et expériences,
la division SL, responsable du contrôle pour le LHC,
les recommandations du Control Board et le contrat cadre pour les automates,
le groupe de travail Maintenance Managers dans l'optique d'une unification de la nomenclature.

La première étape consistera donc à définir la stratégie divisionnaire. Après une approbation en réunion des chefs de groupe, le projet pourra alors être lancé.

7. Divers

7.1. CNGS

La division des finances a demandé une estimation des men/year du projet CNGS pour l'année 2000. Il faut donner des noms ou des pourcentages. M. Wilhelmsson rappelle les chiffres annoncés :

CE : 3 personnes,
CV : 1 personne,
DI : 0,5 personne.

7.2. Structure pendant le ST Workshop 2000

Les chefs de groupes ont transmis à S. Prodon les noms de leurs représentants sur site pendant le Workshop. Cette liste sera distribuée avant le départ. A. Scaramelli se considère quant à lui comme atteignable car il peut rejoindre le CERN dans l'espace d'une heure.
Il faudra encore vérifier les possibilités de connexion EDH à Chamonix.

7.3. Systèmes de sécurité à l'ECA4

A. Scaramelli a reçu un E-Mail de U. Jansson concernant les systèmes de sécurité à l'ECA4. Cette zone n'est en effet pas inclue dans le mandat du groupe de travail "Safety for SPS".
Il a été décidé d'étendre le mandat de ce groupe de travail à l'ECA4. A. Scaramelli transmettra donc la demande de U. Jansson à H. Laeger.

7.4. Panneaux d'interdiction de fumer

Le directorat a décidé que tous les bâtiments du CERN devraient comporter des panneaux d'interdiction de fumer, sur le même modèle que ceux figurant aux entrées. Il s'agit donc d'élaborer et de commander des autocollants d'une dimension appropriée.

E. Cennini signale que la division SL a demandé que des panneaux semblables soient également apposés aux entrées des sites SPS.

7.5. Démantèlement du LEP

P. Ciriani propose d'organiser une discussion interne une demie heure avant la réunion STTC consacrée au démantèlement du LEP.

Sylvie Prodon

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