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CERN ST/DI/SP (2000- 018)

27 janvier 2000

Compte rendu n° 95

de la réunion des chefs de groupe ST

du 1er février 2000

Présents : J.L. Baldy - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - C. Jacot - H. Laeger - P. Ninin - S. Prodon - J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

1. Approbation du compte rendu n° 94

Le compte rendu n° 94 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Plan divisionnaire de sécurité

Le plan divisionnaire de sécurité sera publié fin février.

2.2. Recrutements

Le poste CE a été publié.

2.3. Planning des appels d'offres

L. Evans a demandé une liste avec les montant des appels d'offres en cours pour le projet LHC.

2.4. MOAS

La liste des superviseurs pour l'exercice MOAS 99 a été établie. Les superviseurs qui n'avaient pas encore suivi la session de formation ont tous été inscrits. Il est évident qu'ils ne pourront réaliser leurs entretiens périodiques qu'après cette session.

D'autre part, des mémos ont été préparés pour toutes les personnes qui ont changé de groupe récemment, leur indiquant le nom de leur superviseur.

A. Charkiewicz ajoute que des job descriptions doivent être préparées, notamment en cas d'avenant au contrat. Il a donc été décidé d'analyser les changements de groupe opérés dans la division au cours des 12 à 24 mois. A. Pérosino préparera un tableau récapitulatif précisant dans chaque cas si des descriptions de fonction ont été préparées.

2.5. Situation budgétaire 1999

B. Jenssen présentera dans deux semaines la clôture des comptes pour l'exercice 1999.

2.6. Panneaux d'interdiction de fumer

Les nouveaux panneaux seront commandés prochainement.

2.7. Systèmes de sécurité à l'ECA4

H. Laeger étudie actuellement le problème. Il s'agirait en fait plutôt d'un projet global comprenant un certain nombre d'activités ST, dans lequel la sécurité ne serait que l'un des éléments à prendre en compte.

3. Analyse des formulaires MOAS

La division PE a vérifié la qualité des formulaires MOAS, afin d'évaluer l'impact des sessions de formation. Cet exercice fournit également aux Services Éducatifs des données intéressantes pour les prochaines séances.

3.1. Méthode

L'analyse a été effectuée en étroite collaboration entre les coordinateurs du personnel et les DTO.

A. Charkiewicz présente les différents formulaires analysés :

Un questionnaire de 40 questions basé sur le "Guide pour la rédaction du rapport d'évaluation". Il s'agit d'une vérification de la conformité générale (par exemple les signatures) et d'un examen détaillé de chacune des parties du MOAS : résultats, objectifs, évaluation, communication.
Une comparaison entre les MOAS 98 et 99 pour un échantillon représentant 5 % des entretiens périodiques.
Une analyse par les DTO des objectifs passés et futurs en matière de formation.

Au total, 2500 formulaires ont été analysés par les coordinateurs du personnel et 1871 par les DTO.

3.2. Résultats

3.2.1. Données globales

Les MOAS sont effectués pour 99 % des staff et les 1 % restant sont parfaitement explicables. On peut parler d'un succès.

Quelques améliorations ont été notables en 1999 :

un effort des superviseurs pour améliorer la qualité des documents écrits, en particulier dans la partie "objectifs",
une augmentation de 50 % du nombre d'entretiens comprenant au moins un élément à améliorer,
une confirmation que les éléments négatifs ne préjugent pas des décisions en matière d'avancement.

Cependant quelques points restent encore à améliorer :

seuls 55 % des résultats sont bien argumentés,
20 % des MOAS ne comportent aucun élément relatif à la formation,
seuls 22,5 % des entretiens incluent des points à améliorer, ce chiffre est même de 12 % pour les senior staff.

J.L. Baldy demande si une corrélation a été établie entre l'évaluation et les actions qui en découlent. Mais seuls les éléments quantitatifs ont été analysés. Cet aspect n'a donc pas été examiné.

3.2.2. Comparaison entre 98 et 99

L'analyse comparative des MOAS 98 et 99 a mis en évidence les points suivants :

L'impact positif du cours s'est fait sentir, en particulier dans les domaines ciblés.
Des améliorations ont été notables dans la définition des objectifs et l'évaluation des performances.
Seule une minorité des entretiens n'a pas été améliorée.
Certains domaines restent encore négligés, tels que le développement à long terme et les conditions de sécurité.

3.3. Commentaires des chefs de groupe ST

Le chiffre de 80 % des MOAS comportant des objectifs de formation ne semble pas un mauvais résultat. En effet, des sessions de formation ne sont pas toujours nécessaires. La moyenne de 4 jours de formation par an et par personne en témoigne puisqu'elle représente environ une semaine de formation tous les deux ans. Et les jeunes recrutés font déjà l'objet d'un programme de formation.

D'autre part, le chiffre de 22,5 % des entretiens comportant des aspects négatifs est déjà relativement important compte tenu de l'esprit CERN qui ne considère pas encore la culture d'amélioration.

Il est également très difficile d'élaborer des plans de développement à long terme, compte tenu des incertitudes qui règnent au CERN. De même, les plans de succession peuvent difficilement se mettre en place, étant donné que la personne concernée ne dispose pas du choix de son successeur.

Les chefs de groupe ST estiment qu'il ne faut pas perdre de vue que l'objectif principal consiste à définir les objectifs et procéder à l'évaluation des performances. Les aspects formation et sécurité ne doivent être développés qu'en cas de nécessité. Par contre, l'aspect supervision fait partie intégrante des fonctions. Ainsi, tout superviseur est jugé sur la manière dont il prend des mesures équilibrées par rapport à la qualité de son staff. Il doit prendre ses responsabilités.

3.4. Améliorations à apporter

A. Charkiewicz précise les principales améliorations à apporter aux entretiens périodiques :

Il faut fixer des objectifs clairs et évaluer les résultats d'une manière équilibrée. Et ceci d'autant plus que des discussions sont en cours sur une structure de carrière basée sur le mérite.
La partie "Fonctions de superviseur" mérite d'être développée. Elle fait partie des fonctions et doit être ciblée, car dissociée des capacités techniques. Les objectifs de supervision doivent correspondre à des résultats de travail à atteindre avec son équipe de titulaires. Il s'agit d'objectifs de travail qui ne doivent pas être confondus avec des objectifs personnels. S'il est vrai que du personnel non titulaire est parfois supervisé, il s'agit là d'une supervision technique et non hiérarchique.
Un effort particulier doit être porté sur les MOAS des senior staff. A. Scaramelli met en exergue le système particulier d'avancement qui n'est pas directement basé sur l'entretien périodique.

3.5. Sources d'information disponibles

A. Charkiewicz rappelle que plusieurs documents sont à disposition des superviseurs de la division ST :

la Circulaire Administrative n° 26,
le Guide pour la rédaction du rapport d'évaluation qui sera distribué à tous les superviseurs,
les fiches individuelles élaborées par A. Charkiewicz pour chaque MOAS 99, notifiant les points positifs ainsi que les aspects à améliorer.

3.6. Ordre du jour de la session de rafraîchissement MOAS du 10/02

L'agenda de la demie journée du 10/02 (de 9h00 à 11h00 dans l'amphithéâtre du bâtiment 593) comporte les points suivants :

Circulaire Administrative 26 et responsabilités des superviseurs,
les différents guides et outils à disposition,
résultats de l'analyse des MOAS 1999,
la commission MOAS ST,
discussions.

P. Ninin souhaiterait que A. Charkiewicz précise les différentes voies de recours en dehors du MOAS. P. Ciriani rappelle qu'il est parfaitement possible d'effectuer des MOAS intermédiaires.

4. Annonces pour le Comité des Finances

S. Prodon n'a reçu pour l'instant que des informations des groupes AA, MO et EL. M. Wilhelmsson et J.L. Baldy lui transmettent un récapitulatif de la situation des appels d'offres pour leurs groupes respectifs. Deux market survey sont à annoncer pour le groupe TFM.

5. SPS Safety Upgrade status

H. Laeger rappelle tout d'abord l'historique du projet. Les tests de désenfumage du SPS effectués au printemps 1999 ont mis en évidence un certain nombre de dysfonctionnements dans les installations ST. Un groupe de travail a donc été créé afin de répondre aux attentes du DSO de la division SL.
Ce groupe de travail a défini les équipements et les responsables concernés à travers 30 sous-systèmes. Des présentations régulières de l'avancement des opérations ont été effectuées au cours des réunions STTC.
L'approche adoptée consiste à définir un scénario type au cours duquel toutes les installations doivent répondre : incendie Þ alarme Þ intervention des pompiers Þ arrêt d'urgence Þ mise en marche du désenfumage et fonctionnement correct de tous les systèmes nécessaires ou utiles pour les actions de sécurité.
Chaque responsable d'équipement impliqué a préparé ou simulé des tests propres à ses installations pendant l'arrêt machine ou durant le shut-down. Les rapports de tests ont ensuite été remis au groupe de travail. Cependant, à ce jour il manque encore quelques rapports.

Il a alors été décidé de tirer partie des tests d'arrêt d'urgence du SPS pour effectuer un test de sécurité lié à l'AUG y compris le système de désenfumage. Si les systèmes de communication SL/CO, l'ascenseur et le contrôle d'accès site semblent avoir fonctionné correctement, il en est pas de même pour d'autres éléments tels que le contrôle et la supervision à distance et l'alimentation des PLCs pour le désenfumage.

H. Laeger fait donc part de son inquiétude pour le test officiel prévu le 14/03. Il demande aux chefs de groupe d'intervenir pour qu'un maximum de travail de préparation soit effectué.

P. Ciriani fait remarquer que les tests sont justement organisés pour détecter les problèmes et certains dysfonctionnements peuvent être réparés rapidement. Il suggère d'effectuer un autre test, mais il apparaît qu'un arrêt d'urgence supplémentaire peut difficilement être organisé.

P. Ninin aurait souhaité qu'une analyse globale du système de désenfumage ait été effectuée au préalable. Il apparaît en effet que l'infrastructure de communication n'est pas adaptée.

Les travaux électriques seront terminés fin février. La discussion porte ensuite sur les causes du dysfonctionnement des PLCs. Une analyse sera effectuée par P. Ninin et M. Wilhelmsson sur les possibilités d'une réparation rapide de ces éléments. Il est à noter que le système de contrôle pour la ventilation et le désenfumage sera remplacé prochainement, ce qui permettra d'implémenter un nouveau système qui répondra pleinement à tous les critères de sécurité.

6. Divers

6.1. Coopérants & Fellows

Une réunion commune a été organisée pour les fellows, associates et étudiants techniques afin de préparer la revue des 5 ans pour le Management Board. Les propositions majeures sont les suivantes :

concentrer le programme des boursiers (Fellowship Program) sur des post-doctorants,
combiner tous les programmes nationaux dans un programme à part intitulé "Professional Training". Lors de la discussion dans le FSC du 25 janvier 2000, H. Laeger s'est opposé à ce que ce programme soit étendu à des techniciens.

Il conviendra de saisir cette opportunité pour renégocier les quotas du secteur.

6.2. LHC Controls Project

A. Scaramelli a reçu un E-Mail de R. Lauckner annonçant son investiture en tant que responsable du LHC Controls Project. Il souhaiterait une nomination de correspondants par groupe.
Cependant, la division ST a décidé d'adopter la stratégie d'un représentant unique pour la division. Ainsi, un groupe de travail interne ST est actuellement en place avec tous les groupes de la division. Il serait donc logique que l'un de ses représentants soit le porte parole de la division. La nomination du correspondant ST sera discutée et formalieée au cours de la prochaine réunion des chefs de groupe.

6.3. Visite de M. Robin et de représentants de la division HR

M. Robin, J. Van der Boon et quelques représentants de la division HR feront une intervention lors de la prochaine réunion des chefs de groupe, le 8 février à 16h00. Il a été décidé d'inviter les chefs de groupe adjoints à cette séance, ils recevront une invitation spécifique.
Les principaux point abordés concerneront :

la nouvelle circulaire sur les contrats à long terme,
la composition des différents comités,
un récapitulatif de l'industrial support dans les divisions.

Sylvie Prodon

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